Studi finanziari e di consulenza: PDF con dati bancari, al sicuro

Uno studio finanziario si regge su documenti che si leggono come la mappa di un’intera vita. Estratti conto che mostrano ogni caffè e ogni accredito dello stipendio. Dichiarazioni dei redditi. Certificati di titolarità del conto. Contratti di finanziamento con gli IBAN stampati in alto. Riepiloghi di investimento con i saldi al centesimo. Se lavori nella consulenza, nel wealth o nella pianificazione finanziaria, questa è la tua materia prima, e quasi tutta arriva come PDF.

Poi viene la parte noiosa. All’estratto conto servono gli ultimi tre mesi uniti in un unico file. Il mandato firmato va compresso per rientrare nel limite di upload di un portale. La lettera d’incarico ha bisogno di una firma prima che la banca si muova. Niente di tutto questo è difficile. La domanda è dove avviene.

Cosa c’è davvero stampato su queste pagine

Aiuta essere precisi su cosa c’è sulla pagina quando un PDF finanziario lascia le tue mani.

Un singolo estratto conto di solito riporta il numero di conto completo o l’IBAN, nome e indirizzo dell’intestatario, e un registro transazione per transazione di come quella persona vive. Una dichiarazione dei redditi aggiunge il codice fiscale, il reddito dichiarato, le detrazioni e spesso anche i dati di un coniuge. Un certificato di conto lega una persona reale a un saldo reale. Mettine insieme qualcuno e hai abbastanza per spacciarti per qualcuno presso la sua stessa banca, o per costruire un profilo spaventosamente completo delle sue finanze.

Questi sono i dati che sposti ogni volta che sistemi un PDF prima di inoltrarlo.

L’upload che nessuno considera un upload

Gran parte degli strumenti PDF online funziona allo stesso modo sotto il cofano. Il tuo file sale al loro server, l’unione o la compressione gira lì, e il risultato torna giù. La pagina che promette “file cancellati dopo un’ora” potrebbe farlo davvero. Comunque non puoi verificarlo, e un’autorità non accetterà “lo diceva il sito” come tua due diligence.

Una volta che l’estratto conto di un cliente sta sul server di un terzo, anche solo per un minuto, il controllo è perso. Log e backup possono conservare copie oltre la finestra promessa. Il server può essere violato. Lo strumento può girare su un’infrastruttura che non possiede, facendo passare il file per code di storage ed elaborazione di cui nessuno ti ha parlato. Un estratto conto che non lascia mai il tuo computer non può riaffiorare in una violazione da qualche altra parte.

Per gli studi finanziari non è una preoccupazione astratta. Sei un’attività regolamentata che gestisce esattamente i dati che le reti di frode vogliono di più. Un numero di conto e un nome estratti da un estratto conto trapelato sono un punto di partenza per l’ingegneria sociale contro la banca del cliente. La violazione non deve essere la tua perché le conseguenze ricadano su di te.

Cosa si aspettano da te le regole

Quando uno studio finanziario o di consulenza gestisce i documenti di un cliente, il GDPR tratta quei dati come qualcosa che detieni in fiducia, non come qualcosa da far passare per un qualsiasi sito gratuito perché è veloce. Stai trattando dati personali per conto di altri, e questo comporta dei doveri.

Ci si aspetta che tu applichi misure tecniche adeguate per tenerli al sicuro (Articolo 32). I dati finanziari pesano di più, perché il danno da esposizione è diretto e immediato. Devi conoscere ogni parte nella catena, e un sito PDF a caso che riceve un file caricato è un terzo in quella catena, di solito senza contratto e senza la minima idea di chi tu sia. Se quel sito viene violato, il cliente il cui estratto conto è stato esposto è quello che paga, e il tuo studio è quello che deve spiegare perché il file fosse lì.

Caricare la dichiarazione dei redditi di un cliente su uno strumento sconosciuto per risparmiare trenta secondi è difficile da difendere davanti a chiunque lo chieda dopo. La maggior parte di chi lo fa semplicemente non si è mai immaginata il file uscire dall’edificio. Lo strumento sembrava una calcolatrice.

Tieni il file sul dispositivo

Esiste un altro tipo di strumento PDF. Invece di inviare il tuo file a un server, esegue l’intera operazione dentro il browser. Il codice si scarica sul tuo dispositivo una volta, il PDF si apre e si modifica nella memoria stessa del browser, e il file finito si salva direttamente sulla stessa macchina. Il documento non viaggia mai.

È così che funziona reader.me, ed è il motivo per cui si adatta ai documenti finanziari. Quando comprimi un PDF per portare un mandato firmato sotto il limite di dimensione di un portale, il file viene elaborato sul tuo computer, nel tuo browser. Niente viene caricato da noi, perché non c’è alcun passaggio server a cui caricare. Chiudi la scheda e la memoria di lavoro sparisce.

Non devi prenderlo per buono. Apri i DevTools del browser, vai alla scheda Network, esegui una compressione e guarda. Nessuna richiesta porta fuori il tuo file. Se l’estratto conto non è nel corpo di nessuna richiesta, non è stato inviato da nessuna parte. È un controllo che puoi fare una volta e mostrare al tuo responsabile della compliance.

Proteggere e firmare, sempre sul tuo computer

Due operazioni ricorrono di continuo nel lavoro finanziario, ed entrambe possono restare in locale.

La prima è blindare un file. Prima di inviare via email a un cliente il suo estratto conto o spedire un riepilogo fiscale a un terzo, puoi aggiungere una password al PDF così che solo la persona prevista lo apra. La cifratura viene applicata nel tuo browser, sul tuo dispositivo. L’originale non protetto non lascia mai il tuo computer, e nemmeno la password.

La seconda è la firma. Lettere d’incarico, mandati e autorizzazioni hanno tutti bisogno di una firma, e il riflesso abituale è stampare, firmare, scansionare e caricare su qualche sito di firma. Puoi invece firmare il PDF nel browser, posare la tua firma sulla pagina e salvare il file firmato in locale. Niente stampante, niente upload, nessun terzo che detiene un documento che autorizza il movimento di denaro.

Fanne un’abitudine, non un’eccezione

Il cambio è piccolo. Prima che qualsiasi PDF finanziario di un cliente finisca in uno strumento web, chiediti se elabora nel browser o su un server. Se non lo capisci, fai il test con i DevTools una volta e chiudila lì. Scegli uno strumento client-side e rendilo il default dello studio, poi mettilo nero su bianco nelle procedure così che sopravviva al prossimo nuovo assunto.

È anche più veloce. Niente viaggio di andata e ritorno upload-download, e continua a funzionare quando la connessione dell’ufficio cade. Per un documento che elenca l’IBAN di un cliente e tre mesi delle sue spese, farlo bene non è lavoro in più. È il lavoro.

Per il quadro più ampio sul perché caricare file sensibili sia un problema in primo luogo, leggi il nostro pezzo su GDPR e caricare PDF.