PDF dalam pendidikan: privasi untuk guru dan sekolah

Ini minggu terakhir penggal. Seorang guru mempunyai tiga puluh kad laporan sebagai PDF berasingan dan memerlukannya sebagai satu fail untuk folder kumpulan tahun. Komputer riba sekolah tidak mempunyai apa-apa yang dipasang untuk itu, jadi dia mencari “cantum PDF”, membuka hasil pertama, menyeret masuk tiga puluh dokumen yang penuh dengan nama murid, gred dan nota tingkah laku, lalu mengklik butang.

Fail yang dicantum dimuat turun. Folder dikemas kini. Tiada siapa perasan apa-apa. Tetapi tiga puluh kad laporan itu baru sahaja meninggalkan sekolah dan mendarat di pelayan yang dikendalikan oleh sebuah syarikat yang tidak pernah didengari oleh guru itu, dan setiap satu daripadanya adalah tentang seorang kanak-kanak.

Ini bukan nasihat undang-undang dan saya bukan ketua perlindungan data anda. Setiap sekolah mempunyai dasarnya sendiri dan pegawai perlindungan datanya sendiri untuk dipertanggungjawabkan. Tetapi pendidikan berjalan atas data tentang kanak-kanak, dan itulah jenis data yang dilindungi paling rapat oleh undang-undang. Jadi berbaloi untuk jelas tentang apa yang dipertaruhkan sebelum tarikh akhir seterusnya menolak seseorang ke arah alat rawak.

PDF sekolah penuh dengan data kanak-kanak

Fikirkan apa yang dihasilkan oleh sekolah di atas kertas dan skrin setiap minggu. Kad laporan dengan gred. Rekod murid dengan alamat dan tarikh lahir. Surat kebenaran untuk lawatan. Borang perubatan dan alahan. Nota perlindungan kanak-kanak. Kelayakan makanan sekolah percuma. Pelan keperluan pendidikan khas. Hampir kesemuanya mengenal pasti seorang kanak-kanak tertentu, dan banyak daripadanya menyentuh perkara yang dianggap oleh undang-undang sebagai amat sensitif, seperti kesihatan.

GDPR memberikan data kanak-kanak perlindungannya yang tersendiri. Sebabnya jelas: kanak-kanak kurang sedar akan risiko, dan akibat sesuatu kebocoran mengikuti mereka selama bertahun-tahun. Kad laporan yang bocor tidak boleh ditetapkan semula seperti kata laluan. Nota perlindungan kanak-kanak yang terdedah boleh menyebabkan bahaya sebenar. Jadi apabila sekolah menguruskan fail ini, piawai untuk berbuat demikian dengan berhati-hati adalah lebih tinggi berbanding hampir apa-apa sahaja yang lain.

Dan sekolah memikul tanggungjawab itu. Di bawah GDPR, sekolah ialah pengawal bagi data ini. Tugas itu tidak berhenti hanya kerana ia bulan Julai dan semua orang penat dan cantuman itu perlu disiapkan sekarang.

Apa yang laman muat naik lakukan dengan fail

Apabila PDF itu pergi ke alat dalam talian, ia meninggalkan kawalan sekolah. Ia bergerak ke pelayan yang tidak dikendalikan oleh sekolah, diproses di sana, dan mungkin disimpan dalam cache, dibariskan, atau disalin sebelum apa-apa kembali. Syarikat di sebalik alat itu menjadi pemproses yang bertindak bagi pihak sekolah, dan sekolah kekal sebagai pengawal yang bertanggungjawab atas keseluruhannya.

Pengaturan itu datang dengan syarat. Sekolah sepatutnya mempunyai kontrak bertulis dengan pemproses itu, menyatakan apa yang boleh mereka lakukan dengan data dan bila mereka memadamnya. Bagi alat percuma yang ditemui melalui carian, sekolah tidak mempunyai apa-apa daripada itu. Tiada kontrak, tiada idea di mana pelayan berada, tiada cara untuk menentukan siapa lagi yang boleh menyentuh fail. Jika pelayan itu berada di luar EU, sekolah juga telah membuat pemindahan antarabangsa data kanak-kanak, iaitu jenis perkara yang diberikan geseran paling banyak oleh GDPR.

Jika data murid akhirnya terdedah melalui perkhidmatan yang sekolah tidak boleh menjaminnya, itu boleh menjadi pelanggaran data peribadi. Pelanggaran yang melibatkan kanak-kanak adalah yang diambil paling berat oleh pengawal selia dan ibu bapa. Pemberitahuan, siasatan, dan sepucuk surat yang sangat janggal ke rumah semuanya berpunca daripada satu muat naik yang tergesa-gesa.

Bahagian yang menjengkelkan ialah tugas itu sendiri, mencantum atau melindungi beberapa fail, tidak pernah perlu meninggalkan bangunan.

Lakukan kerja PDF sekolah pada mesin anda sendiri

Inilah penyelesaiannya, dan ia lebih ringan daripada masalahnya. Jika PDF tidak pernah meninggalkan peranti anda, tiada pemproses luar menyentuhnya. Tiada kontrak untuk dikejar, tiada pemindahan untuk diwajarkan, tiada pihak ketiga yang boleh membocorkan rekod kanak-kanak. Sekolah masih lagi pengawal dan masih berhutang penjagaan biasa kepada murid, tetapi satu lapisan risiko sepenuhnya tidak wujud, kerana data kekal di tempatnya.

Inilah idea di sebalik alat yang berjalan sepenuhnya dalam pelayar anda. Kod itu melakukan kerja secara setempat, dalam ingatan komputer anda, dan fail kekal di tempatnya. Begitulah cara kami membina reader.me. Apabila anda mencantum atau melindungi PDF sekolah, ia diproses dalam pelayar anda dan tidak pernah sampai ke pelayan kami. Jika anda mahukan bukti, buka DevTools pelayar anda, perhatikan tab Network semasa anda bekerja, dan anda akan lihat tiada apa-apa berkenaan dokumen anda yang keluar.

Tiga tugas merangkumi kebanyakan apa yang diperlukan oleh sekolah:

• Himpunkan semua kad laporan itu ke dalam satu dokumen dengan cantum PDF, terus pada komputer riba, tanpa muat naik.
• Kunci fail sensitif sebelum ia pergi ke mana-mana dengan menambah kata laluan melalui lindungi PDF, supaya surat kebenaran atau rekod disulitkan sebelum ia sampai ke peti masuk ibu bapa.
• Tambah tandatangan anda pada borang atau surat dengan tandatangan PDF tanpa mencetak, mengimbas, atau menghantar dokumen kepada orang asing dahulu.

Beberapa tabiat untuk bilik guru

• Layani setiap dokumen murid sebagai data tentang kanak-kanak. Kad laporan, rekod, borang lawatan, dan pelan keperluan pendidikan khas semuanya dikira, walaupun satu halaman imbasan tunggal.
• Jangan sekali-kali seret fail murid ke dalam alat dalam talian rawak. Tiada kontrak dan tiada lokasi pelayan yang jelas bermakna data kanak-kanak tidak pergi ke sana, titik.
• Jadikan alat yang berjalan dalam pelayar anda sebagai pilihan lalai untuk kerja rutin seperti mencantum, melindungi, dan menandatangani. Jika ia berfungsi secara setempat, tiada pemproses untuk disemak dan tiada apa-apa yang melintasi sempadan.
• Kunci fail sebelum anda menghantarnya pulang. Kata laluan pada PDF mengatasi lampiran terbuka kepada senarai mel kelas.
• Semak dengan sesiapa yang menguruskan perlindungan data di sekolah anda sebelum anda menggunakan apa-apa alat untuk fail murid. Mereka akan berterima kasih kepada anda.

Peraturan mengenai data kanak-kanak kedengaran berat, dan memang berat, kerana datanya berat. Tetapi penyelesaian harian adalah kecil. Simpan fail pada mesin anda, gunakan alat yang tidak memuat naik, dan bahagian paling berat dalam masalah itu tidak pernah sampai kepada anda. Jika anda mahukan versi lebih panjang tentang bagaimana muat naik mencetuskan kewajipan ini, saya menulis tentang GDPR dan memuat naik PDF secara berasingan.