변호사를 위한 PDF: 아무것도 업로드하지 않고 사건 기록 정리하기

새로운 사건이 책상에 올라오고, 일주일이 지나면 그것은 마흔 개의 PDF가 됩니다. 서명된 위임 약정서, 스캔한 신분증, 누군가 비스듬히 찍은 계약서 사진, 세 차례 오간 서신, 전문가 보고서, 의뢰인이 엉뚱한 순서로 이메일로 보낸 증거 자료들. 그 무엇도 쓸모 있게 되기 전에, 당신은 그것들을 하나의 깔끔한 묶음으로 정리해야 합니다. 조각들을 병합하고, 페이지를 올바른 순서로 맞추고, 서명이 필요한 곳에 서명을 해야 합니다.

작업 자체는 지루합니다. 하지만 그 밑에 깔린 것은 그렇지 않습니다. 그 파일 하나하나는, 다른 누구에게도 하지 않을 이야기를 당신에게 털어놓은 의뢰인의 것이며, 그 비밀을 지킬 당신의 의무는 당신이 서면을 급히 정리해야 한다고 해서 멈추지 않습니다.

비밀 유지는 설정이 아니라 업무 그 자체입니다

변호인의 비밀유지특권과 비밀 유지 의무는 인터넷보다 오래되었고, “그냥 PDF 몇 개를 합치고 있었을 뿐”이라는 예외 같은 건 없습니다. EU, 영국, 미국 전반의 변호사회 규정은 모두 대략 같은 말을 합니다. 의뢰인이 당신에게 공유한 정보는 당신과 의뢰인 사이에 머물러야 하며, 당신은 그것을 보호하기 위해 합리적인 조치를 취해야 한다는 것입니다. 바로 그 마지막 부분에서 무료 온라인 도구가 슬그머니 문제가 됩니다.

대부분의 PDF 사이트는 당신의 파일을 서버에 업로드하고, 그곳에서 작업을 실행한 뒤 결과를 돌려주는 방식으로 동작합니다. 휴가 사진이라면 누가 신경 쓰겠습니까. 하지만 의뢰인의 이혼 서류, 합의 초안, 증인 진술서라면, 당신은 방금 특권으로 보호되는 자료의 사본을 제3자에게 넘긴 셈입니다. 공유할 의도는 없었습니다. 그저 병합하려던 것이었죠. 하지만 파일은 건물을 떠났고, 이제 그 안전은 당신이 한 번도 대화해 본 적 없는 회사와 당신이 읽지 않은 개인정보 처리방침에 달려 있습니다.

그런 사이트에 적힌 안심시키는 문구, “파일은 한 시간 후 삭제됩니다”는 막상 거기에 의지하려 들면 그럴듯하게만 들립니다. 당신은 그것을 검증할 수 없습니다. 로그와 백업은 마감 시간이 지나서도 사본을 보관할 수 있습니다. 서버는 침해될 수 있습니다. 그리고 그렇게 되면, 사건 기록이 유출된 사람은 바로 당신의 의뢰인이며, 그것은 당신에게 적용되는 모든 행동 규범 아래에서 당신의 문제가 됩니다.

”합리적인 조치”란 실제로 어떤 모습일까요

규제 기관은 이 점에 대해 구체적으로 말해 왔습니다. GDPR은 개인 데이터에 대해 적절한 기술적 조치를 기대하는데, 사건 기록은 처음부터 끝까지 개인 데이터로 가득합니다. 이름, 주소, 건강 정보, 금융 기록, 때로는 형사 혐의까지. 그것을 아무 웹 도구에나 밀어 넣으면, 당신은 한 번도 검증한 적 없고 어떤 계약도 맺지 않은 수탁처리자를 당신의 처리 사슬에 추가한 것입니다. (이 노출에 대해서는 PDF 업로드의 GDPR 위험에서 자세히 다뤘으니 더 알고 싶다면 참고하세요.)

합리적인 조치를 취하는 가장 깔끔한 방법은, 애초에 유출될 것이 아무것도 없도록 만드는 것입니다. 당신의 노트북을 결코 떠나지 않는 파일은 다른 어딘가의 침해로 노출될 수 없습니다. 그것이 서버가 아니라 브라우저에서 동작하는 도구의 핵심 아이디어입니다.

업로드 없이 사건 묶음 만들기

파일이 당신의 컴퓨터에 머무를 때, 그 지루한 작업이 어떻게 흘러가는지 살펴봅시다. 아래의 모든 작업은 당신의 브라우저 안에서 로컬로 실행됩니다. PDF는 당신 컴퓨터의 메모리로 읽혀 들어오고, 작업은 거기서 일어나며, 완성된 파일은 곧장 당신에게로 저장됩니다. 어디에도 아무것도 전송되지 않습니다.

조각들을 병합하세요. 위임 약정서, 계약서, 서신, 증거 자료가 따로따로 파일로 있습니다. 원하는 순서대로 PDF 병합 도구에 끌어다 놓으면 하나의 묶음이 됩니다. 법원은 첨부파일 열한 개가 아니라 색인이 달린 단일 문서를 원하며, 이것이 변환 사이트에 아무것도 이메일로 보내지 않고 그 목표에 이르는 방법입니다.

순서를 맞추세요. 스캔은 깔끔하게 들어오는 법이 없습니다. 7페이지는 거꾸로 되어 있고, 증거 자료는 순서가 뒤바뀌어 있으며, 서명 페이지는 맨 앞으로 떠올라 있습니다. PDF 순서 변경 도구로 묶음을 열어 페이지를 필요한 순서로 끌어다 놓고, 빈 스캔 잡티 페이지를 빼낸 뒤 내보내세요. 책상 위에서 서류를 뒤섞는 것과 같은 발상이지만, 그 서류가 의뢰인의 비밀 파일이며 정리되기 위해 낯선 사람의 서버를 거치지 않는다는 점이 다릅니다.

서명이 필요한 것에 서명하세요. 위임 약정서, 위임장, 송부서, 일상적인 승인서들. PDF 서명 도구를 열어 트랙패드나 손가락으로 서명을 그린 뒤, 서명란에 놓고 다운로드하세요. 일상적인 문서라면 이런 종류의 서명은 EU와 세계 대부분에서 법적으로 효력을 가집니다. 어떤 문서가 적격 전자서명, 공증 증서, 특정 신고서를 특별히 요구할 때는 그 용도로 만들어진 인증서 기반 서비스를 사용하세요. 손으로 그린 서명은 그 요건을 충족하지 못하기 때문입니다. 매일 쌓이는 더미에는 이것으로 정확히 충분합니다.

세 단계, 하나의 깔끔한 묶음, 그리고 그동안 내내 파일은 당신의 기기에 머물러 있었습니다.

1분 만에 직접 확인하기

아무것도 업로드되지 않는다는 제 말을 그대로 믿을 필요는 없습니다. 병합 도구를 열고, F12를 눌러 개발자 도구를 띄운 뒤, 네트워크 탭으로 전환하고 “로그 유지(Preserve log)“를 체크한 다음, 처음부터 끝까지 묶음을 만들어 보세요. 무슨 일이 일어나는지 지켜보세요. 페이지가 먼저 로드되고, 그다음에는 병합하고 다운로드하는 동안 아무것도 움직이지 않습니다. 당신의 파일이 어떤 요청의 본문에도 나타나지 않는다면, 그것은 결코 전송되지 않은 것입니다.

더 까다로운 시험을 원하나요? 도구를 로드한 뒤 노트북을 비행기 모드로 전환하고, 네트워크를 완전히 끈 채로 묶음을 만들어 보세요. 그래도 작동합니다. 애초에 서버 단계라는 것이 없었기 때문입니다. 업로드하는 도구에서 같은 일을 해 보면, 실행 버튼을 누르는 순간 오류가 뜰 것입니다. 바로 그 차이가 당신의 비밀 유지 의무가 신경 쓰는 지점입니다.

지킬 만한 가치가 있는 습관

신고 마감을 앞둔 저녁 6시에 PDF 두 개를 합칠 때마다 개인정보 처리방침을 읽지는 않을 것입니다. 누구도 그러지 않죠. 그러니 안전한 선택지를 기본값으로 만드세요. 브라우저에서 처리하는 도구를 고르고, 즐겨찾기에 추가하고, 당신이 볼 수 없는 서버로 의뢰인의 파일을 보내는 일을 그만두세요. 어차피 더 빠릅니다. 업로드하고 다운로드하는 왕복이 없기 때문이며, 사무실 와이파이가 끊겨도 계속 작동합니다. 그리고 와이파이는 항상 무언가 마감인 날에 끊기죠.

사건 기록을 정리하고 서명하는 일은 한 주 동안 당신이 하는 가장 흥미롭지 않은 일입니다. 유일하게 진짜 중요한 질문은, 그 일을 하는 동안 의뢰인의 문서가 사무실 안에 머무는가입니다. 그리고 특권으로 보호되는 자료에 대해서라면, 그 질문에는 단 하나의 옳은 답이 있습니다.