Ταξιδιωτικά γραφεία: διαχειριστείτε διαβατήρια και κρατήσεις χωρίς να ανεβάζετε δεδομένα πελατών

Το να κλείσετε ένα ταξίδι σημαίνει να παραδώσετε τα κλειδιά της ταυτότητάς σας. Ένα ταξιδιωτικό γραφείο συλλέγει σαρώσεις διαβατηρίων, έγγραφα βίζας, ημερομηνίες γέννησης, διευθύνσεις κατοικίας, στοιχεία πληρωμής —μερικές φορές μιας ολόκληρης οικογένειας μονομιάς. Είναι ακριβώς το πακέτο πληροφοριών που ονειρεύεται ένας κλέφτης ταυτότητας, και οι πελάτες το παραδίδουν χωρίς δεύτερη σκέψη επειδή έτσι λειτουργεί η κράτηση. Αυτό βάζει ένα πραγματικό καθήκον στο γραφείο να το φροντίζει.

Και η καθημερινή δουλειά είναι γεμάτη με μικρές εργασίες σε PDF. Ένωση της σάρωσης διαβατηρίου, της βίζας και του δρομολογίου ενός πελάτη σε έναν φάκελο κράτησης. Συμπίεση ενός φακέλου σαρωμένων εγγράφων για αποστολή με email σε έναν προμηθευτή. Προστασία ενός αρχείου γεμάτου προσωπικά δεδομένα πριν σταλεί. Καθεμία είναι ρουτίνα, και καθεμία είναι μια στιγμή όπου, με το λάθος εργαλείο, το διαβατήριο ενός πελάτη καταλήγει σε έναν διακομιστή που κανείς δεν έχει ελέγξει.

Γιατί αυτά τα δεδομένα είναι στόχος

Μια σάρωση διαβατηρίου συν μια ημερομηνία γέννησης συν μια διεύθυνση είναι το μεγαλύτερο μέρος όσων χρειάζεται κάποιος για να υποδυθεί ένα άτομο. Οι ταξιδιωτικοί φάκελοι συγκεντρώνουν ακριβώς αυτό, συχνά για αρκετά άτομα σε μία κράτηση. Η νομοθεσία για την προστασία δεδομένων το αντιμετωπίζει ως προσωπικά δεδομένα που αξίζουν πραγματική φροντίδα, και ο πρακτικός κίνδυνος είναι συγκεκριμένος: ένας διαρρεύσας ταξιδιωτικός φάκελος είναι ένα έτοιμο κιτ κλοπής ταυτότητας.

Ένα τυπικό δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο PDF ανεβάζει το αρχείο στον διακομιστή του, το επεξεργάζεται και το διαγράφει αργότερα με ένα χρονόμετρο που δεν μπορείτε να επαληθεύσετε. Για το διαβατήριο και τα στοιχεία πληρωμής ενός πελάτη, αυτό είναι μια μεταφορά υψηλής αξίας προσωπικών δεδομένων σε έναν άγνωστο τρίτο. Το «ανέβασα το διαβατήριό σας σε μια δωρεάν ιστοσελίδα για να συμπιέσω το αρχείο» δεν είναι μια πρόταση που θέλει να πει κανένα γραφείο σε έναν πελάτη του οποίου η ταυτότητα αργότερα χρησιμοποιείται καταχρηστικά.

Πώς ταιριάζει το reader.me σε ένα ταξιδιωτικό γραφείο

Το reader.me τρέχει εξ ολοκλήρου μέσα στον browser σας. Δεν υπάρχει ανέβασμα επειδή κανένας διακομιστής δεν κάνει τη δουλειά· ο μηχανισμός τρέχει στον ίδιο τον υπολογιστή του γραφείου, μέσα στην καρτέλα του browser.

Έτσι, όταν ενώνετε τα έγγραφα κράτησης ενός πελάτη, ο browser σας τα διαβάζει στη μνήμη αυτού του υπολογιστή, τα συνδυάζει εκεί επιτόπου και σας δίνει το αποτέλεσμα. Το PDF του πελάτη δεν ταξιδεύει ποτέ. Για ένα γραφείο που κρατά διαβατήρια και δεδομένα πληρωμής, αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα στη δουλειά ρουτίνας και σε μια μεταφορά δεδομένων για την οποία θα έπρεπε να λογοδοτήσετε. Το αρχείο μένει μέσα στο γραφείο όλη την ώρα.

Και μπορείτε να το αποδείξετε, κάτι που έχει σημασία αν ένας πελάτης ή ένας ελεγκτής ρωτήσει πώς διαχειρίζεστε τα δεδομένα του. Ανοίξτε οποιοδήποτε εργαλείο του reader.me, ανοίξτε τα εργαλεία προγραμματιστή (F12) και παρακολουθήστε την καρτέλα Network καθώς επεξεργάζεστε ένα αρχείο. Τίποτα δεν ανεβαίνει. Αποσυνδεθείτε από το διαδίκτυο και εξακολουθεί να λειτουργεί, επειδή τα δεδομένα δεν επρόκειτο ποτέ να φύγουν.

Οι καθημερινές εργασίες, με την ιδιωτικότητα στη θέση της

• Συγκροτήστε έναν φάκελο κράτησης. Ενώστε τη σάρωση διαβατηρίου, τη βίζα, τα εισιτήρια και το δρομολόγιο σε ένα οργανωμένο PDF, τοπικά.
• Συμπιέστε για προμηθευτές και πελάτες. Τα σαρωμένα διαβατήρια και έγγραφα γίνονται βαριά. Συμπιέστε το PDF για να χωρέσει σε ένα email, χωρίς να ανεβάσετε πρώτα τα έγγραφα του πελάτη.
• Προστατέψτε ό,τι στέλνετε. Στέλνετε ένα αρχείο γεμάτο στοιχεία διαβατηρίου και πληρωμής σε έναν πελάτη ή ένα ξενοδοχείο; Κλειδώστε το με κωδικό, με τη στήριξη ισχυρής κρυπτογράφησης AES, και μοιραστείτε το κλειδί ξεχωριστά.
• Κάντε αναγνώσιμο ένα σαρωμένο διαβατήριο. Μια σαρωμένη ταυτότητα ή έγγραφο γίνεται αναζητήσιμο μετά από OCR αν χρειάζεται να ανατρέξετε σε λεπτομέρειες, και η σάρωση παραμένει στον υπολογιστή σας.

Η εμπιστοσύνη είναι μέρος της υπηρεσίας

Οι άνθρωποι κλείνουν μέσω ενός γραφείου επειδή θέλουν κάποιον να αναλάβει την ταλαιπωρία, και θεωρούν δεδομένο ότι αυτό περιλαμβάνει και τον υπεύθυνο χειρισμό των δεδομένων τους. Ένα δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο που ανεβάζει σιωπηλά το διαβατήριο ενός πελάτη για να κάνει μια δουλειά τριάντα δευτερολέπτων είναι μια μικρή παραβίαση αυτής της παραδοχής, αόρατη μέχρι να πάει κάτι στραβά, και τότε πολύ ορατή.

Η εργασία μέσα στον browser εξαλείφει εντελώς τον κίνδυνο. Τα έγγραφα του πελάτη πηγαίνουν από τα χέρια του στον υπολογιστή σας και σε όπου χρειάζεται η κράτηση, χωρίς καμία υπηρεσία PDF ενδιάμεσα. Δεν υπάρχει εξωτερική πολιτική διαγραφής στην οποία να βασιστείτε, επειδή δεν στάλθηκε τίποτα. Για τα πιο ευαίσθητα ως προς την ταυτότητα έγγραφα που έχει ένα άτομο, το να τα κρατάτε στον δικό σας υπολογιστή σε κάθε βήμα είναι ακριβώς η φροντίδα που απαιτεί η δουλειά. Ανοίξτε τα εργαλεία PDF, κάντε τη δουλειά μέσα στον browser, και τα διαβατήρια των πελατών σας μένουν εκεί όπου σας εμπιστεύτηκαν να τα κρατήσετε.