PDF untuk pengacara: tata berkas perkara tanpa mengunggah apa pun

Sebuah perkara baru mendarat di meja Anda dan dalam sepekan ia berubah menjadi empat puluh PDF. Surat kuasa yang sudah ditandatangani, KTP hasil pindai, sebuah kontrak yang difoto seseorang dari sudut miring, tiga putaran korespondensi, sebuah laporan ahli, bukti-bukti yang dikirim klien lewat email dengan urutan keliru. Sebelum semuanya berguna, Anda harus menertibkannya menjadi satu bundel yang rapi: menggabungkan potongan-potongannya, menyusun halaman dalam urutan yang benar, dan menandatangani di tempat yang perlu Anda tandatangani.

Pekerjaannya sendiri membosankan. Yang mendasarinya tidak. Setiap berkas itu milik seorang klien yang menceritakan hal-hal kepada Anda yang tak akan ia ceritakan kepada siapa pun, dan kewajiban Anda untuk menjaga itu tetap rahasia tidak berhenti hanya karena Anda sedang buru-buru menyusun sebuah berkas perkara.

Kerahasiaan bukan sebuah pengaturan, melainkan pekerjaannya sendiri

Hak istimewa profesi hukum dan kewajiban kerahasiaan lebih tua daripada internet dan tidak punya pengecualian untuk “saya cuma sedang menggabungkan beberapa PDF.” Aturan organisasi advokat di seluruh UE, Inggris, dan AS pada dasarnya mengatakan hal yang kurang lebih sama: informasi yang dibagikan klien kepada Anda tetap di antara kalian berdua, dan Anda mengambil langkah-langkah yang wajar untuk melindunginya. Bagian terakhir itulah tempat alat online gratis diam-diam berubah menjadi masalah.

Sebagian besar situs PDF bekerja dengan mengunggah berkas Anda ke server, menjalankan operasinya di sana, lalu mengirim hasilnya kembali. Untuk foto liburan, siapa yang peduli. Untuk dokumen perceraian klien, draf kesepakatan damai, atau keterangan saksi, Anda baru saja menyerahkan salinan materi rahasia kepada pihak ketiga. Anda tidak bermaksud membagikannya. Anda bermaksud menggabungkannya. Tetapi berkas itu sudah keluar dari kantor, dan kini keamanannya bergantung pada sebuah perusahaan yang tak pernah Anda ajak bicara dan sebuah kebijakan privasi yang tak Anda baca.

Kalimat yang menenangkan di situs-situs itu, “berkas dihapus setelah satu jam,” terdengar baik-baik saja sampai Anda mencoba bergantung padanya. Anda tidak bisa memverifikasinya. Log dan cadangan bisa menyimpan salinan melewati tenggat itu. Server bisa dibobol. Dan jika itu terjadi, orang yang berkas perkaranya bocor adalah klien Anda, yang menjadikannya masalah Anda di bawah setiap kode etik yang berlaku bagi Anda.

Seperti apa “langkah yang wajar” itu sebenarnya

Regulator sudah merinci hal ini. GDPR mengharapkan langkah teknis yang sesuai untuk data pribadi, dan sebuah berkas perkara dipenuhi data pribadi dari ujung ke ujung: nama, alamat, detail kesehatan, catatan keuangan, kadang tuduhan pidana. Jika Anda mendorong itu melalui sebuah alat web sembarangan, Anda baru saja menambahkan seorang pemroses ke dalam rantai Anda yang tak pernah Anda periksa dan tak punya kontrak dengannya. (Saya menulis lebih banyak tentang paparan ini di risiko GDPR saat mengunggah PDF jika Anda ingin detailnya.)

Cara paling bersih untuk mengambil langkah yang wajar adalah memastikan tidak ada apa pun yang bisa bocor sejak awal. Sebuah berkas yang tak pernah meninggalkan laptop Anda tak bisa terpapar dalam suatu kebocoran di tempat lain. Itulah keseluruhan gagasan di balik alat yang berjalan di browser, bukan di server.

Menyusun bundel perkara tanpa mengunggah

Begini jalannya bagian yang membosankan ketika berkas tetap di mesin Anda. Semua yang di bawah ini berjalan secara lokal di browser Anda. PDF dibaca ke dalam memori di komputer Anda, operasinya terjadi di sana, dan berkas yang sudah jadi tersimpan langsung kembali kepada Anda. Tidak ada apa pun yang dikirim ke mana pun.

Gabungkan potongan-potongannya. Anda punya surat kuasa, kontrak, korespondensi, dan bukti-bukti sebagai berkas terpisah. Letakkan semuanya ke dalam alat Gabung PDF sesuai urutan yang Anda inginkan dan Anda mendapatkan satu bundel. Pengadilan ingin satu dokumen tunggal yang terindeks, bukan sebelas lampiran, dan inilah cara Anda sampai ke sana tanpa mengirim apa pun ke situs konversi lewat email.

Susun urutannya dengan benar. Hasil pindai tak pernah datang dalam keadaan rapi. Halaman 7 terbalik, bukti-buktinya terbalik urutannya, halaman tanda tangan melompat ke depan. Buka bundelnya di alat Tata Ulang PDF, seret halaman ke urutan yang Anda butuhkan, buang halaman kosong sisa pindaian, dan ekspor. Idenya sama seperti menyusun ulang kertas di meja, hanya saja kertasnya adalah berkas rahasia klien dan tidak melewati server orang asing untuk ditata.

Tandatangani yang perlu ditandatangani. Surat kuasa, formulir wewenang, surat pengantar, persetujuan rutin. Buka alat Tanda Tangan PDF, gambar tanda tangan Anda dengan trackpad atau jari, letakkan di garisnya, unduh. Untuk dokumen sehari-hari, tanda tangan semacam ini sah secara hukum di seluruh UE dan sebagian besar dunia. Ketika sebuah dokumen secara khusus menuntut tanda tangan elektronik tersertifikasi, sebuah akta notaris atau pengajuan tertentu, gunakan layanan berbasis sertifikat yang dibangun untuk itu, karena tanda tangan gambar tak akan memenuhi syarat tersebut. Untuk tumpukan harian, ini sudah persis cukup.

Tiga langkah, satu bundel yang rapi, dan berkasnya tetap berada di perangkat Anda selama prosesnya.

Periksa sendiri dalam semenit

Anda tak perlu percaya begitu saja pada perkataan saya bahwa tidak ada apa pun yang terunggah. Buka alat gabung, tekan F12 untuk membuka DevTools, beralih ke tab Network, centang “Preserve log,” dan susun sebuah bundel dari awal sampai akhir. Amati apa yang terjadi: halaman dimuat di awal, lalu tidak ada apa pun yang bergerak saat Anda menggabungkan dan mengunduh. Jika berkas Anda tak pernah muncul di badan sebuah permintaan, ia tak pernah dikirim.

Mau uji yang lebih keras? Muat alatnya, alihkan laptop Anda ke mode pesawat, dan susun bundelnya dengan jaringan benar-benar mati. Tetap berhasil, karena memang tak pernah ada langkah server sejak awal. Coba itu pada alat yang mengunggah dan Anda akan mendapat pesan kesalahan begitu Anda menekan tombol jalan. Perbedaan itulah yang dipedulikan oleh kewajiban kerahasiaan Anda.

Sebuah kebiasaan yang layak dipertahankan

Anda tak akan membaca kebijakan privasi setiap kali menggabungkan dua PDF pukul enam sore menjelang tenggat pengajuan. Tak ada yang melakukannya. Maka jadikan opsi yang aman sebagai pilihan baku. Pilih alat yang memproses di browser, simpan sebagai bookmark, dan berhenti mengirim berkas klien ke server yang tak bisa Anda lihat. Ini lebih cepat pula, karena tidak ada perjalanan bolak-balik unggah-dan-unduh, dan ia tetap bekerja ketika Wi-Fi kantor putus, yang selalu terjadi pada hari ada sesuatu yang harus diserahkan.

Menyusun dan menandatangani sebuah berkas perkara adalah hal paling tidak menarik yang Anda lakukan sepanjang pekan. Satu-satunya pertanyaan yang nyata adalah apakah dokumen klien tetap berada di kantor saat Anda melakukannya, dan untuk materi yang bersifat rahasia, pertanyaan itu hanya punya satu jawaban yang benar.