Nóminas y contratos en RRHH: qué exige el RGPD

Una mesa de RRHH es de los sitios con más datos sensibles de cualquier empresa. Un martes normal, una sola persona abre una nómina, un contrato firmado, un parte de baja, un certificado bancario y una copia del DNI de alguien. Cada una de esas cosas es un PDF, y cada PDF habla de una persona real que nunca llega a ver cómo se maneja.

Ese es el trabajo. La duda es qué espera el RGPD que hagas con todo eso, y dónde encaja el trasiego diario de PDF dentro de las reglas.

Los datos que toca RRHH son de los delicados

No todos los datos personales pesan igual bajo el RGPD. Un correo de trabajo es un dato personal. Una cifra de sueldo también, pero pesa más, y RRHH está sentado sobre un montón.

Las nóminas dicen cuánto cobra cada uno. Los contratos recogen condiciones, a veces cláusulas sobre salud o situación familiar. Un parte de baja puede revelar una enfermedad, que es una categoría especial de datos con protección extra. Los datos bancarios abren la puerta al fraude. El DNI y el número de la Seguridad Social son justo lo que busca quien quiere suplantar a alguien. Junta todo eso en un departamento y tienes un objetivo.

Al RGPD le preocupa más este material porque el daño de una filtración es mayor. Una lista de marketing filtrada es una molestia. Un montón de nóminas y escaneos de DNI filtrados puede destrozar las finanzas y la tranquilidad de una persona.

Qué te pide de verdad la norma

No hace falta memorizar el reglamento para cumplirlo. Unos pocos deberes cubren casi todo lo que hace RRHH con estos archivos.

Mantén los datos seguros. El artículo 32 pide medidas técnicas y organizativas adecuadas. Dicho en claro, los archivos deben protegerse de forma acorde a lo sensibles que son. Una nómina merece más cuidado que el menú del comedor.

Usa solo lo que necesitas, durante el tiempo que lo necesitas. Recoges un contrato para gestionar el empleo, no para guardarlo eternamente en una carpeta compartida que media oficina puede leer. Cuando el motivo desaparece, el archivo debería irse también.

Sabe por dónde viajan los datos. Cada vez que un archivo sale de tu control, deberías saber quién lo recibe y para qué. Si entregas datos personales a un servicio externo que los trata por ti, ese servicio es un encargado del tratamiento, y debería existir un contrato que regule qué puede hacer con ellos.

Ten con qué responder. Si algo sale mal, tienes que poder demostrar que tomaste medidas razonables. “Lo subí a una web gratis que salió en el buscador” no es una medida que vayas a querer defender.

Adónde va el archivo forma parte del trabajo

Aquí está el hueco que pilla a la gente con buena intención. En RRHH se piensa mucho en quién puede abrir la carpeta compartida, y luego se unen dos nóminas en la primera web de PDF que aparece. Todo ese control de acceso a la carpeta no sirve de nada si el archivo se sube a otro sitio treinta segundos después.

La mayoría de las herramientas PDF online funcionan mandando tu archivo a su servidor, ejecutando la operación allí y devolviéndote el resultado. El archivo aterriza en una máquina que no es tuya, gestionada por una empresa que nunca revisaste, en un lugar que no sabes nombrar. Igual lo borran cuando toca. Igual una copia de seguridad guarda un duplicado. Igual todo corre sobre infraestructura alquilada que pasa tu archivo por almacenamiento del que nunca sabrás. No puedes comprobarlo, y la persona cuyo parte de baja acabas de mandar por internet, tampoco.

Para un parte de baja o un certificado bancario, esa copia subida es el punto débil. Un archivo que nunca sale del portátil de RRHH no puede quedar expuesto en una brecha que ocurre en el servidor de otra persona.

Hacer el trabajo en tu propio equipo

Existe un tipo de herramienta PDF que no sube nada. Toda la operación corre dentro del navegador, en el mismo ordenador que ya estás usando. El código se carga una vez, tu PDF se abre en la memoria del navegador, haces el trabajo, y el archivo terminado se guarda de vuelta en tu máquina. No se manda nada fuera, porque no hay paso de servidor al que mandarlo.

Así funciona reader.me, y por eso encaja con los documentos de RRHH. Juntar un grupo de nóminas, sacar unas páginas de un contrato, reducir el peso de un escaneo para que entre en un correo, todo pasa en tu ordenador. Cierras la pestaña y la memoria de trabajo se va con ella.

No hace falta que me creas. Abre las DevTools del navegador, ve a la pestaña Network, ejecuta una operación y mira. Ninguna petición se lleva tu archivo. Si el archivo no aparece en el cuerpo de ninguna petición, no se mandó a ningún lado. Esa es la clase de comprobación que le gusta al artículo 32, porque puedes demostrarla de verdad.

Dos cosas que vale la pena hacer hoy

Protege los archivos que salen de la oficina. Cuando mandas una nómina o un contrato por correo, el correo en sí casi nunca es seguro de extremo a extremo. Pon una contraseña al PDF antes, para que el documento no le sirva de nada a quien lo intercepte o al destinatario equivocado. Puedes hacerlo en tu propio equipo con proteger PDF, sin subir nada, y pasar la contraseña por otro canal, como una llamada.

Firma sin imprimir y reescanear. Los contratos y las aprobaciones necesitan firma, y la rutina de siempre de imprimir, firmar, escanear y tirar el papel deja copias sueltas por todas partes. Añadir la firma al PDF directamente deja un único archivo limpio y se salta el rastro de papel. La herramienta de firmar PDF lo hace en el navegador, así que el contrato nunca sale de tu ordenador para firmarse.

El trasiego diario de PDF en RRHH parece anodino, y ahí está la trampa. Unir dos archivos o firmar un contrato lleva segundos, y en esos segundos los datos sensibles se quedan donde están o salen sin que nadie se entere. Si quieres la versión larga de cómo se ve esto cuando los documentos pasan por una gestoría, cuando tu gestoría sube tus nóminas lo cuenta. Mantén el trabajo en el equipo y la parte del RGPD se vuelve mucho más sencilla.