弁護士のためのPDF: 何もアップロードせずに事件ファイルを整理する
守秘こそが仕事です。依頼者の書類が事務所の外へ出ないよう、ブラウザの中で事件ファイルを結合・並べ替え・署名する方法を紹介します。
新しい案件が机に届くと、一週間もすれば40通のPDFになります。署名済みの委任契約書、スキャンした身分証、誰かが斜めから撮影した契約書、三往復のやり取り、専門家の報告書、依頼者が順番を間違えてメールしてきた証拠書類。どれも役に立つようにする前に、一つのきれいな束にまとめ上げなければなりません。部品を結合し、ページを正しい順序に並べ、署名すべきところに署名する。
作業そのものは退屈です。けれど、その下にあるものは退屈ではありません。これらのファイルはすべて、他の誰にも話さないことをあなたに打ち明けた依頼者のものであり、それを秘密に保つというあなたの義務は、準備書面を急いで組み立てているからといって止まりはしません。
守秘は設定ではなく、仕事そのもの
法律専門職の特権と守秘義務はインターネットより古く、「ちょっとPDFをまとめていただけ」という例外はありません。EU、英国、米国の弁護士倫理規則はおおむね同じことを述べています。依頼者があなたに伝えた情報は二人だけのものにとどまり、それを守るために合理的な手段を講じる、と。その最後の部分こそ、無料のオンラインツールが静かに問題に変わる場所です。
ほとんどのPDFサイトは、ファイルをサーバーにアップロードし、そこで処理を実行し、結果を返す仕組みで動いています。旅行の写真なら誰も気にしません。けれど依頼者の離婚書類、和解案、証人陳述書については、特権で守られた資料のコピーを第三者に手渡したことになります。共有するつもりはなかった。ただ結合したかっただけ。それでもファイルは建物を出ていき、その安全はもはや、あなたが一度も話したことのない会社と、あなたが読まなかったプライバシーポリシーに委ねられています。
そうしたサイトの「ファイルは1時間後に削除されます」という安心させる一文も、いざ頼ろうとすると心もとなくなります。検証できないのです。ログやバックアップが期限を過ぎてコピーを保持することもあります。サーバーが侵害されることもあります。そしてもしそうなれば、事件ファイルが漏れた人物はあなたの依頼者であり、あなたに適用されるあらゆる行動規範のもとで、それはあなたの問題になります。
「合理的な手段」が実際にどう見えるか
規制当局はこの点について具体的になってきました。GDPRは個人データに対して適切な技術的措置を求めており、事件ファイルは隅から隅まで個人データの塊です。氏名、住所、健康に関する詳細、財務記録、ときには犯罪の嫌疑。それを適当なウェブツールに通せば、一度も精査せず、契約も交わしていない処理者を自分のチェーンに加えたことになります。(その露出についてはPDFをアップロードすることのGDPR上のリスクで詳しく書きました。)
合理的な手段を講じる最もすっきりした方法は、そもそも漏れるものを存在させないことです。あなたのノートパソコンから一度も出ないファイルは、どこか別の場所の侵害でさらされようがありません。それが、サーバーではなくブラウザの中で動くツールの根底にある考え方です。
アップロードせずに事件ファイルの束を作る
ファイルが自分のマシンにとどまっているとき、退屈な部分はこう進みます。以下はすべて、あなたのブラウザ内でローカルに実行されます。PDFはあなたのコンピューターのメモリに読み込まれ、処理はそこで起き、完成したファイルはそのままあなたに保存されます。どこにも送信されません。
部品を結合する。 委任契約書、契約書、やり取り、証拠書類が別々のファイルとして手元にあります。結合ツールに望む順番でドロップすれば、一つの束になります。裁判所が求めるのは、11個の添付ファイルではなく、索引付きの一つの書類です。これが、何も変換サイトにメールせずにそこへたどり着く方法です。
順序を正す。 スキャンはきれいに揃って届くことはありません。7ページ目が上下逆、証拠書類が逆順、署名ページが先頭に浮かんでいる。束を並べ替えツールで開き、必要な順序にページをドラッグし、白紙のスキャン残骸ページを外して書き出します。机の上で紙を並べ替えるのと同じ発想ですが、その紙は依頼者の秘密のファイルであり、整理するのに見知らぬ人のサーバーを通りません。
署名すべきものに署名する。 委任契約書、授権書、添え状、日常的な承認。署名ツールを開き、トラックパッドや指で署名を描き、線の上に置いてダウンロードします。日常的な書類については、この種の署名はEU全域と世界の大半で法的に通用します。書類が特に適格電子署名や公正証書、特定の届出を要求する場合は、そのために作られた証明書ベースのサービスを使ってください。描いた署名ではその要件を満たせないからです。日々の山積みには、これでちょうど十分です。
三つの手順、一つのきれいな束、そしてその間ずっとファイルはあなたのデバイスの上に座っていました。
自分で1分で確かめる
何もアップロードされないという私の言葉を信じる必要はありません。結合ツールを開き、F12を押してDevToolsを開き、Networkタブに切り替え、「Preserve log」にチェックを入れ、最初から最後まで束を作ってみてください。何が起きるか見ていてください。ページは先に読み込まれ、その後あなたが結合してダウンロードする間、何も動きません。あなたのファイルがリクエストの本文に一度も現れなければ、それは一度も送信されていないのです。
もっと厳しいテストがしたいですか。ツールを読み込み、ノートパソコンを機内モードにして、ネットワークを完全に切った状態で束を組み立ててみてください。それでも動きます。そもそもサーバーの工程が存在しなかったからです。アップロードするツールで同じことを試せば、実行を押した瞬間にエラーが出ます。その違いこそ、あなたの守秘義務が気にかけているものです。
続ける価値のある習慣
提出期限前の午後6時に二つのPDFをまとめるたびに、プライバシーポリシーを読む人はいません。誰もやりません。だから、安全な選択肢をはじめからの既定にしてください。ブラウザの中で処理するツールを選び、ブックマークし、見えないサーバーへ依頼者のファイルを送るのをやめましょう。アップロードとダウンロードの往復がないぶん、どのみち速いですし、事務所のWi-Fiが落ちても動き続けます。何かが締切の日には、Wi-Fiはいつも落ちるものです。
事件ファイルの組み立てと署名は、その週にあなたがする最もつまらない作業です。本当に問われるのはただ一つ、その間に依頼者の書類が事務所の中にとどまるかどうか。そして特権で守られた資料については、その問いに正しい答えは一つしかありません。