El PDF viene en tamaño Carta y aquí todo es A4

Vas a presentar un documento en una sede electrónica y te lo devuelve: el formato no es válido, se pide A4. O peor, lo cuelas, pero cuando alguien lo imprime al otro lado sale con el pie de página cortado y los márgenes descuadrados. Miras el archivo y no le ves nada raro. Lo raro está en un número que no se ve: el PDF está maquetado en tamaño Carta.

Carta es el estándar de papel de Estados Unidos y Canadá: 216 × 279 mm. Aquí usamos A4: 210 × 297 mm. Se parecen lo suficiente como para que en pantalla no notes nada, y se diferencian lo bastante como para que en papel se note siempre. Carta es 6 mm más ancho y 18 mm más corto. Esos 18 milímetros tienen que ir a alguna parte, y normalmente van al pie de página.

Si te llegan documentos de fuera con cierta frecuencia, lo limpio es cambiarle el tamaño al archivo una vez con Cambiar el tamaño de página y olvidarte, en vez de pelearte con el diálogo de impresión cada vez.

De dónde salen estos archivos

No hace falta trabajar con clientes americanos para toparse con Carta. Aparece más de lo que parece:

• Contratos, NDAs y facturas de empresas estadounidenses, que salen así por defecto de sus plantillas.
• Artículos científicos y actas de congresos, donde media industria maqueta en Carta.
• Documentos generados por software configurado con el idioma del sistema en inglés de EE. UU., que elige Carta sin preguntar.
• Escaneos hechos con un equipo mal configurado, o bandejas de escáner que meten alguna hoja en Oficio.

Por qué “ajustar a la página” no es la solución

Todos los controladores de impresión tienen su versión de “ajustar al tamaño del papel” o “reducir páginas grandes”. Funcionan, en el sentido de que la tinta acaba en el papel. El problema es lo que no hacen.

No tocan el archivo. Escalan en el momento de imprimir, así que la siguiente persona que abra ese PDF vuelve a empezar desde cero, y con otra impresora le saldrá otra cosa.

Y a veces escalan sin avisar. Un documento enviado a imprimir “a tamaño real” en un equipo que ignora el desajuste recorta lo que se sale de la hoja, sin más. Ahí es donde desaparecen los pies de página y los números.

Para una sede electrónica que valida el tamaño de página, además, el diálogo de impresión no sirve de nada: lo que se comprueba es el archivo.

Qué pasa cuando cambias el tamaño de verdad

Cambiar el tamaño reconstruye cada página en el formato que pidas y coloca el contenido escalado y centrado dentro. El archivo ya es un A4 y se comporta como tal en cualquier equipo. Sueltas el PDF, eliges A4 y guardas.

Tres cosas conviene saberlas antes:

• Las proporciones se mantienen. El contenido se escala igual en los dos ejes, así que no se deforma nada. Como Carta y A4 no tienen la misma forma, te quedan un par de milímetros de margen extra en un eje. Es lo correcto. Deformar el contenido para llenar hasta el último milímetro es una opción aparte, que hay que marcar a propósito y que deja el texto con un aspecto ligeramente raro.
• Cada página conserva su orientación. Si en medio del documento hay una página apaisada, una tabla ancha o un plano, sigue apaisada y pasa a ser un A4 apaisado. Nada gira solo.
• Los tamaños mezclados se igualan. En un escaneo largo es habitual que haya hojas en Carta, otras en A4 y alguna en Oficio. Puedes llevarlo todo a A4 o igualarlo al tamaño de la primera página, que va bien cuando el documento ya empieza como quieres y solo hay que alinear el resto.

Lo que se pierde por el camino

Cada página se vuelve a dibujar en el tamaño nuevo, y eso tiene un precio que conviene conocer antes de darle al botón. Las anotaciones no sobreviven: enlaces, comentarios, subrayados. Los campos de formulario tampoco, ni los marcadores. Los metadatos del documento sí se conservan, y tu archivo original no se toca en ningún momento.

En la práctica, el orden importa. Si el contrato todavía hay que rellenarlo o firmarlo, hazlo primero y cambia el tamaño después. Si el PDF es un informe de 300 páginas donde los marcadores son la única forma de moverse, piensa si merece la pena perderlos por una impresión puntual.

Cambiar el tamaño no es recortar

Se confunden a menudo. Recortar PDF mete el borde visible hacia dentro para esconder márgenes blancos enormes; el contenido sigue midiendo lo mismo. Cambiar el tamaño conserva la página entera y cambia lo que mide la hoja, escalando el contenido para que quepa.

Un libro escaneado con cinco centímetros de blanco alrededor pide recorte. Un documento en el estándar de papel equivocado pide cambio de tamaño. Y si estás juntando material de varias fuentes en un solo dosier, como al combinar recibos en un PDF, igualar los tamaños antes de unir deja el archivo final mucho más presentable.

Sin subir el documento a ningún sitio

Los documentos que llegan en el formato equivocado no suelen ser inocentes: contratos laborales, facturas, informes médicos, escritos de un despacho extranjero. Pasarlos por un conversor online cualquiera para resolver un problema de tamaño de papel significa dejar un documento privado firmado en un servidor del que no sabes nada.

reader.me hace todo esto en tu navegador. El archivo se lee en la memoria de tu propio equipo, las páginas se reconstruyen ahí y el PDF nuevo se guarda directo en tus descargas. No se sube nada. Abre la pestaña Network de las herramientas de desarrollador mientras trabajas y lo ves, o desconecta el wifi y hazlo sin conexión, igual que al comprimir un PDF sin subirlo. Sigue funcionando, porque no había nada que enviar.

La próxima vez que te llegue algo en Carta, arregla el archivo una vez en vez de discutir con la impresora en cada equipo por el que pase.