Cara Menggabungkan Struk Hasil Pindai Menjadi Satu PDF untuk Laporan Pengeluaran

Sudah akhir bulan dan ponsel Anda penuh foto struk: taksi, tagihan hotel, dua kali makan siang, tinta printer yang terpaksa dibeli seseorang di menit terakhir. Sistem pengeluaran Anda menginginkan satu file per laporan, bukan empat belas JPG miring dengan nama IMG_4821 sampai IMG_4834. Akhirnya Anda berjuang dengan aplikasi ponsel yang memotong gambar dengan buruk, atau membuka laptop dan mengerjakannya dengan benar.

Mengerjakannya dengan benar sebenarnya lebih cepat dari yang terlihat, dan ini menyelesaikan masalah yang baru disadari orang setelah terlambat: foto-foto itu biasanya memuat nomor kartu, alamat hotel, kadang nama lengkap dan tanda tangan. Bukan sesuatu yang ingin Anda proses lewat konverter daring sembarangan.

Mengapa satu PDF lebih baik daripada folder foto

Tim keuangan memproses laporan pengeluaran, bukan menyelidikinya. Satu PDF dengan setiap struk berurutan dan tegak lurus adalah sesuatu yang bisa dibuka sekali oleh peninjau dan diperiksa dalam tiga puluh detik. Folder berisi gambar lepas, sebagian miring, sebagian buram, sebagian terduplikasi karena struk yang sama tidak sengaja difoto dua kali, memicu pertanyaan dan menunda penggantian biaya Anda.

Ada juga sisi audit. Banyak perusahaan diwajibkan menyimpan bukti pengeluaran selama bertahun-tahun. Folder gambar yang bisa diurutkan ulang, dihapus, atau diganti namanya oleh siapa saja yang punya akses bukanlah bukti yang bagus. Satu PDF gabungan dengan nomor halaman jauh lebih mendekati apa yang sebenarnya diinginkan auditor.

Alur kerjanya

Anda tidak perlu mengonversi setiap struk satu per satu lalu menggabungkan hasilnya. Lakukan dalam dua langkah singkat.

1. Ubah foto Anda menjadi PDF. Buka Gambar ke PDF dan masukkan foto struk Anda. Urutan penting di sini, kebanyakan alat memungkinkan Anda menyeret thumbnail, jadi susun sesuai urutan yang diharapkan laporan pengeluaran Anda, biasanya kronologis adalah yang paling aman. Jika ada beberapa foto yang miring, putar dulu sebelum digabungkan, jauh lebih mudah memperbaiki satu halaman sekarang daripada menyadarinya nanti terkubur di dalam file dua belas halaman.

2. Perkecil ukuran file sebelum mengirimkannya. Kamera ponsel menghasilkan gambar berukuran besar, dan selusin foto yang ditumpuk dalam satu PDF bisa dengan mudah mencapai 20-30 MB. Kebanyakan portal pengeluaran membatasi unggahan jauh di bawah itu, dan lampiran email juga tersendat pada ukuran segitu. Proses hasilnya lewat Kompres PDF dan biasanya Anda akan mendapatkan file dengan ukuran jauh lebih kecil, tetap terbaca jelas bagi siapa pun yang meninjaunya. Struk tidak perlu kualitas cetak, cukup terbaca, jadi pengaturan kompresi agresif biasanya cocok di sini.

Itulah seluruh prosesnya: foto masuk, satu PDF keluar, cukup kecil untuk dilampirkan di mana saja.

Beberapa hal yang membuat hasilnya lebih rapi

Potong bagian meja, dompet, atau tepi tangan Anda sebelum digabungkan, jika aplikasi kamera memungkinkan. Ini hal kecil tapi membuat PDF akhir terlihat disengaja, bukan seperti tumpukan jepretan asal. Jika sistem pengeluaran Anda meminta struk dikelompokkan berdasarkan kategori (perjalanan, makan, perlengkapan), lebih baik membuat PDF kecil terpisah per kategori daripada satu file raksasa berisi lima puluh halaman dalam urutan acak, peninjau akan berterima kasih pada Anda.

Jika Anda mengurus laporan pengeluaran untuk orang lain, misalnya Anda manajer kantor yang mengumpulkan struk dari seluruh tim, tahan godaan untuk langsung meneruskan foto semua orang ke drive bersama. Gabungkan struk setiap orang menjadi PDF masing-masing seiring berjalannya waktu. Ini lebih rapi, dan berarti Anda tidak menyimpan data pembayaran orang lain lebih lama dari yang diperlukan.

Mengapa melakukan ini di browser Anda penting

Gambar struk adalah data keuangan pribadi: detail kartu, lokasi pembelian, kadang alamat rumah pada slip pengiriman. Banyak alat gratis “gabungkan gambar saya jadi PDF” bekerja dengan mengunggah file Anda ke server, memprosesnya, lalu mengirimkan tautan kembali. Anda tidak tahu berapa lama gambar itu tersimpan di sana atau siapa lagi yang bisa melihatnya.

Reader.me berjalan sepenuhnya di browser Anda. Saat Anda menggabungkan atau mengompres struk, gambar tidak pernah meninggalkan perangkat Anda, tidak ada unggahan, tidak ada salinan di sisi server, tidak ada menunggu antrean orang lain. Anda bisa memeriksanya sendiri: buka alat pengembang browser Anda, perhatikan tab Network saat memproses file, dan Anda akan melihat tidak ada yang keluar. Jika Anda lebih suka tidak mempercayai kata-kata kami begitu saja, putuskan koneksi internet dan coba, alat-alatnya tetap berfungsi.

Lain kali laporan pengeluaran jatuh tempo, lewati folder foto yang berantakan. Gabungkan struk, perkecil filenya, kirim, selesai.