Finanzas y asesorías: PDF con datos bancarios sin subirlos

Una oficina de finanzas funciona con documentos que se leen como el mapa de la vida entera de alguien. Extractos bancarios donde aparece cada café y cada ingreso de nómina. Declaraciones de la renta. Certificados de titularidad de cuenta. Pólizas de préstamo con el IBAN impreso arriba del todo. Resúmenes de inversión con los saldos al céntimo. Si trabajas en asesoría, patrimonio o planificación financiera, esta es tu materia prima, y casi toda llega en PDF.

Luego viene la parte aburrida. Hay que juntar los tres últimos meses del extracto en un archivo. El mandato firmado tiene que pesar menos para que entre en el límite de un portal. La carta de encargo necesita una firma antes de que el banco mueva nada. Nada de esto es difícil. La duda es dónde pasa.

Qué hay impreso de verdad en esas páginas

Conviene ser concreto sobre lo que hay en la hoja cuando un PDF financiero sale de tus manos.

Un solo extracto bancario suele llevar el número de cuenta o IBAN completo, el nombre y la dirección del titular, y un registro movimiento a movimiento de cómo vive esa persona. Una declaración añade el DNI, los ingresos declarados, las deducciones y, a menudo, los datos de la pareja. Un certificado de cuenta ata a una persona real con un saldo real. Junta unos cuantos de estos y tienes lo suficiente para suplantar a alguien ante su propio banco, o para montar un perfil de sus finanzas que da miedo de lo completo que es.

Esos son los datos que mueves cada vez que arreglas un PDF antes de reenviarlo.

La subida que nadie ve como una subida

La mayoría de las herramientas PDF online funcionan igual por dentro. Tu archivo sube a su servidor, la unión o la compresión se ejecuta allí, y el resultado baja. La página que promete “archivos borrados en una hora” puede ir en serio. Aun así no puedes comprobarlo, y la Agencia de Protección de Datos no acepta “lo decía la web” como diligencia debida.

Una vez que el extracto de un cliente está en el servidor de un tercero, aunque sea un minuto, el control se acabó. Logs y copias de seguridad pueden guardar copias más allá del plazo prometido. El servidor puede sufrir una brecha. La herramienta puede correr sobre infraestructura que no es suya y pasar el archivo por almacenamiento y colas de procesamiento que nadie te mencionó. Un extracto que nunca sale de tu máquina no puede aparecer en una brecha de otro sitio.

Para una firma financiera esto no es una preocupación abstracta. Eres un negocio regulado que maneja justo los datos que más quieren las redes de fraude. Un número de cuenta y un nombre sacados de un extracto filtrado son el punto de partida para una estafa de ingeniería social contra el banco del cliente. La brecha no tiene por qué ser la tuya para que el marrón acabe en tu mesa.

Qué te exigen las normas

Cuando una asesoría o un despacho financiero maneja los documentos de un cliente, el RGPD trata esos datos como algo que guardas en confianza, no como algo que puedas mandar por cualquier web gratuita que sea rápida. Estás tratando datos personales por cuenta de otros, y eso trae deberes.

Se espera que apliques medidas técnicas adecuadas para mantenerlos seguros (artículo 32). Los datos financieros pesan más, porque el daño de una filtración es directo e inmediato. Debes conocer a cada parte de la cadena, y una web de PDF cualquiera que recibe un archivo subido es un tercero en esa cadena, casi siempre sin contrato y sin saber quién eres. Si esa web sufre una brecha, quien paga el plato roto es el cliente cuyo extracto quedó expuesto, y quien tiene que explicar por qué el archivo estaba allí es tu despacho.

Subir la declaración de un cliente a una herramienta desconocida para ahorrar treinta segundos es difícil de defender ante quien luego pregunte. La mayoría de quienes lo hacen nunca se imaginaron el archivo saliendo de la oficina. La herramienta se sentía como una calculadora.

Que el archivo no salga del dispositivo

Hay otro tipo de herramienta PDF. En lugar de mandar tu archivo a un servidor, ejecuta toda la operación dentro del navegador. El código se descarga a tu dispositivo una vez, el PDF se abre y se modifica en la memoria del propio navegador, y el archivo terminado se guarda de vuelta en la misma máquina. El documento no viaja.

Así funciona reader.me, y por eso encaja con documentos financieros. Cuando comprimes un PDF para que un mandato firmado entre en el límite de tamaño de un portal, el archivo se procesa en tu ordenador, en tu navegador. No nos subes nada, porque no hay paso de servidor al que subir. Cierras la pestaña y la memoria de trabajo desaparece.

No hace falta que te lo creas por fe. Abre las DevTools del navegador, ve a la pestaña Network, ejecuta una compresión y observa. Ninguna petición se lleva tu archivo. Si el extracto bancario no aparece en el cuerpo de ninguna petición, no se mandó a ningún sitio. Es una comprobación que puedes hacer una vez y enseñar a tu responsable de cumplimiento.

Proteger y firmar, también en tu máquina

Dos tareas salen sin parar en el trabajo financiero, y las dos pueden quedarse en local.

La primera es blindar un archivo. Antes de enviar a un cliente su extracto por correo o mandar un resumen fiscal a un tercero, puedes poner contraseña al PDF para que solo lo abra la persona indicada. El cifrado se aplica en tu navegador, en tu dispositivo. El original sin proteger nunca sale de tu máquina, y la contraseña tampoco.

La segunda es firmar. Cartas de encargo, mandatos y autorizaciones necesitan una firma, y el reflejo de siempre es imprimir, firmar, escanear y subir a una web de firma. En su lugar puedes firmar el PDF en el navegador, colocar tu firma sobre la página y guardar el archivo firmado en local. Sin impresora, sin subida, sin un tercero guardando un documento que autoriza mover dinero.

Que sea un hábito, no algo de una vez

El cambio es pequeño. Antes de meter cualquier PDF financiero de un cliente en una herramienta web, pregúntate si procesa en el navegador o en un servidor. Si no lo sabes, haz la prueba de DevTools una vez y zánjalo. Elige una herramienta client-side y déjala como predeterminada del despacho; luego ponlo por escrito en tus procedimientos para que sobreviva a la próxima incorporación.

Encima es más rápido. Sin ida y vuelta de subida y descarga, y sigue funcionando cuando se cae la conexión de la oficina. Para un documento que lista el IBAN de un cliente y tres meses de sus gastos, hacer esto bien no es trabajo extra. Es el trabajo.

Para el panorama completo de por qué subir archivos sensibles es un problema de entrada, lee nuestro artículo sobre el RGPD y subir PDF a la nube.