Sektor publik: kelola berkas warga tanpa mengunggah datanya

Sebuah administrasi publik menyimpan sebagian data paling sensitif yang ada, dan ia tidak punya pilihan. Sebuah permohonan tunjangan memuat seluruh situasi keuangan seseorang. Sebuah berkas perkara mungkin berisi pindaian KTP, surat keterangan medis, catatan riwayat kriminal, atau data seorang anak. Warga tidak memilih untuk menyerahkan ini; mereka harus, demi mendapatkan layanan yang menjadi hak mereka. Itu menaikkan standar tentang bagaimana berkas mereka harus diperlakukan.

Lalu seorang petugas punya tugas yang sepenuhnya biasa untuk dikerjakan. Menggabungkan dokumen dalam satu berkas perkara menjadi satu PDF. Mengompres folder hasil pindaian agar muat di sistem surel. Membuat catatan lama hasil pindaian bisa dicari. Cara cepat untuk masing-masing tugas ini adalah alat daring gratis, dan cara cepat itulah yang membuat data seorang warga berakhir di server yang tak pernah ditinjau oleh administrasi.

Standar yang berbeda berlaku di sini

Ketika sebuah perusahaan swasta ceroboh dengan data, itu adalah kebocoran. Ketika sebuah badan publik ceroboh dengan data warga, itu juga adalah pengkhianatan kepercayaan yang tak bisa dihindari oleh orang-orang itu. Data dikumpulkan berdasarkan kewenangan hukum, sering kali tanpa alternatif nyata bagi orangnya, dan itu disertai kewajiban untuk melindunginya yang lebih tinggi, bukan lebih rendah, daripada sektor swasta.

Alat PDF daring yang umum mengunggah berkas ke servernya, mengolahnya di sana, lalu menghapusnya kemudian sesuai jadwal yang tak bisa diverifikasi siapa pun. Untuk berkas perkara seorang warga, itu adalah pemindahan data pribadi ke pihak ketiga yang tak dikenal, kerap di yurisdiksi lain, yang diatur oleh ketentuan yang tak seorang pun di kantor itu pernah baca. Itu persis jenis pengolahan tak terkendali yang ingin dicegah oleh aturan data sektor publik. “Itu cuma untuk menggabungkan PDF” bukanlah sesuatu yang Anda ingin tertulis dalam laporan insiden.

Bagaimana reader.me cocok untuk sektor publik

reader.me berjalan sepenuhnya di browser. Tidak ada unggahan karena tidak ada server yang mengerjakannya; mesinnya berjalan di komputer kantor itu sendiri, di dalam tab browser.

Jadi ketika seorang petugas menggabungkan sebuah berkas perkara, browser membaca dokumen ke dalam memori di komputer itu, menggabungkannya tepat di sana, dan menghasilkan hasilnya. PDF milik warga tak pernah berpindah. Bagi sebuah badan publik, itulah perbedaan antara pekerjaan rutin dan pemindahan data yang wajib dilaporkan. Berkas tetap berada di dalam kantor sepanjang waktu.

Dan itu bisa diverifikasi, yang penting ketika seorang pejabat pelindungan data atau auditor bertanya. Buka alat reader.me mana pun, buka developer tools (F12), dan amati tab Network saat mengolah berkas. Tidak ada yang diunggah. Putuskan komputer dari internet dan alatnya tetap bekerja, karena datanya memang tak pernah akan pergi.

Pekerjaan kantor sehari-hari, tetap di dalam rumah

• Susun berkas perkara. Gabungkan permohonan, dokumen pendukung, dan korespondensi menjadi satu PDF, secara lokal.
• Kompres untuk sistem internal. Berkas hasil pindaian itu berat dan batas surel atau sistem manajemen dokumen itu nyata. Kompres PDF tanpa mengirim dokumen warga ke mana pun lebih dulu.
• Buat catatan arsip bisa dicari. Berkas pindaian lama menjadi bisa dicari setelah OCR, sehingga staf benar-benar bisa menemukan apa yang mereka butuhkan. Pindaiannya tetap di komputer.
• Tambahkan tanda tangan resmi. Tandatangani sebuah keputusan atau formulir dengan alat tanda tangan, tanpa layanan penandatanganan pihak ketiga yang memegang dokumen.
• Lindungi apa yang Anda kirim. Mengirim berkas miliknya sendiri kepada seorang warga, atau memindahkannya antardepartemen? Kunci dengan kata sandi dan bagikan kuncinya secara terpisah.

Akuntabilitas yang melekat, bukan sekadar janji

Badan publik harus mampu mempertanggungjawabkan apa yang terjadi pada data yang mereka simpan. Itu sulit dilakukan dengan jujur jika sebagian alur kerja berjalan melalui server luar yang kebijakan penghapusannya Anda terima begitu saja. Mengolah di browser menutup celah itu: tidak ada pihak ketiga untuk dipertanggungjawabkan, karena memang tidak ada. Berkas berpindah dari warga, ke komputer kantor, ke tempat yang dituju, dan tanpa layanan PDF apa pun di antaranya.

Seorang petugas juga tak seharusnya harus memilih antara menyelesaikan pekerjaan dan melindungi orang yang berkasnya ia kelola. Sebuah alat yang berjalan secara lokal menghapus pilihan itu. Warga menyerahkan datanya karena mereka harus. Menjaganya tetap di dalam kantor, di setiap langkah, adalah hal paling minimal yang menjadi utang administrasi kepada mereka. Buka alat PDF, kerjakan tugasnya di browser, dan datanya tetap berada di tempat yang dituntut oleh kepercayaan publik.