Perekrut: kelola CV dan data kandidat tanpa mengunggahnya

Seorang perekrut menangani arus data pribadi orang lain tanpa henti, sering kali ratusan orang sekaligus. Setiap CV berisi nama, rincian kontak, riwayat kerja, dan kadang sebuah foto, tanggal lahir, alamat. Tambahkan pindaian identitas, surat referensi, hasil pemeriksaan latar belakang, dan dokumen izin kerja, maka berkas satu kandidat menjadi paket rapi berisi tepat data yang dipedulikan oleh pencuri identitas sekaligus regulator perlindungan data. Kandidat menyerahkannya sambil berharap mendapat pekerjaan, percaya bahwa data itu akan dijaga.

Dan pekerjaannya penuh dengan tugas-tugas PDF kecil. Menggabungkan CV, surat lamaran, dan referensi menjadi satu berkas kandidat. Mengompres folder dokumen hasil pindai untuk dikirim ke manajer perekrutan. Menarik teks dari sebuah CV untuk dicatat. Masing-masing tampak rutin, dan masing-masing adalah momen ketika, dengan alat yang salah, data pribadi seorang kandidat terunggah ke server yang tak pernah diperiksa siapa pun.

Data kandidat adalah data pribadi

Mudah menganggap CV sekadar dokumen, tetapi sebenarnya itu berkas padat berisi informasi pribadi tentang orang sungguhan yang tidak menyetujui datanya dilempar ke berbagai layanan pihak ketiga. Hukum perlindungan data memperlakukan data kandidat seperti data pribadi lainnya: dikumpulkan untuk tujuan tertentu, ditangani dengan hati-hati, tidak dibagikan kepada pihak yang tak berhak melihatnya. Pemeriksaan latar belakang dan dokumen identitas menaikkan taruhannya lagi.

Alat PDF daring gratis pada umumnya mengunggah berkas Anda ke servernya, memprosesnya, lalu menghapusnya kemudian berdasarkan pengatur waktu yang tak bisa Anda verifikasi. Untuk tumpukan CV dan pindaian identitas, itu berarti pemindahan banyak data pribadi orang ke pihak ketiga yang tak dikenal. Kandidat yang tak pernah mendapat pekerjaan itu pasti tak senang mengetahui CV dan pindaian paspornya diunggah ke situs sembarangan hanya demi menggabungkan sebuah PDF.

Bagaimana reader.me cocok untuk perekrutan

reader.me berjalan sepenuhnya di dalam peramban Anda. Tidak ada unggahan karena tidak ada server yang mengerjakannya; mesinnya berjalan di komputer Anda sendiri, di dalam tab peramban.

Jadi ketika Anda menggabungkan dokumen seorang kandidat, peramban Anda membacanya ke dalam memori di komputer Anda, menggabungkannya tepat di situ, lalu memberi Anda hasilnya. PDF kandidat tak pernah berpindah ke mana pun. Bagi siapa pun yang menangani lamaran kerja orang lain, itulah perbedaan antara pekerjaan rutin dan pemindahan data yang harus Anda pertanggungjawabkan. Berkas tetap di mesin Anda sepanjang waktu.

Dan ini bisa diverifikasi, yang penting ketika seorang kandidat atau petugas perlindungan data bertanya bagaimana lamaran ditangani. Buka alat reader.me mana pun, buka developer tools (F12), dan amati tab Network sewaktu Anda memproses berkas. Tak ada yang diunggah. Putuskan koneksi internet dan alat itu tetap bekerja, karena datanya memang tak pernah dimaksudkan untuk pergi.

Tugas sehari-hari, tetap privat

• Susun berkas kandidat. Gabungkan CV, surat lamaran, referensi, dan dokumen menjadi satu PDF yang rapi, secara lokal.
• Kompres untuk manajer perekrutan. Dokumen hasil pindai dan portofolio jadi berat. Kompres PDF agar muat di email tanpa lebih dulu mengunggah dokumen kandidat.
• Catat isi sebuah CV. Butuh teks dari CV untuk arsip atau sistem Anda? Ekstrak teksnya alih-alih mengetik ulang, secara lokal.
• Buat dokumen pindaian bisa digunakan. Referensi atau sertifikat hasil pindai menjadi bisa dicari setelah OCR, dan pindaiannya tetap di mesin Anda.
• Lindungi berkas sensitif. Mengirim pindaian identitas atau hasil cek latar belakang ke klien? Kunci PDF dengan kata sandi dan bagikan kuncinya secara terpisah.

Sedikit catatan soal keadilan

Ada alasan yang lebih hening untuk menjaga data kandidat tetap rapat: keadilan. Sebuah CV sering membawa rincian, foto, usia, alamat, yang tak ada hubungannya dengan apakah seseorang mampu mengerjakan pekerjaan itu, dan makin sedikit tempat data itu menyebar, makin kecil peluang ia dipakai dengan cara yang tak pernah diniatkan. Menjaga berkas seorang kandidat di mesin Anda sendiri, ketimbang menyebarnya ke berbagai layanan daring, adalah bagian dari memperlakukan pelamar dengan kehati-hatian yang layak mereka dapatkan.

Volume pekerjaan perekrutan membuat kemudahan alat daring terasa menggoda, tetapi justru volume itulah alasannya penting: kebiasaan ceroboh yang diterapkan pada ratusan kandidat berarti ratusan paparan kecil. Bekerja di dalam peramban menghapus risiko itu sepenuhnya. Dokumen kandidat berpindah dari tangan mereka ke tangan Anda lalu ke manajer perekrutan, tanpa melewati layanan PDF mana pun di antaranya. Buka alat PDF, kerjakan secara lokal, dan orang-orang yang memercayakan lamaran mereka kepada Anda tetap terlindungi.