Recruiters: διαχειριστείτε βιογραφικά και δεδομένα υποψηφίων χωρίς να τα ανεβάζετε

Ένας recruiter διαχειρίζεται μια συνεχή ροή προσωπικών δεδομένων άλλων ανθρώπων, συχνά εκατοντάδων ατόμων ταυτόχρονα. Κάθε βιογραφικό είναι ένα όνομα, στοιχεία επικοινωνίας, εργασιακό ιστορικό και ενίοτε μια φωτογραφία, μια ημερομηνία γέννησης, μια διεύθυνση. Προσθέστε σαρώσεις ταυτοτήτων, συστατικές επιστολές, αποτελέσματα ελέγχου ιστορικού και έγγραφα νόμιμης απασχόλησης, και ο φάκελος ενός μόνο υποψηφίου είναι ένα καθαρό πακέτο ακριβώς των δεδομένων που ενδιαφέρουν τόσο τους κλέφτες ταυτότητας όσο και τις ρυθμιστικές αρχές προστασίας δεδομένων. Οι υποψήφιοι τα παραδίδουν ελπίζοντας σε μια δουλειά, με την εμπιστοσύνη ότι θα προστατευτούν.

Και η δουλειά είναι γεμάτη μικρές εργασίες με PDF. Συνένωση ενός βιογραφικού, μιας συνοδευτικής επιστολής και των συστάσεων σε έναν ενιαίο φάκελο υποψηφίου. Συμπίεση ενός φακέλου με σαρωμένα έγγραφα για αποστολή σε έναν hiring manager. Εξαγωγή του κειμένου από ένα βιογραφικό για καταχώριση. Η καθεμία είναι ρουτίνα, και η καθεμία είναι μια στιγμή όπου, με το λάθος εργαλείο, τα προσωπικά δεδομένα ενός υποψηφίου ανεβαίνουν σε έναν διακομιστή που κανείς δεν έχει ελέγξει.

Τα δεδομένα υποψηφίων είναι προσωπικά δεδομένα

Είναι εύκολο να σκεφτεί κανείς ένα βιογραφικό απλώς ως ένα έγγραφο, αλλά είναι ένα πυκνό αρχείο προσωπικών πληροφοριών για έναν πραγματικό άνθρωπο που δεν συναίνεσε στο να περιφέρεται ανάμεσα σε υπηρεσίες τρίτων. Ο νόμος για την προστασία δεδομένων αντιμετωπίζει τα δεδομένα υποψηφίων όπως κάθε άλλο προσωπικό δεδομένο: συλλέγονται για έναν σκοπό, χειρίζονται με προσοχή, δεν μοιράζονται με μέρη που δεν έχουν καμία δουλειά να τα βλέπουν. Οι έλεγχοι ιστορικού και τα έγγραφα ταυτότητας ανεβάζουν ακόμη περισσότερο τον πήχη.

Ένα τυπικό δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο PDF ανεβάζει το αρχείο σας στον διακομιστή του, το επεξεργάζεται και το διαγράφει αργότερα με ένα χρονόμετρο που δεν μπορείτε να επαληθεύσετε. Για μια στοίβα βιογραφικών και σαρώσεων ταυτοτήτων, αυτό είναι μια μεταφορά πολλών προσωπικών δεδομένων ανθρώπων σε έναν άγνωστο τρίτο. Ένας υποψήφιος που δεν πήρε ποτέ τη δουλειά δύσκολα θα ενθουσιαζόταν μαθαίνοντας ότι το βιογραφικό και η σάρωση του διαβατηρίου του ανέβηκαν σε έναν τυχαίο ιστότοπο για να συνενωθεί ένα PDF.

Πώς ταιριάζει το reader.me στο recruitment

Το reader.me τρέχει εξ ολοκλήρου μέσα στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Δεν υπάρχει ανέβασμα γιατί κανένας διακομιστής δεν κάνει τη δουλειά· η μηχανή τρέχει στο δικό σας μηχάνημα, μέσα στην καρτέλα του browser.

Έτσι, όταν συνενώνετε τα έγγραφα ενός υποψηφίου, το πρόγραμμα περιήγησής σας τα διαβάζει στη μνήμη του υπολογιστή σας, τα συνδυάζει εκεί ακριβώς και σας δίνει το αποτέλεσμα. Το PDF του υποψηφίου δεν ταξιδεύει ποτέ. Για όποιον διαχειρίζεται τις αιτήσεις εργασίας άλλων ανθρώπων, αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα στη ρουτίνα και σε μια μεταφορά δεδομένων για την οποία θα έπρεπε να λογοδοτήσετε. Το αρχείο μένει στο μηχάνημά σας όλη την ώρα.

Και είναι επαληθεύσιμο, κάτι που έχει σημασία όταν ένας υποψήφιος ή ένας υπεύθυνος προστασίας δεδομένων ρωτά πώς χειρίζεστε τις αιτήσεις. Ανοίξτε οποιοδήποτε εργαλείο του reader.me, ανοίξτε τα developer tools (F12) και παρακολουθήστε την καρτέλα Network καθώς επεξεργάζεστε ένα αρχείο. Δεν ανεβαίνει τίποτα. Αποσυνδεθείτε από το διαδίκτυο και θα συνεχίσει να λειτουργεί, γιατί τα δεδομένα δεν επρόκειτο ποτέ να φύγουν.

Οι καθημερινές δουλειές, ιδιωτικά

• Φτιάξτε έναν φάκελο υποψηφίου. Συνενώστε το βιογραφικό, τη συνοδευτική επιστολή, τις συστάσεις και τα έγγραφα σε ένα οργανωμένο PDF, τοπικά.
• Συμπιέστε για τους hiring managers. Τα σαρωμένα έγγραφα και τα portfolio γίνονται βαριά. Συμπιέστε το PDF ώστε να χωρά σε ένα email χωρίς να ανεβάσετε πρώτα τα έγγραφα του υποψηφίου.
• Καταχωρίστε το περιεχόμενο ενός βιογραφικού. Χρειάζεστε το κείμενο από ένα βιογραφικό για το αρχείο ή το σύστημά σας; Εξαγάγετε το κείμενο αντί να το ξαναπληκτρολογήσετε, τοπικά.
• Κάντε ένα σαρωμένο έγγραφο αξιοποιήσιμο. Μια σαρωμένη σύσταση ή ένα πιστοποιητικό γίνεται αναζητήσιμο μετά από OCR, και η σάρωση μένει στο μηχάνημά σας.
• Προστατέψτε ευαίσθητα αρχεία. Στέλνετε σαρώσεις ταυτοτήτων ή ελέγχους ιστορικού σε έναν πελάτη; Κλειδώστε το PDF με κωδικό και μοιραστείτε το κλειδί ξεχωριστά.

Μια σημείωση και για τη δικαιοσύνη

Υπάρχει κι ένας πιο διακριτικός λόγος να κρατάτε τα δεδομένα των υποψηφίων αυστηρά υπό έλεγχο: η δικαιοσύνη. Ένα βιογραφικό συχνά κουβαλά λεπτομέρειες, μια φωτογραφία, μια ηλικία, μια διεύθυνση, που δεν έχουν καμία σχέση με το αν κάποιος μπορεί να κάνει τη δουλειά, και όσο λιγότερα μέρη απλώνεται αυτό το δεδομένο, τόσο μικρότερη η πιθανότητα να χρησιμοποιηθεί με τρόπους που κανείς δεν εννοούσε. Το να κρατάτε τον φάκελο ενός υποψηφίου στο δικό σας μηχάνημα, αντί να τον σκορπίζετε σε διαδικτυακές υπηρεσίες, είναι μέρος του να αντιμετωπίζετε τους υποψηφίους με τη φροντίδα που τους αξίζει.

Ο όγκος του recruitment κάνει την ευκολία των διαδικτυακών εργαλείων δελεαστική, αλλά ο όγκος είναι ακριβώς ο λόγος που έχει σημασία: μια απρόσεκτη συνήθεια εφαρμοσμένη σε εκατοντάδες υποψηφίους είναι εκατοντάδες μικρές εκθέσεις. Η εργασία μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης εξαλείφει τον κίνδυνο εντελώς. Τα έγγραφα του υποψηφίου περνούν από τα χέρια του στα δικά σας και μετά στον hiring manager, και μέσα από καμία υπηρεσία PDF ενδιάμεσα. Ανοίξτε τα εργαλεία PDF, κάντε τη δουλειά τοπικά, και οι άνθρωποι που σας εμπιστεύονται τις αιτήσεις τους μένουν προστατευμένοι.