Settore pubblico: gestire i fascicoli dei cittadini senza caricare i loro dati

Una pubblica amministrazione custodisce alcuni dei dati più sensibili che esistano, e non può scegliere di non farlo. Una domanda di prestazione sociale contiene l’intera situazione economica di una persona. Un fascicolo può racchiudere la scansione di un documento d’identità, un certificato medico, un certificato del casellario giudiziale, i dati di un minore. I cittadini non scelgono volontariamente di consegnare tutto questo: devono farlo, per ottenere un servizio a cui hanno diritto. E questo alza l’asticella su come quei fascicoli vanno trattati.

Poi arriva un impiegato con un compito del tutto ordinario. Unire i documenti di un fascicolo in un unico PDF. Comprimere una cartella di scansioni perché passi dal sistema di posta. Rendere ricercabile un vecchio documento scansionato. Il modo rapido per fare ognuna di queste cose è uno strumento online gratuito, e quel modo rapido è esattamente come i dati di un cittadino finiscono su un server che l’amministrazione non ha mai verificato.

Qui si applica uno standard diverso

Quando un’azienda privata è negligente con i dati, è una violazione. Quando un ente pubblico è negligente con i dati dei cittadini, è anche un tradimento di una fiducia che le persone non hanno potuto evitare di concedere. I dati sono stati raccolti in forza di un’autorità legale, spesso senza alcuna reale alternativa per la persona, e questo comporta un dovere di protezione più alto, non più basso, di quello del settore privato.

Un tipico strumento PDF online carica il file sul proprio server, lo elabora lì e lo cancella più tardi secondo una pianificazione che nessuno può verificare. Per il fascicolo di un cittadino, questo significa un trasferimento di dati personali a un terzo sconosciuto, spesso in un’altra giurisdizione, regolato da condizioni che nessuno in ufficio ha letto. È esattamente il tipo di trattamento incontrollato che le norme sui dati del settore pubblico esistono per prevenire. “Era solo per unire il PDF” non è una frase che vuoi leggere in una segnalazione di incidente.

Come reader.me si adatta al settore pubblico

reader.me funziona interamente nel browser. Non c’è alcun caricamento perché non c’è alcun server che svolge il lavoro: il motore gira sulla macchina dell’ufficio, dentro la scheda del browser.

Così, quando un impiegato unisce un fascicolo, il browser legge i documenti nella memoria di quel computer, li combina proprio lì e produce il risultato. Il PDF del cittadino non viaggia mai. Per un ente pubblico, è la differenza tra un lavoro di routine e un trasferimento di dati da segnalare. Il file resta dentro l’ufficio per tutto il tempo.

Ed è verificabile, il che conta quando un responsabile della protezione dei dati o un revisore te lo chiede. Apri un qualsiasi strumento di reader.me, apri gli strumenti per sviluppatori (F12) e osserva la scheda Rete mentre elabori un file. Non viene caricato nulla. Scollega la macchina da internet e continua a funzionare, perché i dati non sarebbero comunque mai usciti.

I lavori quotidiani dell’ufficio, tenuti in casa

• Comporre un fascicolo. Unisci la domanda, i documenti di supporto e la corrispondenza in un unico PDF, in locale.
• Comprimere per i sistemi interni. I file scansionati sono pesanti e i limiti della posta o della gestione documentale sono reali. Comprimi il PDF senza inviare prima da nessuna parte i documenti del cittadino.
• Rendere ricercabile un documento archiviato. I vecchi file scansionati diventano ricercabili dopo l’OCR, così il personale trova davvero ciò che gli serve. La scansione resta sulla macchina.
• Aggiungere una firma ufficiale. Firma una decisione o un modulo con lo strumento di firma, senza alcun servizio di firma di terze parti che custodisce il documento.
• Proteggere ciò che invii. Stai inviando a un cittadino il suo stesso fascicolo, o lo passi tra reparti? Bloccalo con una password e condividi la chiave separatamente.

Responsabilità integrata, non promessa

Gli enti pubblici devono essere in grado di rendere conto di ciò che accade ai dati che custodiscono. È difficile farlo onestamente quando parte del flusso di lavoro passa attraverso server esterni le cui politiche di cancellazione accetti per fede. Elaborare nel browser colma quel divario: non c’è alcun terzo di cui rendere conto, perché non esiste. Il file va dal cittadino, alla macchina dell’ufficio, a dove deve arrivare, senza alcun servizio PDF nel mezzo.

Un impiegato non dovrebbe nemmeno dover scegliere tra portare a termine il lavoro e proteggere la persona a cui appartiene il fascicolo. Uno strumento che gira in locale elimina la scelta. Il cittadino ha consegnato i suoi dati perché doveva. Tenerli dentro l’ufficio, a ogni passaggio, è il minimo che l’amministrazione gli deve. Apri gli strumenti PDF, svolgi il lavoro nel browser, e i dati restano dove la fiducia pubblica esige che restino.