PDF layanan kesehatan: rekam medis klinis dan privasi pasien

Seorang pasien mengirim ke klinik sebuah PDF hasil pindai dari ringkasan pulang rawat yang lama. Resepsionis perlu menggabungkannya dengan dua laporan lain sebelum dokter melihatnya. Maka mereka membuka alat PDF gratis pertama yang muncul, menyeret tiga berkas yang penuh diagnosis, daftar obat, dan sebuah nomor jaminan kesehatan nasional, lalu mengeklik gabung.

Tidak ada yang tampak salah. Berkas gabungannya terunduh, dokter membacanya, hari pun berlalu. Tetapi ketiga dokumen itu baru saja meninggalkan klinik dan mendarat di server orang asing, dan dokumen-dokumen itu bukanlah dokumen biasa.

Ini bukan nasihat hukum maupun medis. Saya bukan petugas perlindungan data Anda dan setiap klinik punya aturannya sendiri untuk diikuti. Tetapi data kesehatan berada di kotak yang terpisah dan lebih ketat di bawah GDPR, dan itu mengubah cara Anda seharusnya memperlakukan setiap PDF yang membawanya.

Mengapa data kesehatan diperlakukan berbeda

Sebagian besar data pribadi di bawah GDPR sudah dilindungi. Data kesehatan mendapat lapisan ekstra. Regulasi itu menyebutnya kategori khusus, dan ia sejajar dengan hal-hal seperti keyakinan agama, orientasi seksual, dan data biometrik. Aturan dasar untuk data kategori khusus adalah bahwa memprosesnya dilarang kecuali Anda memenuhi salah satu dari daftar pendek kondisi tertentu, seperti persetujuan eksplisit pasien atau penyediaan perawatan oleh seorang tenaga kesehatan profesional.

Kata “pemrosesan” itu luas. Ia mencakup membaca berkas, menyimpannya, mengubahnya, dan membagikannya. Menggabungkan dua laporan terhitung. Memisahkan sebuah rekam medis untuk mengirim satu halaman terhitung. Mengompresi hasil pindai untuk dikirim lewat email terhitung. Jadi begitu sebuah PDF kesehatan terlibat, Anda sedang menangani kelas data paling sensitif yang diakui hukum, dan ambang untuk menanganinya secara sembrono jauh lebih tinggi.

Sebuah rekam medis klinis juga cenderung membawa lebih dari sekadar diagnosis. Biasanya ada nama, tanggal lahir, alamat, ID pasien, kadang nomor asuransi. Masing-masing dari itu bersifat mengidentifikasi dengan sendirinya. Digabung dengan kondisi medis, semuanya melukiskan gambaran utuh tentang seseorang pada salah satu momen paling pribadinya.

Apa yang sebenarnya dilakukan situs unggah dengan berkas itu

Ketika Anda mengirim PDF itu ke alat online, berkasnya lepas dari kendali Anda. Ia berpindah ke server yang tak Anda jalankan, diproses di sana, dan mungkin di-cache, diantrekan, atau disalin sebelum apa pun kembali. Di bawah GDPR perusahaan itu menjadi seorang pemroses yang bertindak atas nama Anda, dan Anda, klinik atau praktisi, tetap menjadi pengendali yang bertanggung jawab atas data tersebut.

Pengendali memikul kewajiban nyata begitu seorang pemroses terlibat. Anda butuh kontrak tertulis dengan perusahaan itu yang merinci apa yang boleh mereka lakukan dengan data dan kapan mereka menghapusnya. Untuk data kesehatan kategori khusus, Anda juga perlu memastikan keseluruhan rangkaiannya memiliki pengaman yang tepat. Sebuah alat gratis yang Anda temukan lewat pencarian jarang memberi Anda apa pun dari ini. Anda tidak punya kontrak dengan mereka, Anda tidak tahu di mana server mereka berada, dan Anda tak bisa menyebut siapa lagi yang mungkin menyentuh berkas itu.

Ada sisi yang lebih tajam untuk data kesehatan juga. Jika servernya berada di luar UE, Anda telah melakukan transfer internasional atas data kategori khusus, jenis hal yang paling diberi hambatan oleh GDPR. Untuk foto liburan itu tak akan jadi masalah. Untuk laporan onkologi seorang pasien, Anda diam-diam telah menciptakan sebuah masalah yang tak bisa Anda dokumentasikan.

Kebocoran yang harus Anda laporkan

Rekam medis adalah persis yang diinginkan penyerang dan broker data. Riwayat medis yang bocor tak bisa disetel ulang seperti kata sandi. Jika data pasien yang sensitif berakhir terpapar melalui sebuah layanan yang tak bisa Anda jamin, itu bisa menjadi pelanggaran data pribadi, dan pelanggaran yang melibatkan data kesehatan adalah yang paling serius dianggap oleh regulator. Kewajiban pelaporan, pemberitahuan kepada pasien, dan pukulan reputasi bagi klinik semuanya mengikuti dari satu unggahan yang sembrono.

Bagian yang menjengkelkan adalah bahwa tugasnya sendiri, menggabungkan atau mengompresi beberapa berkas, sama sekali tak perlu meninggalkan kantor.

Pertahankan berkas di mesin Anda sendiri

Inilah solusinya, dan ia lebih ringan daripada masalahnya. Jika PDF tak pernah meninggalkan perangkat Anda, tidak ada pemroses luar yang menyentuhnya. Tidak ada kontrak yang harus dikejar, tidak ada transfer yang harus dibenarkan, tidak ada pihak ketiga yang bisa membocorkannya. Anda tetaplah pengendali dan tetap berutang kehati-hatian sebagaimana mestinya kepada pasien, tetapi seluruh lapisan risiko itu sederhananya tidak ada, karena datanya tetap di tempatnya.

Inilah gagasan di balik alat yang berjalan sepenuhnya di browser Anda. Kodenya mengerjakan tugasnya secara lokal, di memori komputer Anda, dan berkasnya tetap di tempat. Begitulah cara kami membangun reader.me. Ketika Anda menggabungkan, memisahkan, atau mengompresi sebuah PDF klinis, ia diproses di browser Anda dan tidak pernah mencapai server kami. Jika Anda ingin bukti, buka DevTools browser, amati tab Network saat Anda bekerja, dan Anda tak akan melihat apa pun yang berisi dokumen Anda keluar.

Dua pekerjaan sehari-hari paling penting untuk berkas kesehatan:

• Ketika sebuah rekam medis datang dengan kata sandi dan Anda mengetahuinya, Anda bisa menghapus kata sandi itu secara lokal agar berkasnya lebih mudah dikerjakan, tanpa mengirimnya ke mana pun.
• Ketika Anda perlu mengirim sebuah rekam medis dan ingin menguncinya terlebih dahulu, Anda bisa mengenkripsi PDF dengan kata sandi langsung di mesin Anda, lalu membagikannya melalui saluran yang diharapkan pasien.

Kebiasaan untuk klinik, dokter, dan pasien

Beberapa aturan sederhana menjaga PDF kesehatan tetap aman dari masalah:

• Perlakukan setiap dokumen klinis sebagai data kategori khusus. Ringkasan pulang rawat, hasil lab, resep, surat rujukan, dan formulir persetujuan semuanya memenuhi syarat, bahkan satu halaman pindaian sekalipun.
• Jangan pernah menyeret rekam medis pasien ke alat online sembarangan. Tidak ada kontrak dan tidak ada lokasi server yang jelas berarti alat itu tak boleh mendapatkan data pasien Anda, titik.
• Jadikan alat yang berjalan di browser Anda sebagai pilihan baku untuk pekerjaan rutin seperti menggabungkan, memisahkan, atau mengompresi. Jika ia bekerja secara lokal, tidak ada pemroses yang perlu diperiksa dan tidak ada yang melintasi perbatasan.
• Kunci berkas sebelum Anda mengirimnya. Sebuah kata sandi pada PDF dan saluran pengiriman yang masuk akal mengalahkan lampiran terbuka.
• Jika Anda adalah pasiennya, tanyakan bagaimana klinik Anda menangani berkas Anda. Anda berhak melakukannya.

Aturan seputar data kesehatan terdengar berat, dan memang demikian, karena datanya pun begitu. Tetapi solusi hariannya kecil. Pertahankan berkas di mesin Anda, gunakan alat yang tidak mengunggah, dan bagian terberat dari masalah ini tak akan pernah sampai kepada Anda. Jika Anda ingin versi yang lebih panjang tentang bagaimana mengunggah memicu kewajiban-kewajiban ini, saya menulis tentang GDPR dan mengunggah PDF secara terpisah.