El adjunto es demasiado grande: parte el PDF en vez de machacarlo

El correo vuelve en dos segundos: “no se ha podido entregar, el archivo adjunto supera el límite”. Gmail corta en 25 MB, Outlook en 20 y muchos servidores de empresa bastante más abajo. Los formularios son peores todavía. Hay sedes electrónicas que no pasan de 10 MB y no te lo dicen hasta que has rellenado los quince campos anteriores.

Tienes dos salidas: que el archivo pese menos o que sea más corto. Casi todo lo que se lee por ahí va de la primera.

Cuándo comprimir no vale

Comprimir funciona tirando detalle de las imágenes, y en muchos documentos ese cambio compensa. En otros no. Una escritura escaneada donde el sello del notario tiene que leerse. Las fotos de obra de un informe pericial. Un manual técnico de 300 páginas en el que los planos son justo lo que importa.

Y luego está el caso en el que comprimir ni siquiera te saca del apuro. Un escaneo de 90 MB que baja a 40 sigue siendo un archivo de 40 MB, y para bajar de ahí tienes que dejar las páginas hechas un cuadro.

Partir el documento se salta ese dilema. Cada página sale tal cual entró, solo que repartida en varios archivos.

Dividir por peso en lugar de por páginas

	Dividir por número de páginas	Dividir por peso
Qué eliges	«Cada 20 páginas»	«Por debajo de 9 MB»
Qué obtienes	Trozos de pesos dispares	Trozos que caben todos
Veinte páginas escaneadas	Pueden ser 3 MB o 40 MB	Siempre por debajo del límite que pongas
Adivinar	Sí, y lo repites	Nada
Bueno para	Un informe con capítulos	Un adjunto que rebota una y otra vez
Dónde	Dividir PDF	Dividir por peso

Cortar por peso, no por número de páginas

Cortar por peso, no por número de páginas

Reader tiene una herramienta para dividir PDF por tamaño hecha para esto. Le pones un tope en megas y va llenando cada trozo hasta ese tope; cuando la página siguiente no cabe, cierra el trozo y abre otro.

La unidad es la página entera, nunca se parte por la mitad. Por eso los trozos salen desiguales: uno puede llevar 40 páginas de texto y el siguiente solo 3 porque son escaneos a color a sangre. La herramienta no reparte páginas, reparte bytes.

Por defecto viene con 25 MB, el clásico de Gmail, y tienes atajos de 5, 10, 20 y 25. Si el formulario que te está dando guerra tiene otro tope, escribes tú el número.

Cómo va

1. Abres la herramienta y sueltas el PDF. Se queda en tu equipo, no se sube nada, que es la razón de que el trabajo lo haga el navegador.
2. Pones el límite: un atajo o el número que necesites.
3. Le das a dividir y esperas. Con documentos grandes tarda unos segundos porque está construyendo y pesando cada trozo de verdad, no calculando por encima.
4. Miras la tabla antes de descargar nada. Cada trozo aparece con su rango de páginas y su peso real en MB.

Esa tabla es lo que más conviene mirar. Son los megas medidos, no una estimación, así que si pone 23,4 MB el archivo que acabe en tu carpeta de descargas pesará 23,4 MB.

Si todo cabe en un solo trozo te descargas un PDF normal. Si hay varios, te llevas un ZIP con los trozos numerados en orden (contrato-part-01.pdf, contrato-part-02.pdf…). Mándalos en correos separados y di en el asunto cuál es cuál, o quien los reciba los abrirá en el orden que le apetezca a su gestor de correo.

Cuando una página no cabe ni sola

De vez en cuando hay una página que pesa más que el límite entero. Un escaneo a 600 ppp, una foto aérea a toda página, un plano exportado a resolución de imprenta. Ahí no hay nada que partir, porque las páginas no se dividen.

Esa página va en un archivo para ella sola y sale marcada con un aviso, en la tabla y encima de ella, antes de que descargues. El aviso importa: devolver un archivo por encima del tope sin decirlo es exactamente lo que hace que el correo rebote otra vez. Cuando lo veas, pasa esa página por Comprimir PDF o asume que esa hoja viaja por otro camino.

Qué se queda por el camino

Las pérdidas son reales y conviene tenerlas claras:

• Los marcadores y el índice del documento no sobreviven. Los trozos son documentos nuevos hechos con páginas copiadas, y el índice pertenece al documento, no a las páginas.
• Los campos de formulario dejan de comportarse como formulario. Se siguen viendo, pero la capa interactiva que los une no se copia. Si necesitas un formulario rellenable entero, no lo partas.
• Los metadatos del documento no viajan. Título, autor, palabras clave: los trozos empiezan limpios. Para mucha gente eso es una ventaja, y si prefieres ver qué llevaba dentro antes, revisar los metadatos ocultos de un PDF es cosa de un minuto.
• Los archivos con contraseña se rechazan. Quítasela con Desbloquear PDF y luego lo partes.

Dos cosas prácticas más. La suma de los trozos pesa algo más que el original, porque las fuentes y las imágenes que compartían varias páginas hay que volver a incrustarlas en cada trozo que las use. Y la herramienta admite archivos de hasta 50 MB; por encima de eso, comprime antes de partir.

Antes de darle a enviar

Apunta por debajo del límite, no justo al límite. El servidor de correo añade una capa de codificación al adjuntar el archivo, así que un trozo de 24,9 MB puede llegar a la pasarela pesando algo más de 25 y rebotar igualmente. Pon el tope en 20 cuando vayas contra Gmail y dejas de jugar a la lotería.

Y si quieres comprobar por tu cuenta que un documento así de sensible no ha salido de tu portátil, abre las herramientas de desarrollo con F12, mira la pestaña Red mientras divides y verás que no pasa nada. O quítale el wifi al portátil y hazlo sin conexión. Hay más formas de verificar que una web no sube tus archivos, y merece la pena conocerlas antes de fiarte de cualquier herramienta con un contrato delante.