Membrete, sellos y plantillas cuando se acaba el papel preimpreso

En casi toda oficina pequeña hay un armario con una caja de papel con membrete. Alguien encargó quinientas hojas hace cuatro años, desde entonces han cambiado el logo, y la impresora que lo tragaba bien ya no está. Mientras tanto el contrato hay que mandarlo esta tarde y parece salido de un procesador de textos, porque salió de ahí.

El sello de goma vive en el mismo cajón. PAGADO, COPIA, RECIBIDO, el de los datos fiscales del albarán. Sigue funcionando, siempre que imprimas el documento, lo selles, lo escanees y aceptes que lo que mandas ya no es una página sino la foto de una página.

Nada de eso tiene que pasar por el papel. Puedes poner una hoja de membrete, un sello o una plantilla encima de un PDF, y la herramienta de superponer PDF lo hace en tu navegador, sin que el archivo salga a ninguna parte.

Lo que una oficina pequeña sella de verdad

Con cuatro casos está cubierto casi todo.

El membrete. Una página de PDF con el logo, la dirección, el CIF y lo que ponga el pie. Va en todas las páginas del documento, y su sitio es debajo del texto, igual que la tinta quedaba debajo de lo que escribías encima.

El sello. Un PAGADO cruzando una factura, un COPIA en el duplicado. Ese va encima, rebajado para que se siga leyendo lo de abajo.

La plantilla. El impreso en blanco que usa tu proceso (el albarán, la hoja de entrada, el parte de revisión), emparejado página a página con un documento que solo trae los datos. La uno debajo de la uno, la dos debajo de la dos.

La hoja de firmas. Una página suelta que tiene que ir con un lote de documentos, o un bloque de pie que se repite al final de cada página de un acuerdo.

Dos de esos repiten la misma hoja en todas las páginas y otro empareja de una en una. De ahí los dos modos: repetir la primera página de lo que va encima, o ir en orden. Si en el segundo los números no cuadran, las páginas que se quedan sin pareja siguen igual y la herramienta te lo dice.

Ponerlo detrás: la opción que casi nadie ofrece

Poner algo encima de una página de PDF lo hace cualquiera. Ponerlo detrás no, y detrás es justo donde tiene que ir un membrete. Un logo pintado sobre tus párrafos es una marca de agua. Un logo pintado debajo es papelería.

El camino evidente para dejar algo detrás de tu contenido es fabricar un documento nuevo, pintar primero el membrete y pegar encima tu página original. Visualmente funciona y por dentro lo destroza todo: tu página pasa a ser un dibujo, los enlaces dejan de ser pinchables, los comentarios desaparecen y los campos de formulario se convierten en el dibujo de unos campos de formulario.

Hay otra vía. Una página de PDF no tiene por qué guardar sus instrucciones en un solo bloque: puede guardar una lista que el lector recorre de principio a fin, y lo que se pinta después tapa a lo de antes. Así que el membrete se añade como bloque nuevo y se mueve al principio de esa lista. Se pinta primero, tu documento cae encima, y no se reescribe ni un byte del original. Los enlaces siguen yendo a su sitio, las anotaciones siguen ahí y los campos de formulario siguen rellenables, que importa bastante si a lo que le pones membrete es un impreso que alguien tiene que completar.

El caso en el que “detrás” no va a funcionar

Si la página base pinta un fondo sólido (un rectángulo blanco a página completa, que es lo que hace prácticamente cualquier escaneo), tapará lo que pongas detrás. El membrete está ahí, debajo, y no se ve.

No hay truco que lo salve. La página lo está tapando de verdad, y la única salida sería repintar el documento entero, que es precisamente lo que estamos evitando. Escaneos y membrete no se llevan. Si lo que vas a marcar es un documento escaneado, pon el sello encima y listo.

Lo que engorda el archivo

En modo repetir, lo que va encima se incrusta una sola vez y se reutiliza en cada página. Un membrete de 200 KB en un informe de 300 páginas suma 200 KB al archivo, no 60 MB. Sorprende a quien se imagina el logo pegado trescientas veces, y es la diferencia entre un informe que puedes mandar por correo y uno que no.

Los demás ajustes

La opacidad va de invisible a sólido. Un sello al 30 % se lee como sello; al 100 % se come la línea sobre la que cae. El membrete suele querer opacidad entera, porque de todos modos va debajo.

La posición son cinco sitios: el centro o cualquiera de las cuatro esquinas, a ras del borde. A un membrete a página completa le da igual; a un logo de esquina no.

El tamaño. Si lo que va encima es más grande que la página sobre la que cae, se reduce para que entre entero, sin deformarlo. Nunca se agranda, y las páginas de tu documento no cambian de tamaño en ningún caso.

La capa se queda como capa. Lo que pones encima no se funde con tu texto. Los dos se pueden seleccionar y siguen siendo dos cosas distintas. Para un logo o un sello es exactamente lo que quieres. Si lo que buscabas era fusionar dos documentos en una página editable de verdad, esta no es la herramienta.

Dónde encaja con lo demás

Sellar suele ser el último paso. Se hace la factura y luego va el PAGADO. Se redacta el contrato y luego va el membrete debajo. Si lo que necesitas es un BORRADOR en diagonal en todas las páginas y no una hoja entera de papelería, la marca de agua es el camino corto: dibuja texto o una imagen sin necesidad de un segundo PDF.

Y todo pasa en tu máquina. La herramienta lee los dos archivos en la memoria del navegador, hace el trabajo ahí y te devuelve el resultado. Un contrato con el nombre de un cliente y un membrete con tu CIF no tienen por qué visitar el servidor de nadie para juntarse. Tampoco hace falta que te fíes de mi palabra: aquí tienes cómo comprobar que una web de PDF no sube tu archivo. Y si eres tú quien se come toda la administración, el resto del papeleo de autónomo funciona igual.

La caja de papel con membrete puede quedarse en el armario.