Notari: uruskan suratan ikatan dan dokumen klien tanpa memuat naiknya

Tidak ramai profesional mengendalikan dokumen sesensitif seorang notari. Suratan ikatan jual beli dengan nama, alamat, dan harga penuh sesebuah hartanah. Sepucuk wasiat. Sehelai surat kuasa wakil. Imbasan kad pengenalan setiap pihak. Ini bukan sekadar peribadi; ia membawa berat dari segi undang-undang, dan tujuan utama seorang notari adalah menjadi penjaga yang dipercayai dan saksama untuk dokumen jenis inilah. Kerahsiaan bukan satu ciri pekerjaan ini; ia adalah pekerjaan itu sendiri.

Dan seperti mana-mana pejabat, pejabat notari berjalan atas tugasan PDF kecil. Cantumkan dokumen sesuatu urus niaga menjadi satu fail. Mampatkan suratan ikatan yang diimbas untuk dihantar kepada satu pihak melalui e-mel. Lindungi sepucuk wasiat sebelum ia disimpan. Setiap satu adalah rutin, dan setiap satu adalah saat di mana, dengan alat yang salah, dokumen undang-undang klien yang paling sensitif dimuat naik ke pelayan yang tidak pernah disemak oleh sesiapa.

Piawaian yang dipikul seorang notari

Tanggungjawab kerahsiaan seorang notari adalah profesional, undang-undang, dan menjadi teras kepada kewibawaannya. Orang ramai datang kepada notari justeru kerana mereka percaya bahawa apa yang mereka bawa akan dikendalikan dengan penuh berhati-hati. Undang-undang perlindungan data berlapis di atas itu, menganggap sebahagian besar apa yang dipegang notari, dokumen pengenalan diri, butiran kewangan, keadaan keluarga, sebagai data yang menuntut perlindungan kukuh.

Alat PDF dalam talian percuma yang biasa memuat naik fail ke pelayannya, memprosesnya, dan memadamnya kemudian pada pemasa yang tidak boleh anda sahkan. Untuk suratan ikatan atau wasiat, itu adalah pemindahan dokumen undang-undang yang sangat sensitif kepada pihak ketiga yang tidak diketahui, ditadbir oleh terma yang tiada sesiapa di pejabat pernah baca. Sukar untuk menyelaraskan “Saya penjaga dipercayai untuk dokumen ini” dengan “Saya muat naiknya ke laman web percuma untuk mencantumkan dua PDF.” Kemudahan itu tidak berbaloi dengan percanggahan tersebut.

Bagaimana reader.me sesuai dengan pejabat notari

reader.me berjalan sepenuhnya dalam pelayar anda. Tiada muat naik kerana tiada pelayan melakukan kerja itu; enjinnya berjalan pada mesin pejabat itu sendiri, di dalam tab pelayar.

Jadi apabila anda mencantumkan dokumen sesuatu urus niaga, pelayar anda membacanya ke dalam ingatan pada komputer tersebut, menggabungkannya di situ juga, dan memberi anda hasilnya. PDF klien tidak pernah bergerak ke mana-mana. Untuk satu profesion yang dibina atas menjadi pasangan tangan yang selamat, itu bukan butiran teknikal kecil; ia adalah perbezaan antara menghormati peranan itu dan secara senyap melemahkannya.

Dan ia boleh disahkan, yang penting apabila kewibawaan anda bersandar pada kepercayaan. Buka mana-mana alat reader.me, buka alat pembangun (F12), dan perhatikan tab Network semasa anda memproses fail. Tiada apa-apa dimuat naik. Putuskan sambungan internet dan ia masih berfungsi, kerana dokumen itu memang tidak pernah berhasrat untuk pergi.

Tugasan harian, dikekalkan sulit

• Himpunkan fail urus niaga. Cantumkan suratan ikatan, kad pengenalan, dan dokumen sokongan menjadi satu PDF yang kemas, secara setempat.
• Lindungi apa yang anda simpan atau hantar. Kunci dokumen dengan kata laluan, disokong penyulitan AES yang kukuh, dan kongsi kunci itu secara berasingan. Menghantar suratan ikatan atau wasiat kepada satu pihak melalui e-mel? Kunci ia dahulu.
• Mampatkan tanpa mendedahkan. Suratan ikatan yang diimbas adalah berat. Mampatkannya supaya muat dalam e-mel tanpa memuat naik dokumen klien ke perkhidmatan pemampatan.
• Jadikan suratan ikatan arkib boleh dicari. Rekod lama yang diimbas menjadi boleh dicari selepas OCR, supaya anda boleh mencari apa yang diperlukan dalam arkib. Imbasan itu kekal pada mesin.
• Tambah tandatangan. Tandatangani dokumen dengan alat tandatangan untuk penandatanganan elektronik harian, tanpa perkhidmatan pihak ketiga menyentuh fail. (Untuk tandatangan elektronik layak yang diperlukan oleh sesetengah perbuatan notari, anda akan menggunakan sijil terakreditasi anda dan alat rasmi yang sesuai, ini meliputi penandatanganan biasa di antaranya.)

Kepercayaan yang boleh anda buktikan

Seluruh nilai seorang notari adalah menjadi pihak yang boleh diharap semua orang untuk mengendalikan dokumen dengan betul. Itu sukar untuk didakwa jika sebahagian aliran kerja secara senyap menghalakan suratan ikatan sensitif melalui pelayan luar yang dasar pemadamannya hanya anda percayai. Bekerja dalam pelayar menutup jurang itu: tiada pihak ketiga untuk dipertanggungjawabkan, kerana memang tiada satu pun. Dokumen itu berpindah daripada klien, ke mesin pejabat, ke tempat ia perlu pergi, tanpa melalui mana-mana perkhidmatan PDF di antaranya.

Untuk dokumen sesensitif dan seberat akibat ini, mengekalkannya pada mesin anda sendiri pada setiap langkah bukan langkah berjaga-jaga tambahan; ia adalah asas yang dituntut oleh peranan ini. Buka alat PDF, lakukan kerja dalam pelayar, dan dokumen klien yang paling penting kekal tepat di tempat yang seorang notari dipercayai untuk menjaganya.