Recruiter: gestire CV e dati dei candidati senza caricarli online

Un recruiter gestisce un flusso continuo di dati personali altrui, spesso centinaia di persone alla volta. Ogni CV è un nome, recapiti, esperienze lavorative e a volte una foto, una data di nascita, un indirizzo. Aggiungi scansioni di documenti d’identità, lettere di referenze, esiti di controlli sui precedenti e documenti che attestano il diritto a lavorare, e il fascicolo di un singolo candidato diventa un pacchetto ordinato esattamente dei dati che interessano tanto ai ladri d’identità quanto ai garanti della protezione dei dati. I candidati lo consegnano sperando in un lavoro, fidandosi che venga custodito bene.

E il lavoro è pieno di piccole attività con i PDF. Unire un CV, una lettera di presentazione e le referenze in un unico fascicolo del candidato. Comprimere una cartella di documenti scansionati da inviare a un responsabile delle assunzioni. Estrarre il testo da un CV per registrarlo. Ognuna è un’operazione di routine, e ognuna è un momento in cui, con lo strumento sbagliato, i dati personali di un candidato finiscono caricati su un server che nessuno ha controllato.

I dati dei candidati sono dati personali

È facile pensare a un CV come a un semplice documento, ma è un file denso di informazioni personali su una persona reale che non ha dato il consenso a farlo girare tra servizi di terze parti. La normativa sulla protezione dei dati tratta i dati dei candidati come qualsiasi altro dato personale: raccolti per uno scopo, gestiti con cura, non condivisi con soggetti che non hanno alcun motivo di vederli. I controlli sui precedenti e i documenti d’identità alzano ulteriormente la posta in gioco.

Un tipico strumento PDF gratuito online carica il tuo file sul proprio server, lo elabora e lo cancella più tardi secondo un timer che non puoi verificare. Per una pila di CV e scansioni di documenti, si tratta del trasferimento di una grande quantità di dati personali di molte persone a una terza parte sconosciuta. Un candidato che non ha mai ottenuto il posto non sarebbe affatto contento di scoprire che il suo CV e la scansione del passaporto sono stati caricati su un sito qualsiasi per unire un PDF.

Come reader.me si adatta alla selezione del personale

reader.me funziona interamente nel tuo browser. Non c’è alcun caricamento perché nessun server fa il lavoro; il motore gira sulla tua macchina, dentro la scheda del browser.

Così, quando unisci i documenti di un candidato, il tuo browser li legge in memoria sul tuo computer, li combina proprio lì e ti restituisce il risultato. Il PDF del candidato non viaggia mai. Per chiunque gestisca le candidature di altre persone, è la differenza tra un lavoro di routine e un trasferimento di dati di cui dovresti rendere conto. Il file resta sulla tua macchina per tutto il tempo.

Ed è verificabile, cosa che conta quando un candidato o un responsabile della protezione dei dati ti chiede come vengono gestite le candidature. Apri un qualsiasi strumento di reader.me, apri gli strumenti per sviluppatori (F12) e osserva la scheda Rete mentre elabori un file. Non si carica nulla. Disconnettiti da internet e funziona comunque, perché i dati non sarebbero mai usciti.

Le attività di tutti i giorni, mantenute private

• Crea il fascicolo di un candidato. Unisci il CV, la lettera di presentazione, le referenze e i documenti in un unico PDF ordinato, in locale.
• Comprimi per i responsabili delle assunzioni. I documenti scansionati e i portfolio diventano pesanti. Comprimi il PDF per farlo stare in un’email senza prima caricare i documenti del candidato.
• Registra il contenuto di un CV. Ti serve il testo di un CV per i tuoi archivi o per il sistema? Estrai il testo invece di riscriverlo, in locale.
• Rendi utilizzabile un documento scansionato. Una referenza o un certificato scansionato diventa ricercabile dopo l’OCR, e la scansione resta sulla tua macchina.
• Proteggi i file sensibili. Invii scansioni di documenti o controlli sui precedenti a un cliente? Blocca il PDF con una password e condividi la chiave separatamente.

Una nota anche sull’equità

C’è un motivo più discreto per tenere i dati dei candidati ben custoditi: l’equità. Un CV porta spesso dettagli, una foto, un’età, un indirizzo, che non hanno nulla a che fare con la capacità di una persona di svolgere il lavoro, e meno luoghi raggiunge quel dato, meno probabilità ci sono che venga usato in modi che nessuno aveva previsto. Tenere il fascicolo di un candidato sulla tua macchina, anziché disperderlo tra servizi online, fa parte del trattare i candidati con la cura che meritano.

Il volume della selezione rende allettante la comodità degli strumenti online, ma è proprio il volume il motivo per cui conta: un’abitudine sbadata applicata a centinaia di candidati significa centinaia di piccole esposizioni. Lavorare nel browser elimina del tutto il rischio. I documenti del candidato passano dalle sue mani alle tue e poi al responsabile delle assunzioni, senza alcun servizio PDF nel mezzo. Apri gli strumenti PDF, fai il lavoro in locale, e le persone che ti affidano le loro candidature restano protette.