経費精算のために、スキャンしたレシートを1つのPDFにまとめる方法

月末になると、スマホの中にはレシート写真が大量に溜まっています。タクシー代、ホテルの明細、ランチ2回分、誰かに最後の最後に買わされたプリンターのインク。でも経費システムが求めるのは、報告書1件につきファイル1つであって、IMG_4821からIMG_4834までの傾いたJPG14枚ではありません。結局、切り取りが下手なスマホアプリと格闘するか、パソコンを開いてきちんとやるかのどちらかになります。

きちんとやったほうが、思っているより早く終わります。しかも、痛い目に遭うまで誰も気にしないある問題も同時に解決できます。それは、こうした写真にはたいていカード番号、ホテルの住所、時には氏名や署名まで写り込んでいるということです。得体の知れないオンライン変換ツールに気軽に通していい内容ではありません。

写真フォルダより1つのPDFが優れている理由

経理チームは経費報告書を「処理」するのであって、「捜査」するわけではありません。レシートが順番通り、正しい向きで並んだ1つのPDFなら、レビュー担当者は一度開いて30秒で確認できます。一方、横向きだったり、ぼやけていたり、うっかり同じレシートを2回撮ってしまって重複していたりする画像フォルダは、疑問と遅延を招くだけです。

監査の観点もあります。多くの企業は経費の証憑を何年も保管する義務があります。アクセス権のある人なら誰でも並び替えたり、削除したり、名前を変更したりできる画像フォルダは、あまり良い証拠とは言えません。ページ番号の振られた1つの統合PDFのほうが、監査人が本当に見たいものにずっと近いのです。

作業の流れ

レシートを1枚ずつ変換してから結合し直す必要はありません。短い2ステップで完了します。

1. 写真をPDFに変換する。 画像をPDFに変換を開き、レシート写真をドロップします。ここでは順番が重要です。ほとんどのツールはサムネイルをドラッグして並べ替えられるので、経費報告書が想定する順序、たいていは時系列で並べるのが一番安全です。横向きになってしまった写真があれば、結合する前に回転させておきましょう。今1ページを直すほうが、後で12ページのファイルの中に埋もれているのに気づくよりずっと簡単です。

2. 提出前にファイルを軽くする。 スマホのカメラは大きな画像を生成するため、十数枚をPDFにまとめると簡単に20〜30MBに達してしまいます。多くの経費精算ポータルはそれよりずっと低いアップロード上限を設けていますし、メールの添付でも詰まりがちです。結果をPDFを圧縮に通せば、レビュー担当者が読むには十分な画質を保ちながら、サイズはぐっと小さくなります。レシートは印刷品質までは必要なく、読めれば十分なので、ここでは強めの圧縮設定を選んでも問題ないことがほとんどです。

これで作業は完了です。写真を入れれば、どこにでも添付できるサイズの1つのPDFが出来上がります。

仕上がりをよりきれいにするコツ

カメラアプリで可能なら、結合する前にテーブルや財布、手の端などを写真から切り取っておきましょう。ささいなことですが、最終的なPDFがスナップ写真の寄せ集めではなく、意図的に作られた書類のように見えるようになります。経費システムが出張・食事・備品といったカテゴリー別のレシート提出を求めているなら、順序がバラバラな50ページの巨大なファイル1つにするより、カテゴリーごとに小さなPDFを別々に作るほうが良いでしょう。レビュー担当者にも喜ばれます。

他の人の経費報告書もまとめて処理する立場、たとえばチーム全員のレシートを集める総務担当者であれば、全員の写真をまず共有ドライブに転送してしまいたくなる誘惑には抵抗してください。作業を進めながら、各人のレシートをその場でその人専用のPDFにまとめておきましょう。そのほうが整理も行き届きますし、他人の決済情報を必要以上に長く抱え込まずに済みます。

この作業をブラウザで行うことが重要な理由

レシート画像は、カード情報、購入場所、時には配送伝票に記された自宅住所まで含む、個人の金融データです。「画像をPDFにまとめます」とうたう無料のオンラインツールの多くは、ファイルをどこかのサーバーにアップロードして処理し、リンクを返す仕組みで動いています。その画像がどれくらいの期間そこに残るのか、他の誰が見られるのかは知りようがありません。

reader.meはすべてブラウザ内で完結します。レシートを結合したり圧縮したりする際、画像が端末の外に出ることはなく、アップロードもサーバー側のコピーも、誰かの処理待ち行列に並ぶ必要もありません。ご自身で確かめることもできます。ブラウザの開発者ツールを開き、ファイルを処理している間ネットワークタブを見てみてください。何も送信されていないことがわかります。それでも信じられないという方は、インターネット接続を切ってから試してみてください。ツールはオフラインでもそのまま動作します。

次に経費報告書の締め切りが来たら、バラバラな写真フォルダはもうやめましょう。レシートをまとめて、ファイルを軽くして、提出すれば完了です。