フリーランス：請求書と契約書のPDFを、何もアップロードせずに

自分で自分のために働くとき、あなたは自分自身の事務部門でもあります。請求書を送るのも、署名を催促するのも、クライアントの受信トレイに収まるようファイルを小さくするのも、ほかの誰でもなくあなたです。たいていは、本当はちゃんと報酬の出る仕事をしていたい一日の終わりに。

その事務作業のほとんどはPDFの上で動いています。あなたが送る請求書。仕事を始める前に署名する契約書。先週クライアントが求めた見積書。そして多くのフリーランスにとって、そうしたPDFを片付ける最も手早い方法は、検索で最初に出てきた無料のウェブサイトです。ファイルをドラッグして入れ、ボタンをクリックし、ダウンロードして、送る。完了。

ただし、それらのファイルにはあなたの名前、納税者番号、銀行口座情報、クライアントの会社名、そしてあなたの料金が、ページ上にそのまま載っています。30秒を節約するためにそれらを聞いたこともないサーバーへアップロードするのは、見直す価値のある習慣です。

フリーランスが毎週触れるPDF

リストは短く、そして繰り返されます。出ていく請求書と、たまに入ってくる請求書。仕事が始まる前に署名が必要な契約書やNDA。のちに請求書になる見積書や概算。自分の確定申告のための領収書や経費のスキャン。ときには、それらすべてをひと束にして、四半期ごとに税理士へ送ることもあります。

そのどれもが、どこかの時点で退屈な操作を必要とします。署名する。3つのファイルを1つにまとめる。20MBのスキャンをメールで送れる大きさにする。どれも難しくはありません。唯一の問題は、それがどこで行われるのかということです。

「あなたのファイルは1時間で削除されます」は、あなたには確認できない

ほとんどのオンラインPDFツールは同じように動きます。あなたのファイルが先方のサーバーへアップロードされ、操作がそこで実行され、結果があなたに返ってきます。1時間後にファイルが削除されると約束するバナーは、まったく正直なものかもしれません。問題は、あなたにそれを確かめる術がないことです。

あなたの請求書がいったん他人のマシンに置かれてしまえば、たとえ一瞬であっても、いくつかのことがあなたの手を離れます。バックアップやログは、約束された期限を過ぎてコピーを保持し続けることがあります。サーバーは侵害され得ます。そのツールは借りているインフラ上で動き、誰も教えてくれないストレージや待ち行列にあなたのファイルを通しているかもしれません。あなたのノートパソコンを一度も離れない契約書は、どこか別の場所で起きる侵害で漏れることはありません。

ミーム画像なら、誰も気にしません。クライアントの名前とあなたの報酬額が載った署名済みの契約書なら、計算はまるで違ってきます。

印刷せずに署名し、そして真実を印刷せずに

これが人々を引っかける一例です。クライアントが契約書を送ってきます。あなたはそれを印刷し、ペンで署名し、スキャンして戻し、そのスキャンをメールで送ります。30分が消え、さらに動くプリンターを探し回る時間も加わります。

そのどれも必要ありません。契約書を開き、ページに署名を落とし込み、署名済みのPDFを保存する。これらすべてがブラウザ内でできます。ファイルは終始あなたのデバイスに留まります。こうやってPDFに署名すると、あなたが送り返す契約書は、印刷物を斜めに撮った写真ではなく、すっきりしたデジタルファイルになります。あなたの署名画像もアップロードされません。アップロードする先がそもそも存在しないからです。

これはプロジェクト前のNDA、着手時の契約書、最後の納品受領書にも使えます。あなたの名前を必要とするものは何でも、その日のうちに送り出せます。

見積書、契約書、請求書を1つのファイルに結合する

クライアントは別々の添付ファイルを見失います。見積書はあるメールに、契約書は別のメールに、請求書はスレッドのどこかに。税理士へ引き継ぐとき、3つのばらばらのファイルは、紛れて行方不明になりうる3つのものになります。

それらを1つのPDFに入れれば解決します。PDFを結合して順番に並んだ1つの書類にすれば、あなたが送るのは物語全体を語る1つのファイルになります。見積書、署名済みの契約書、最終的な請求書が、正しい順序で重ねられています。税理士は、はぐれものだらけのフォルダの代わりに、プロジェクトごとに整った1つのファイルを受け取ります。そのすべてがあなたのコンピューター上で処理され、サーバーへ送られるものは何もありません。

実際に届くようにファイルを小さくする

スキャンした契約書や画像の多い請求書は、あっという間に膨れ上がります。数ページのスキャンが15MBや20MBに達することもあり、多くの受信トレイは10MBを超えるものを跳ね返します。すると大事なメールは届かず、あなたがそれを知るのは2日後、クライアントから請求書はどこへ行ったのかと尋ねられたときです。

先にPDFを圧縮すると、同じ書類は読みやすさを保ったまま、ほんの一部のサイズまで落ちます。メールをすんなり通り抜け、クライアントのポータルにも文句を言われずにアップロードでき、やり取りの往復を省けます。ここまでの何もかもと同じく、圧縮はあなたのブラウザ内で行われるので、圧縮しているファイルがその部屋を離れることはありません。

自分の事業だからこそ、ローカルがより大事になる

会社員であれば、データの取りこぼしは会社の問題です。フリーランスであれば、それはあなた一人の問題です。クライアントの契約書の漏えい、あなた自身の銀行口座情報の露出、見知らぬ相手のサーバーに置かれた税務書類。それを吸収してくれる情報システム部門はなく、物事をきちんと扱う人物であることに、あなたの評判が懸かっています。

ファイルをデバイスに留めれば、その問いまるごとが消えます。サーバーの工程がないので、漏れるものもなく、信用すべきバナーもなく、読むべきポリシーもありません。証明することもできます。ブラウザのDevToolsを開き、署名や結合をする間にNetworkタブを見ていてください。あなたのファイルを外へ運ぶリクエストは1つもないことが分かります。どのリクエストにも入っていなければ、それはどこにも行っていません。

もしあなたが他人のために顧客の請求書や契約書も扱っているなら、同じ理屈は会計事務所や税理士事務所にとってさらに深く当てはまります。それについては税理士はどうやって給与明細を扱うかで取り上げました。

フリーランスの事務作業がなくなることは決してありません。請求書は送る必要があり、契約書は署名する必要があり、ファイルは小さくする必要があります。あなたが決められる唯一のことは、それらすべてが自分のマシン上で起きるのか、それとも誰か他人のマシン上で起きるのか、ということだけです。あなたの生計が印字された書類については、それを自分のマシンに留めてください。