경비 보고서를 위해 스캔한 영수증을 하나의 PDF로 합치는 방법

월말이 되면 휴대폰 안에 영수증 사진이 잔뜩 쌓여 있습니다. 택시비, 호텔 명세서, 점심 두 번, 누군가 마지막 순간에 사 오게 만든 프린터 카트리지까지. 그런데 경비 시스템은 보고서마다 파일 하나를 요구하지, IMG_4821부터 IMG_4834까지 삐뚤빼뚤한 JPG 열네 장을 원하는 게 아니죠. 결국 자르기가 엉망인 휴대폰 앱과 씨름하거나, 노트북을 열고 제대로 처리하게 됩니다.

제대로 하는 편이 생각보다 빠르고, 사람들이 당할 때까지 신경 쓰지 않는 문제도 함께 해결해 줍니다. 그런 사진에는 보통 카드 번호, 호텔 주소, 때로는 이름과 서명까지 담겨 있습니다. 아무 온라인 변환기에나 돌릴 만한 내용이 아니라는 뜻이죠.

사진 폴더보다 PDF 한 장이 나은 이유

재무팀은 경비 보고서를 검토하지, 조사하지 않습니다. 영수증이 순서대로, 똑바로 정렬된 PDF 한 장이면 검토자는 30초 안에 한 번 열어서 확인할 수 있습니다. 반면 일부는 옆으로 돌아가 있고, 흐릿하고, 실수로 같은 영수증을 두 번 찍어 중복까지 섞인 이미지 폴더는 의문과 지연만 부를 뿐입니다.

감사 측면도 있습니다. 많은 기업이 경비 증빙을 몇 년씩 보관해야 합니다. 접근 권한이 있는 사람이라면 누구나 순서를 바꾸거나, 삭제하거나, 이름을 바꿀 수 있는 이미지 폴더는 좋은 증거가 되지 못합니다. 페이지 번호가 매겨진 하나의 통합 PDF가 감사인이 실제로 원하는 형태에 훨씬 가깝습니다.

작업 순서

영수증을 하나씩 변환한 뒤 결과물을 다시 합칠 필요는 없습니다. 두 단계로 짧게 끝낼 수 있습니다.

1. 사진을 PDF로 만드세요. 이미지를 PDF로를 열고 영수증 사진을 넣으세요. 여기서는 순서가 중요합니다. 대부분의 도구는 썸네일을 드래그해서 정렬할 수 있으니, 경비 보고서가 기대하는 순서대로 배치하세요. 보통은 시간 순서가 가장 안전합니다. 옆으로 찍힌 사진이 몇 장 있다면 합치기 전에 회전시켜 두세요. 지금 한 페이지를 고치는 게, 나중에 12페이지짜리 파일 속에 묻힌 걸 발견하는 것보다 훨씬 쉽습니다.

2. 제출하기 전에 파일 크기를 줄이세요. 휴대폰 카메라는 큰 이미지를 만들어내고, 열두 장쯤 쌓아 PDF로 만들면 쉽게 20~30MB에 이릅니다. 대부분의 경비 처리 포털은 그보다 훨씬 낮은 업로드 한도를 두고 있고, 이메일 첨부도 그 크기에서는 막히기 쉽습니다. PDF 압축에 결과물을 돌리면 검토자가 보기에 충분히 선명하면서도 크기는 훨씬 작은 파일이 나옵니다. 영수증은 인쇄 품질까지는 필요 없고 읽을 수만 있으면 되니, 여기서는 강한 압축 설정을 써도 대체로 괜찮습니다.

이게 전부입니다. 사진을 넣으면 PDF 한 장이 나오고, 어디에든 첨부할 수 있을 만큼 작아집니다.

결과물을 더 깔끔하게 만드는 몇 가지 팁

카메라 앱이 지원한다면 합치기 전에 탁자, 지갑, 손 가장자리 같은 배경을 잘라내세요. 사소해 보이지만 최종 PDF가 스냅사진 더미가 아니라 의도적으로 만든 문서처럼 보이게 해줍니다. 경비 시스템이 카테고리별(출장, 식사, 소모품)로 영수증을 나눠서 요구한다면, 순서가 뒤섞인 50페이지짜리 거대한 파일 하나보다는 카테고리마다 작은 PDF를 따로 만드는 편이 낫습니다. 검토자가 고마워할 겁니다.

다른 사람들의 경비 보고서를 처리하는 입장이라면, 예를 들어 팀 전체의 영수증을 모으는 사무 담당자라면, 모두의 사진을 일단 공유 드라이브로 전달하고 싶은 유혹을 참으세요. 진행하면서 각자의 영수증을 각자의 PDF로 바로바로 합쳐두세요. 훨씬 정리가 잘 되고, 필요 이상으로 오래 남의 결제 정보를 떠안고 있지 않아도 됩니다.

이 작업을 브라우저에서 해야 하는 이유

영수증 이미지는 카드 정보, 구매 장소, 때로는 배송 전표에 적힌 집 주소까지 담긴 개인 금융 데이터입니다. “이미지를 PDF로 합쳐준다”는 무료 온라인 도구들 상당수는 파일을 어딘가의 서버에 업로드하고 처리한 뒤 링크를 돌려주는 방식으로 작동합니다. 그 이미지가 얼마나 오래 그곳에 남아 있는지, 또 다른 누가 볼 수 있는지는 알 길이 없습니다.

reader.me는 전적으로 브라우저 안에서 동작합니다. 영수증을 합치거나 압축할 때 이미지는 기기 밖으로 나가지 않고, 업로드도, 서버 측 복사본도, 다른 누군가의 대기열을 기다릴 필요도 없습니다. 직접 확인해 볼 수도 있습니다. 브라우저 개발자 도구를 열고 파일을 처리하는 동안 네트워크 탭을 지켜보면 아무것도 나가지 않는 것을 볼 수 있습니다. 저희 말을 그냥 믿기 싫다면 인터넷 연결을 끊고 써보세요. 도구는 오프라인에서도 그대로 작동합니다.

다음에 경비 보고서 마감이 다가오면, 흩어진 사진 폴더는 건너뛰세요. 영수증을 합치고, 파일을 줄이고, 제출하면 끝입니다.