Διαχειριστές ακινήτων: διαχειριστείτε τα έγγραφα των ενοίκων χωρίς να τα ανεβάζετε

Η διαχείριση μιας πολυκατοικίας ή μιας κοινότητας ιδιοκτητών είναι μια δουλειά γεμάτη χαρτιά, και τα χαρτιά είναι γεμάτα προσωπικά δεδομένα άλλων ανθρώπων. Ένας κατάλογος ιδιοκτητών με ονόματα, αριθμούς διαμερισμάτων και στοιχεία επικοινωνίας. Πρακτικά συνελεύσεων που καταγράφουν ποιος είπε τι και πώς ψήφισε. Τιμολόγια, μητρώα πληρωμών, ποιος καθυστερεί τα κοινόχρηστα. Συμβόλαια με προμηθευτές, ασφαλιστικά έγγραφα, ο περιστασιακός φάκελος διαφοράς. Ένας διαχειριστής ακινήτων κρατά μια εκπληκτική ποσότητα ευαίσθητων πληροφοριών για πολλούς ανθρώπους που ποτέ δεν φαντάστηκαν ότι παρέδιδαν δεδομένα.

Και υπάρχουν διαρκώς μικρές δουλειές με PDF. Να ενώσετε τα πρακτικά με την κατάσταση παρουσιών και τον προϋπολογισμό. Να συμπιέσετε έναν φάκελο σαρωμένων τιμολογίων για να τον στείλετε στο διοικητικό συμβούλιο. Να προστατέψετε τον κατάλογο ιδιοκτητών πριν τον κυκλοφορήσετε. Καθεμία είναι ρουτίνα, και καθεμία είναι μια ευκαιρία για τα δεδομένα των ενοίκων μιας πολυκατοικίας να ανέβουν σε έναν διακομιστή που κανείς δεν επέλεξε.

Τα δεδομένα άλλων ανθρώπων, δική σας ευθύνη

Μια κοινότητα ιδιοκτητών δεν συμφώνησε να επεξεργάζονται τα στοιχεία των μελών της τυχαίες διαδικτυακές υπηρεσίες. Ο διαχειριστής είναι αυτός που είναι εμπιστευμένος να χειρίζεται αυτά τα δεδομένα με προσοχή, και όλο και περισσότερο αυτό είναι νομικό καθήκον, όχι απλώς καλοί τρόποι. Ένας κατάλογος ιδιοκτητών είναι προσωπικά δεδομένα. Τα μητρώα πληρωμών και οφειλών είναι ευαίσθητα. Τα πρακτικά μπορεί να περιέχουν διαφορές και προσωπικές καταστάσεις. Αν τα χειριστείτε λάθος, δεν εκθέτετε απλώς τον εαυτό σας· εκθέτετε τους ενοίκους που εμπιστεύτηκαν την κοινότητα να φροντίσει τις πληροφορίες τους.

Ένα τυπικό δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο PDF ανεβάζει το αρχείο στον διακομιστή του, το επεξεργάζεται και το διαγράφει αργότερα βάσει ενός χρονοδιαγράμματος που δεν μπορείτε να ελέγξετε. Για έναν κατάλογο ιδιοκτητών ή μια αναφορά οφειλετών, αυτό είναι μια μεταφορά προσωπικών δεδομένων ενοίκων σε άγνωστο τρίτο μέρος. Αν ένας ιδιοκτήτης ρωτούσε ποτέ «πού πήγαν τα δεδομένα μου όταν ενώσατε εκείνο το PDF;», το «σε μια δωρεάν ιστοσελίδα, νομίζω ότι τα διαγράφει» δεν είναι απάντηση που θέλει κανείς να δώσει.

Πώς ταιριάζει το reader.me στη δουλειά

Το reader.me τρέχει εξ ολοκλήρου στον browser σας. Δεν υπάρχει ανέβασμα επειδή κανένας διακομιστής δεν κάνει τη δουλειά· η μηχανή τρέχει στον δικό σας υπολογιστή, μέσα στην καρτέλα του browser.

Έτσι, όταν ενώνετε τα έγγραφα για έναν φάκελο συνέλευσης, ο browser σας τα διαβάζει στη μνήμη του μηχανήματός σας, τα συνδυάζει ακριβώς εκεί και σας δίνει το αποτέλεσμα. Το PDF των ενοίκων δεν ταξιδεύει ποτέ. Για κάποιον που διαχειρίζεται δεδομένα άλλων ανθρώπων, αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια εργασία ρουτίνας και σε μια ανεξέλεγκτη μεταφορά δεδομένων. Το αρχείο παραμένει στο γραφείο σας όλη την ώρα.

Και μπορείτε να το αποδείξετε, κάτι χρήσιμο αν ένας ιδιοκτήτης ή το συμβούλιο ρωτήσει ποτέ πώς χειρίζεστε τα δεδομένα τους. Ανοίξτε οποιοδήποτε εργαλείο του reader.me, ανοίξτε τα εργαλεία προγραμματιστή (F12) και παρακολουθήστε την καρτέλα Network ενώ επεξεργάζεστε ένα αρχείο. Τίποτα δεν ανεβαίνει. Αποσυνδεθείτε από το διαδίκτυο και θα συνεχίσει να λειτουργεί, επειδή τα δεδομένα δεν επρόκειτο ποτέ να φύγουν.

Οι καθημερινές δουλειές, κρατημένες ιδιωτικές

• Φτιάξτε τον φάκελο συνέλευσης. Ενώστε την ημερήσια διάταξη, τα πρακτικά, τον προϋπολογισμό και τα τιμολόγια σε ένα καθαρό PDF για τους ιδιοκτήτες, τοπικά.
• Συμπιέστε για email. Τα σαρωμένα τιμολόγια και οι αναφορές γίνονται γρήγορα βαριά. Συμπιέστε το PDF ώστε να χωράει σε ένα email χωρίς να ανεβάσετε πρώτα τα έγγραφα των ενοίκων.
• Προστατέψτε ευαίσθητους καταλόγους. Κυκλοφορείτε έναν κατάλογο ιδιοκτητών ή μια αναφορά οφειλετών; Κλειδώστε τον με κωδικό και μοιραστείτε το κλειδί ξεχωριστά, ώστε ένα προωθημένο email να μην εκθέσει τα στοιχεία όλων.
• Κάντε τα σαρωμένα μητρώα αναζητήσιμα. Τα παλιά σαρωμένα τιμολόγια ή συμβόλαια γίνονται αναζητήσιμα μετά από OCR, ώστε να μπορείτε πραγματικά να βρίσκετε πράγματα. Η σάρωση παραμένει στο μηχάνημά σας.
• Υπογράψτε έγγραφα. Υπογράψτε ένα συμβόλαιο προμηθευτή ή μια επίσημη ειδοποίηση με το εργαλείο υπογραφής, χωρίς υπηρεσία τρίτων να κρατά το έγγραφο.

Η εμπιστοσύνη είναι ολόκληρη η δουλειά

Η δουλειά ενός διαχειριστή ακινήτων στηρίζεται στην εμπιστοσύνη. Οι ιδιοκτήτες παραδίδουν τα στοιχεία τους, τα χρήματά τους και τα προβλήματά τους, και υποθέτουν ότι κάποιος ικανός φροντίζει όλα αυτά. Ένα δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο που αθόρυβα ανεβάζει τον κατάλογο ιδιοκτητών μιας πολυκατοικίας για να κάνει μια δουλειά τριάντα δευτερολέπτων είναι μια μικρή παραβίαση αυτής της εμπιστοσύνης που κανείς δεν βλέπει μέχρι να στραβώσει.

Η εργασία στον browser εξαλείφει εντελώς τον κίνδυνο. Τα έγγραφα των ενοίκων πηγαίνουν από το μηχάνημά σας εκεί όπου χρειάζεται να φτάσουν, και χωρίς καμία υπηρεσία PDF στο ενδιάμεσο. Δεν υπάρχει εξωτερική πολιτική διαγραφής για να βασιστείτε, επειδή τίποτα δεν στάλθηκε. Για μια κοινότητα που σας εμπιστεύτηκε τις πληροφορίες των μελών της, το να τις κρατάτε στο δικό σας μηχάνημα, σε κάθε βήμα, είναι ακριβώς το πρότυπο που αξίζει η δουλειά. Ανοίξτε τα εργαλεία PDF, κάντε τη δουλειά στον browser, και τα δεδομένα των ενοίκων παραμένουν εκεί όπου πρέπει: στον άνθρωπο που εμπιστεύτηκαν να τα διαχειριστεί.