La factura y su XML: papeleo que tiene que viajar junto

Hay documentos que solos no sirven de nada. La factura en PDF es la parte que se lee; el XML de detrás es lo que procesa el programa de contabilidad de tu cliente. El informe es la parte que se lee; la hoja de cálculo con los números es lo primero que te van a pedir en cuanto alguien discuta un total. Si mandas solo el PDF, falta media faena. Y si mandas los dos archivos sueltos por correo, se separan en cuestión de días, porque alguien reenvía uno y se deja el otro, o el gestor de correo se come el adjunto, o llega el día de ordenar carpetas.

El formato PDF lleva años resolviendo esto de una forma que no es ningún apaño: los otros archivos pueden ir dentro del propio PDF. En reader.me ya se hace desde el navegador con adjuntar archivos a un PDF. Eliges el documento, eliges lo que va dentro y guardas. Sale un solo archivo.

Qué significa aquí “dentro”

No es un enlace ni un zip con un PDF metido. Los archivos se escriben en la estructura interna del PDF como archivos incrustados. Abres el resultado en cualquier lector decente y aparece el clip o el panel de adjuntos con la lista de lo que lleva y un botón para volver a sacarlos. Las páginas quedan exactamente igual que estaban, sin sellos, sin marcas y sin nada movido de sitio.

Lo interesante es que así el adjunto sobrevive a todo lo que normalmente separa dos archivos: el reenvío del correo, la subida al portal del cliente, el rescate de la carpeta compartida seis meses después. Si el PDF llegó, la hoja de cálculo llegó con él.

Vale cualquier tipo de archivo, no hace falta que sea otro PDF. Hojas de cálculo, XML, CSV, imágenes, un .zip con los datos en bruto o el .eml del hilo de correo donde empezó todo.

Dónde compensa de verdad

Los casos buenos son de lo más concretos:

• Una factura y su versión estructurada. Es justo como funcionan los formatos híbridos de factura electrónica tipo Factur-X o ZUGFeRD: un PDF que lee una persona y que lleva dentro el XML que procesa una máquina. Un archivo, dos destinatarios y ninguna posibilidad de que las dos versiones acaben diciendo cosas distintas.
• Un informe y la hoja de cálculo de la que salen los números. Quien lo revise va a querer comprobar una cifra, y con el libro adjunto le has contestado el correo antes de que lo escriba.
• Un contrato firmado y el presupuesto original. El PDF que firmasteis, llevando dentro la versión que te mandó el cliente en el formato en que te la mandó. Viene de perlas el día que alguien recuerda el precio de otra manera.
• Un artículo y sus datos en bruto. En investigación esto se lleva haciendo mucho tiempo, y es de las pocas maneras de que un conjunto de datos siga pegado a las conclusiones que salieron de él.

Si ya trabajas así con presupuestos y facturas, esto encaja con el flujo que contamos en facturas y contratos sin subir nada a ningún sitio: firmas, adjuntas y mandas, todo en tu equipo.

Dicho claro: los adjuntos no van cifrados

Esta parte suele quedar escondida al final de las explicaciones, así que va aquí en medio. Un archivo adjunto dentro de un PDF no está cifrado. Va comprimido, que es otra cosa muy distinta. Cualquiera que tenga el PDF tiene el adjunto, y sacarlo son dos clics en cualquier lector.

La regla es fácil de recordar: si no lo mandarías como adjunto de un correo, tampoco lo metas aquí. Los datos bancarios del cliente, el desglose interno de costes o los datos personales de gente que no pinta nada en esa conversación se quedan fuera, por muy cómodo que resultara.

Y una costumbre relacionada que conviene coger: saber qué lleva ya un documento antes de reenviarlo. Los adjuntos son una de las cosas que un PDF puede transportar sin que se vea en la página, que es de lo que va revisar los metadatos ocultos de un PDF antes de que salga de tu ordenador. Si quieres la foto completa de un archivo que te han mandado, metadatos PDF te enseña lo que declara por dentro.

Primero te enseña lo que ya hay

Antes de tocar nada, la herramienta lista los adjuntos que el documento ya lleva. Suena menor y no lo es: llegan bastantes PDF con cosas dentro sin ninguna pista en la página. Ves esa lista y puedes descargar esos archivos antes de añadir nada tuyo.

Añadir nunca sustituye. Lo que hubiera dentro sigue dentro, con su nombre, y sale por el otro lado. Si un archivo que añades se llama igual que uno que ya estaba, el nuevo se numera (informe (2).csv) para que el lector no te muestre dos filas idénticas.

También ves cuánto van a engordar el documento. Los archivos de texto tipo CSV o XML comprimen bien y casi no se notan. Lo que ya viene comprimido, como un JPEG, un zip u otro PDF, entra ocupando prácticamente lo mismo que ocupaba, porque ahí ya no queda nada que apretar.

Los límites y lo único que no hace

Veinte archivos y 50 MB en total por pasada. En iPhone el navegador da bastante menos memoria a una pestaña, así que la herramienta baja sola su propio techo en lugar de dejar que la pestaña se muera a medio camino.

La única negativa: no adjunta sobre un PDF protegido con contraseña. Meter archivos implica reescribir la estructura del documento, y hacerlo medio a ciegas sobre un archivo cifrado es la mejor receta para corromperlo. Quita la contraseña, adjunta y vuelve a proteger el resultado si lo necesitas.

Todo pasa en tu navegador. Ni el PDF, ni la hoja de cálculo, ni el XML de la factura se suben a ningún sitio, porque en esta operación no hay servidor por medio. Que para un documento que lleva dentro los números de tu cliente es más o menos toda la gracia.