Adakah akauntan anda memuat naik slip gaji anda ke laman PDF rawak?

Fikirkan siapa yang telah menyentuh slip gaji anda tahun ini. Anda, majikan anda, dan hampir pasti seorang akauntan atau pejabat penggajian. Sekarang fikirkan saat PDF itu perlu digabungkan dengan slip bulan lepas, atau dipecahkan kepada halaman berasingan untuk pihak bank. Di mana itu berlaku?

Bagi ramai profesional, jawapannya ialah laman web percuma yang mereka jumpai di muka surat pertama hasil carian. Mereka seret slip gaji anda ke dalamnya, klik satu butang, muat turun hasilnya, dan teruskan kerja. Ia berfungsi. Ia juga bermakna gaji anda, butiran bank anda, dan nombor kad pengenalan anda baru sahaja berpindah ke pelayan yang anda tidak pernah dengar.

Itulah bahagian yang patut dibincangkan.

Dokumen yang melalui tangan orang lain

Anda jarang memproses PDF sensitif anda sendiri. Ia melalui orang perantara.

Pejabat penggajian dan akauntan melihat slip gaji, kontrak, penyata cukai, dan sijil bank. Jabatan HR menguruskan imbasan kad pengenalan, nombor keselamatan sosial, surat sakit, dan kadangkala sijil perubatan. Firma guaman menangani segala-galanya daripada surat perceraian hingga dokumen pusaka. Meja pentadbiran sebuah klinik mencantum surat rujukan dan keputusan ujian menjadi satu fail untuk syarikat insurans.

Setiap seorang daripada mereka, pada satu ketika, perlu melakukan sesuatu yang membosankan terhadap PDF. Menggabungkan empat fail menjadi satu. Mengeluarkan halaman 3 hingga 7 daripada imbasan 40 halaman. Mengecilkan fail supaya muat dihantar melalui e-mel. Tiada satu pun kerja itu yang glamor, dan itulah sebabnya ia dilakukan dengan alat yang paling pantas, bukan alat yang paling selamat.

”Dipadam selepas satu jam” bukanlah jaminan

Kebanyakan alat PDF dalam talian memuat naik fail anda ke pelayan mereka, menjalankan operasi di situ, dan menghantar hasilnya kembali kepada anda. Sepanduk kecil yang berbunyi “fail anda dipadam selepas 1 jam” mungkin sepenuhnya ikhlas. Masalahnya, anda tidak boleh menyemaknya, dan begitu juga akauntan yang menggunakannya.

Sebaik sahaja slip gaji berada di pelayan orang lain, walaupun sebentar, beberapa perkara terlepas daripada kawalan semua orang. Log dan sandaran boleh menyimpan salinan melebihi tempoh yang dijanjikan. Pelayan itu sendiri boleh ditembusi. Alat itu mungkin berjalan di atas infrastruktur yang bukan miliknya, melalukan fail anda melalui baldi storan dan baris gilir pemprosesan yang tidak disebut sesiapa. Dokumen yang tidak pernah meninggalkan komputer riba tidak boleh bocor dalam pelanggaran yang berlaku di tempat lain.

Untuk gambar percutian, siapa peduli. Untuk fail yang ada gaji dan nombor kad pengenalan anda, kiraannya berbeza.

Apa yang sebenarnya dituntut oleh GDPR terhadap mereka

Inilah bahagian yang kadangkala dilangkau oleh para profesional. Apabila seorang akauntan atau pejabat HR menguruskan data anda, GDPR tidak menganggapnya sebagai harta peribadi mereka untuk dibuat sesuka hati. Mereka memproses data peribadi bagi pihak orang lain, dan itu datang dengan tanggungjawab.

Mereka dijangka menggunakan langkah teknikal yang sesuai untuk memastikan data itu selamat (Perkara 32). Mereka sepatutnya tahu dengan siapa mereka berkongsi data itu, dan laman web PDF rawak yang menerima fail yang dimuat naik ialah pihak ketiga dalam rantaian itu. Jika mereka menyerahkan data anda kepada pemproses, sepatutnya ada kontrak yang mengawalnya. Dan jika laman web itu mengalami pelanggaran, orang yang slip gajinya terdedah ialah orang yang menanggung akibatnya, dalam tekanan dan dalam perkara yang lebih teruk.

Memuat naik penyata cukai pelanggan ke alat percuma yang tidak dikenali demi menjimatkan tiga puluh saat sukar diselaraskan dengan mana-mana daripada itu. Kebanyakan profesional yang melakukannya hanya tidak pernah terfikir ke mana fail itu pergi. Alat itu terasa seperti kalkulator, bukan pemindahan data.

Penyelesaiannya: kekalkan fail pada peranti

Ada satu kategori alat PDF yang berfungsi secara berbeza. Daripada menghantar fail anda ke pelayan, ia menjalankan keseluruhan operasi di dalam pelayar. Kod itu dimuat turun ke peranti sekali sahaja, PDF anda dibuka dan diubah dalam memori pelayar itu sendiri, dan fail yang siap disimpan terus kembali ke mesin yang sama. Dokumen itu tidak pergi ke mana-mana.

Beginilah cara reader.me berfungsi, dan itulah sebabnya ia sesuai untuk dokumen sensitif. Apabila pejabat penggajian menggunakan alat gabung PDF kami untuk mencantum sekumpulan slip gaji, fail-fail itu diproses pada komputer mereka, dalam pelayar mereka. Tiada apa yang dimuat naik kepada kami, kerana tiada langkah pelayan untuk dimuat naik. Tutup tab itu dan memori kerja sudah hilang.

Anda juga tidak perlu mempercayainya begitu sahaja. Buka DevTools pelayar, pergi ke tab Network, jalankan satu gabungan, dan perhatikan: tiada permintaan yang membawa fail anda keluar. Jika fail itu tiada dalam mana-mana badan permintaan, ia tidak dihantar ke mana-mana.

Apa yang sebenarnya perlu dilakukan

Jika anda profesional itu, ubah satu tabiat. Sebelum anda memasukkan slip gaji atau kontrak pelanggan ke dalam alat web, tanya sama ada ia memproses dalam pelayar atau pada pelayan. Jika anda tidak pasti, jalankan ujian DevTools sekali dan ketahui. Pilih alat sisi pelanggan dan jadikannya pilihan lalai anda. Ia lagi pun lebih pantas, kerana tiada pusingan muat naik dan muat turun, dan ia terus berfungsi apabila Wi-Fi pejabat terputus.

Jika anda pelanggan, anda berhak bertanya. Kali seterusnya akauntan atau HR anda menguruskan dokumen anda, tanya mereka bagaimana mereka memproses PDF anda dan sama ada fail itu meninggalkan komputer mereka. Jawapan yang baik ialah “semuanya kekal pada mesin kami.” Angkat bahu adalah tanda yang patut diikuti. Itu gaji dan kad pengenalan anda pada halaman-halaman itu, dan bertanya ke mana ia pergi adalah perkara yang sepenuhnya munasabah untuk dilakukan.

Kerja itu sendiri biasa. Mencantum beberapa fail mengambil masa beberapa saat. Satu-satunya soalan ialah sama ada saat-saat itu berlaku pada peranti anda atau pada pelayan orang asing, dan untuk slip gaji, itu soalan yang berbaloi diselesaikan dengan betul.