Δημόσιος τομέας: διαχειριστείτε τους φακέλους των πολιτών χωρίς να ανεβάζετε τα δεδομένα τους

Μια δημόσια διοίκηση κρατά κάποια από τα πιο ευαίσθητα δεδομένα που υπάρχουν, και δεν έχει την επιλογή να αρνηθεί. Μια αίτηση παροχών αποτυπώνει ολόκληρη την οικονομική κατάσταση ενός ανθρώπου. Ένας φάκελος υπόθεσης μπορεί να περιέχει σάρωση ταυτότητας, ιατρικό πιστοποιητικό, ποινικό μητρώο, στοιχεία ενός παιδιού. Οι πολίτες δεν επιλέγουν να παραδώσουν αυτά τα στοιχεία· υποχρεούνται να το κάνουν για να λάβουν μια υπηρεσία που δικαιούνται. Αυτό ανεβάζει τον πήχη για το πώς πρέπει να διαχειρίζεται κανείς τους φακέλους τους.

Και μετά ένας υπάλληλος έχει μια εντελώς συνηθισμένη δουλειά να κάνει. Να ενώσει τα έγγραφα ενός φακέλου σε ένα PDF. Να συμπιέσει έναν σαρωμένο φάκελο ώστε να χωράει στο email. Να κάνει ένα παλιό σαρωμένο μητρώο αναζητήσιμο. Ο γρήγορος τρόπος για καθένα από αυτά είναι ένα δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο — και αυτός ο γρήγορος τρόπος είναι ακριβώς πώς τα δεδομένα ενός πολίτη καταλήγουν σε έναν διακομιστή που η διοίκηση ποτέ δεν έλεγξε.

Εδώ ισχύει ένα διαφορετικό πρότυπο

Όταν μια ιδιωτική εταιρεία είναι απρόσεκτη με τα δεδομένα, πρόκειται για παραβίαση. Όταν ένας δημόσιος φορέας είναι απρόσεκτος με τα δεδομένα των πολιτών, πρόκειται επίσης για προδοσία μιας εμπιστοσύνης που οι άνθρωποι δεν μπορούσαν να αρνηθούν να δώσουν. Τα δεδομένα συλλέχθηκαν βάσει νόμιμης εξουσίας, συχνά χωρίς καμία πραγματική εναλλακτική για το άτομο, και αυτό συνεπάγεται καθήκον προστασίας που είναι υψηλότερο, όχι χαμηλότερο, από εκείνο του ιδιωτικού τομέα.

Ένα τυπικό διαδικτυακό εργαλείο PDF ανεβάζει το αρχείο στον διακομιστή του, το επεξεργάζεται εκεί και το διαγράφει αργότερα βάσει ενός χρονοδιαγράμματος που κανείς δεν μπορεί να επαληθεύσει. Για τον φάκελο ενός πολίτη, αυτό αποτελεί μεταφορά προσωπικών δεδομένων σε άγνωστο τρίτο μέρος, συχνά σε άλλη δικαιοδοσία, διεπόμενη από όρους που κανείς στην υπηρεσία δεν έχει διαβάσει. Είναι ακριβώς το είδος της ανεξέλεγκτης επεξεργασίας που οι κανόνες προστασίας δεδομένων του δημόσιου τομέα υπάρχουν για να αποτρέψουν. Το «ήταν απλώς για να ενώσω το PDF» δεν είναι κάτι που θέλετε να δείτε σε μια αναφορά περιστατικού.

Πώς ταιριάζει το reader.me στον δημόσιο τομέα

Το reader.me τρέχει εξ ολοκλήρου στον browser. Δεν υπάρχει ανέβασμα επειδή δεν υπάρχει διακομιστής που κάνει τη δουλειά· η μηχανή τρέχει στον ίδιο τον υπολογιστή της υπηρεσίας, μέσα στην καρτέλα του browser.

Έτσι, όταν ένας υπάλληλος ενώνει έναν φάκελο, ο browser διαβάζει τα έγγραφα στη μνήμη αυτού του υπολογιστή, τα συνδυάζει ακριβώς εκεί και παράγει το αποτέλεσμα. Το PDF του πολίτη δεν ταξιδεύει ποτέ. Για έναν δημόσιο φορέα, αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια συνηθισμένη εργασία και σε μια αναφερόμενη μεταφορά δεδομένων. Το αρχείο παραμένει μέσα στην υπηρεσία όλη την ώρα.

Και είναι επαληθεύσιμο, κάτι που μετράει όταν ένας υπεύθυνος προστασίας δεδομένων ή ένας ελεγκτής ρωτήσει. Ανοίξτε οποιοδήποτε εργαλείο του reader.me, ανοίξτε τα εργαλεία προγραμματιστή (F12) και παρακολουθήστε την καρτέλα Network ενώ επεξεργάζεστε ένα αρχείο. Τίποτα δεν ανεβαίνει. Αποσυνδέστε το μηχάνημα από το διαδίκτυο και θα συνεχίσει να λειτουργεί, επειδή τα δεδομένα δεν επρόκειτο ποτέ να φύγουν.

Οι καθημερινές δουλειές του γραφείου, κρατημένες εσωτερικά

• Συγκροτήστε έναν φάκελο υπόθεσης. Ενώστε την αίτηση, τα δικαιολογητικά και την αλληλογραφία σε ένα PDF, τοπικά.
• Συμπιέστε για τα εσωτερικά συστήματα. Τα σαρωμένα αρχεία είναι βαριά και τα όρια του email ή της διαχείρισης εγγράφων είναι πραγματικά. Συμπιέστε το PDF χωρίς να στείλετε πρώτα πουθενά τα έγγραφα του πολίτη.
• Κάντε ένα αρχειοθετημένο μητρώο αναζητήσιμο. Τα παλιά σαρωμένα αρχεία γίνονται αναζητήσιμα μετά από OCR, ώστε το προσωπικό να μπορεί πραγματικά να βρει αυτό που χρειάζεται. Η σάρωση παραμένει στο μηχάνημα.
• Προσθέστε μια επίσημη υπογραφή. Υπογράψτε μια απόφαση ή ένα έντυπο με το εργαλείο υπογραφής, χωρίς κάποια υπηρεσία υπογραφής τρίτων να κρατά το έγγραφο.
• Προστατέψτε ό,τι αποστέλλετε. Στέλνετε σε έναν πολίτη τον δικό του φάκελο ή τον μεταφέρετε ανάμεσα σε τμήματα; Κλειδώστε τον με κωδικό και μοιραστείτε το κλειδί ξεχωριστά.

Λογοδοσία ενσωματωμένη, όχι υποσχεμένη

Οι δημόσιοι φορείς πρέπει να μπορούν να λογοδοτούν για το τι συμβαίνει με τα δεδομένα που κρατούν. Αυτό είναι δύσκολο να γίνει με ειλικρίνεια όταν μέρος της ροής εργασίας περνά μέσα από εξωτερικούς διακομιστές των οποίων τις πολιτικές διαγραφής δέχεστε στα τυφλά. Η επεξεργασία στον browser κλείνει αυτό το κενό: δεν υπάρχει τρίτο μέρος για το οποίο να λογοδοτήσετε, επειδή απλώς δεν υπάρχει. Το αρχείο πηγαίνει από τον πολίτη, στο μηχάνημα της υπηρεσίας, εκεί όπου χρειάζεται να φτάσει, και χωρίς καμία υπηρεσία PDF στο ενδιάμεσο.

Ένας υπάλληλος επίσης δεν θα έπρεπε να αναγκάζεται να επιλέξει ανάμεσα στο να ολοκληρώσει τη δουλειά και στο να προστατέψει τον άνθρωπο του οποίου ο φάκελος είναι. Ένα εργαλείο που τρέχει τοπικά εξαλείφει αυτή την επιλογή. Ο πολίτης παρέδωσε τα δεδομένα του επειδή έπρεπε. Το να τα κρατήσετε μέσα στην υπηρεσία, σε κάθε βήμα, είναι το ελάχιστο που του χρωστά η διοίκηση. Ανοίξτε τα εργαλεία PDF, κάντε τη δουλειά στον browser, και τα δεδομένα παραμένουν εκεί όπου η δημόσια εμπιστοσύνη απαιτεί να είναι.