공공 부문: 시민의 데이터를 업로드하지 않고 그들의 파일을 처리하는 법

행정 기관은 존재하는 가장 민감한 데이터의 일부를 보유하며, 그것을 선택할 권한조차 없습니다. 수급 신청서에는 누군가의 재정 상황 전체가 담겨 있습니다. 사건 기록에는 신분증 스캔본, 진단서, 범죄경력 조회 결과, 아이의 인적사항이 들어 있을 수 있습니다. 시민은 이런 정보를 넘기는 데 자발적으로 동의하는 것이 아닙니다. 마땅히 받아야 할 서비스를 받기 위해 어쩔 수 없이 넘겨야 합니다. 그렇기에 그들의 파일을 다루는 기준은 더 높아집니다.

그러던 중 담당 직원에게 지극히 평범한 작업이 주어집니다. 사건 기록의 여러 문서를 하나의 PDF로 합치기. 스캔한 폴더를 이메일 시스템에 맞게 압축하기. 오래된 스캔 기록을 검색 가능하게 만들기. 이 각각을 처리하는 가장 빠른 방법은 무료 온라인 도구이고, 바로 그 빠른 방법이 시민의 데이터가 행정 기관이 한 번도 검증하지 않은 서버로 흘러 들어가는 경로가 됩니다.

여기에는 다른 기준이 적용됩니다

민간 기업이 데이터를 부주의하게 다루면 그것은 정보 유출입니다. 공공 기관이 시민의 데이터를 부주의하게 다루면, 그것은 사람들이 거부할 수 없이 내어 준 신뢰에 대한 배신이기도 합니다. 이 데이터는 법적 권한에 따라, 흔히 당사자에게 실질적인 대안이 없는 상태에서 수집되었으며, 그에 따라 이를 보호할 의무는 민간 부문보다 더 높은 것이지 결코 낮은 것이 아닙니다.

일반적인 온라인 PDF 도구는 파일을 자기 서버로 업로드해 거기서 처리한 뒤, 아무도 확인할 수 없는 일정에 따라 나중에 삭제합니다. 시민의 사건 기록이라면, 이는 개인정보를 알 수 없는 제3자에게 — 흔히 다른 관할권에 있는 제3자에게 — 사무실의 누구도 읽어 본 적 없는 약관 아래 이전하는 것입니다. 바로 이것이 공공 부문 데이터 규정이 막고자 하는, 통제되지 않은 처리의 전형입니다. “그냥 PDF를 합치려던 것뿐이었어요”는 사고 보고서에 적고 싶은 말이 아닙니다.

reader.me가 공공 부문에 들어맞는 방식

reader.me는 전적으로 브라우저 안에서 실행됩니다. 작업을 수행하는 서버가 없기 때문에 업로드가 없습니다. 엔진은 사무실 자체의 컴퓨터에서, 브라우저 탭 안에서 실행됩니다.

그래서 직원이 사건 기록을 합칠 때, 브라우저는 그 컴퓨터의 메모리로 문서를 읽어 들여 바로 그 자리에서 결합하고 결과물을 만들어 냅니다. 시민의 PDF는 절대 이동하지 않습니다. 공공 기관에게 이것은 일상적인 업무와 신고 대상이 되는 데이터 이전 사이의 차이입니다. 파일은 처음부터 끝까지 사무실 안에 머뭅니다.

그리고 이것은 검증 가능합니다. 개인정보 보호 책임자나 감사관이 물었을 때 이 점이 중요합니다. reader.me 도구를 아무거나 열고, 개발자 도구(F12)를 연 뒤, 파일을 처리하는 동안 네트워크 탭을 지켜보세요. 아무것도 업로드되지 않습니다. 컴퓨터를 인터넷에서 분리해도 여전히 작동하는데, 애초에 데이터가 떠날 일이 없었기 때문입니다.

일상적인 사무 업무를 외부로 보내지 않고

• 사건 기록 구성하기. 신청서, 첨부 서류, 공문을 하나의 PDF로 로컬에서 병합하세요.
• 내부 시스템용으로 압축하기. 스캔 파일은 용량이 크고 이메일이나 문서 관리 시스템의 제한은 실제로 존재합니다. 시민의 문서를 먼저 어딘가로 보내지 않고 PDF를 압축하세요.
• 보관 기록을 검색 가능하게 만들기. 오래된 스캔 파일은 OCR 처리 후 검색 가능해져, 직원이 필요한 것을 실제로 찾을 수 있습니다. 스캔본은 컴퓨터에 그대로 남습니다.
• 공식 서명 추가하기. 서명 도구로 결정문이나 양식에 서명하세요. 문서를 보관하는 제3자 서명 서비스가 끼어들지 않습니다.
• 내보내는 자료 보호하기. 시민에게 본인의 파일을 보내거나 부서 간에 파일을 전달하나요? 비밀번호로 잠그고 키는 별도로 공유하세요.

책무성은 약속이 아니라 내장된 것

공공 기관은 자신이 보유한 데이터에 무슨 일이 일어났는지 설명할 수 있어야 합니다. 워크플로의 일부가 삭제 정책을 그저 믿어야만 하는 외부 서버를 거친다면, 그것을 정직하게 설명하기는 어렵습니다. 브라우저에서 처리하면 그 간극이 사라집니다. 설명해야 할 제3자가 없는데, 애초에 제3자가 존재하지 않기 때문입니다. 파일은 시민에게서 사무실 컴퓨터로, 그리고 필요한 곳으로 이동하며, 그 사이에 어떤 PDF 서비스도 거치지 않습니다.

또한 직원은 업무를 끝내는 것과 그 파일의 주인을 보호하는 것 사이에서 선택해야 할 이유가 없어야 합니다. 로컬에서 실행되는 도구는 그 선택 자체를 없앱니다. 시민은 어쩔 수 없이 자신의 데이터를 내어 주었습니다. 모든 단계에서 그것을 사무실 안에 머물게 하는 것은 행정 기관이 그들에게 갚아야 할 최소한의 도리입니다. PDF 도구를 열고, 브라우저에서 작업을 처리하면, 데이터는 공적 신뢰가 요구하는 바로 그 자리에 머뭅니다.