Cara Menggabungkan Resit Imbasan ke Dalam Satu PDF untuk Laporan Perbelanjaan

Sudah hujung bulan dan telefon anda penuh dengan gambar resit: teksi, bil hotel, dua kali makan tengah hari, sebuah kartrij pencetak yang seseorang paksa anda beli pada saat akhir. Sistem perbelanjaan syarikat anda mahukan satu fail bagi satu laporan, bukan empat belas gambar JPG yang senget bernama IMG_4821 hingga IMG_4834. Jadi akhirnya anda berjuang dengan aplikasi telefon yang memotong dengan teruk, atau membuka komputer riba dan melakukannya dengan betul.

Melakukannya dengan betul lebih pantas daripada yang disangka, dan ia menyelesaikan masalah yang orang tidak fikirkan sehingga ia menjejaskan mereka: gambar-gambar itu biasanya mengandungi nombor kad, alamat hotel, kadangkala nama penuh dan tandatangan. Itu bukan jenis maklumat yang anda mahu hantar melalui penukar dalam talian sembarangan.

Kenapa satu PDF lebih baik daripada folder gambar

Pasukan kewangan memproses laporan perbelanjaan, mereka tidak menyiasatnya. Satu PDF dengan semua resit tersusun, betul arahnya, adalah sesuatu yang boleh dibuka sekali oleh pemeriksa dan disemak dalam tiga puluh saat. Folder gambar berselerak, sebahagian senget, sebahagian kabur, sebahagian bertindih kerana anda tersilap memotret resit yang sama dua kali, mengundang soalan dan melambatkan bayaran balik anda.

Ada juga sudut audit. Banyak syarikat diwajibkan menyimpan bukti perbelanjaan selama bertahun-tahun. Folder gambar yang boleh disusun semula, dipadam atau ditukar nama oleh sesiapa yang mempunyai akses bukanlah bukti yang baik. Satu PDF gabungan dengan nombor muka surat lebih hampir kepada apa yang sebenarnya dikehendaki oleh juruaudit.

Aliran kerja

Anda tidak perlu menukar setiap resit secara berasingan dan kemudian menggabungkan hasilnya. Lakukan dalam dua langkah ringkas.

1. Tukar gambar anda kepada PDF. Buka Imej ke PDF dan masukkan gambar resit anda. Susunan penting di sini, kebanyakan alat membenarkan anda menyeret gambar kecil, jadi susunlah mengikut turutan yang dikehendaki laporan perbelanjaan anda: kronologi biasanya paling selamat. Jika ada beberapa gambar senget, putarkan sebelum digabungkan, jauh lebih mudah membetulkan satu muka surat sekarang berbanding menyedarinya kemudian tertimbus dalam fail dua belas muka surat.

2. Kecilkan saiz fail sebelum dihantar. Kamera telefon menghasilkan gambar yang besar, dan selusin daripadanya ditindan dalam PDF boleh mencecah 20-30 MB dengan mudah. Kebanyakan portal perbelanjaan mengehadkan muat naik jauh di bawah itu, dan lampiran e-mel juga tersekat. Jalankan hasilnya melalui Mampatkan PDF dan biasanya anda akan mendapat fail yang jauh lebih kecil, tetap jelas dibaca oleh sesiapa yang menyemaknya. Resit tidak memerlukan kualiti cetakan, ia perlu boleh dibaca, jadi tetapan mampatan yang agresif biasanya sesuai di sini.

Itulah keseluruhan proses: gambar masuk, satu PDF keluar, cukup kecil untuk dilampirkan di mana-mana.

Beberapa perkara yang menjadikan hasil lebih kemas

Potong meja, dompet, hujung tangan anda sebelum digabungkan, jika aplikasi kamera anda membenarkan. Ia perkara kecil tetapi menjadikan PDF akhir kelihatan disengajakan, bukan seperti timbunan gambar snap. Jika sistem perbelanjaan anda meminta resit dikumpulkan mengikut kategori (perjalanan, makanan, bekalan), lebih baik bina PDF kecil berasingan bagi setiap kategori berbanding satu fail besar dengan lima puluh muka surat tersusun rawak, pemeriksa akan berterima kasih kepada anda.

Jika anda mengendalikan laporan perbelanjaan bagi orang lain, katakan anda pengurus pejabat yang mengumpul resit daripada seluruh pasukan, tahan godaan untuk terus meneruskan semua gambar setiap orang ke dalam pemacu kongsi. Gabungkan resit setiap orang menjadi PDF masing-masing semasa anda mengumpulnya. Ia lebih kemas, dan bermakna anda tidak menyimpan folder maklumat pembayaran orang lain lebih lama daripada yang diperlukan.

Kenapa melakukan ini dalam pelayar anda penting

Gambar resit adalah data kewangan peribadi, butiran kad, lokasi pembelian, kadangkala alamat rumah pada slip penghantaran. Banyak alat percuma “gabungkan gambar saya kepada PDF” dalam talian berfungsi dengan memuat naik fail anda ke pelayan di suatu tempat, memprosesnya, dan menghantar pautan kembali. Anda tidak tahu berapa lama gambar itu tersimpan di sana atau siapa lagi yang boleh melihatnya.

Reader.me berjalan sepenuhnya dalam pelayar anda. Apabila anda menggabungkan atau memampatkan resit anda, gambar tidak pernah meninggalkan peranti anda, tiada muat naik, tiada salinan di pihak pelayan, tiada menunggu giliran orang lain. Anda boleh menyemaknya sendiri: buka alat pembangun pelayar anda, perhatikan tab Rangkaian semasa memproses fail, dan anda akan lihat tiada apa yang keluar. Jika anda lebih suka tidak mempercayai kata-kata kami sahaja, putuskan sambungan internet dan cuba, alat itu masih berfungsi luar talian.

Lain kali laporan perbelanjaan perlu dihantar, langkau folder gambar berselerak. Gabungkan resit anda, kecilkan fail, hantar, selesai.