PDF για δικηγόρους: οργανώστε δικογραφίες χωρίς να ανεβάζετε τίποτα

Μια νέα υπόθεση φτάνει στο γραφείο σας και μέσα σε μια εβδομάδα έχει γίνει σαράντα PDF. Η υπογεγραμμένη εντολή ανάθεσης, η σαρωμένη ταυτότητα, μια σύμβαση που κάποιος φωτογράφισε υπό γωνία, τρεις γύροι αλληλογραφίας, μια πραγματογνωμοσύνη, αποδεικτικά που ο πελάτης έστειλε με λάθος σειρά. Πριν μπορέσετε να αξιοποιήσετε οτιδήποτε, πρέπει να τα βάλετε σε μία καθαρή δέσμη: να ενώσετε τα κομμάτια, να βάλετε τις σελίδες στη σωστή σειρά, να υπογράψετε όπου χρειάζεται.

Η ίδια η δουλειά είναι βαρετή. Αυτό που κρύβεται από κάτω, όχι. Καθένα από αυτά τα αρχεία ανήκει σε έναν πελάτη που σας εμπιστεύτηκε πράγματα που δεν θα έλεγε σε κανέναν άλλον, και το καθήκον σας να τα κρατήσετε εμπιστευτικά δεν μπαίνει σε παύση επειδή βιάζεστε να συντάξετε ένα υπόμνημα.

Η εμπιστευτικότητα δεν είναι ρύθμιση, είναι η δουλειά

Το δικηγορικό απόρρητο και το καθήκον εχεμύθειας είναι παλαιότερα από το διαδίκτυο και δεν έχουν εξαιρέσεις για το «απλώς συνδύαζα μερικά PDF». Οι κανόνες των δικηγορικών συλλόγων σε όλη την ΕΕ, το Ηνωμένο Βασίλειο και τις ΗΠΑ λένε περίπου το ίδιο: οι πληροφορίες που μοιράζεται μαζί σας ένας πελάτης μένουν μεταξύ σας, και λαμβάνετε εύλογα μέτρα για να τις προστατεύσετε. Σε αυτό το τελευταίο κομμάτι τα δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία γίνονται αθόρυβα πρόβλημα.

Οι περισσότερες ιστοσελίδες PDF λειτουργούν ανεβάζοντας το αρχείο σας σε έναν διακομιστή, εκτελώντας εκεί την ενέργεια και στέλνοντας πίσω το αποτέλεσμα. Για μια φωτογραφία από διακοπές, ποιος νοιάζεται. Για τα διαζευκτήρια έγγραφα ενός πελάτη, ένα προσχέδιο συμβιβασμού ή μια κατάθεση μάρτυρα, μόλις παραδώσατε σε τρίτον ένα αντίγραφο προνομιακού υλικού. Δεν είχατε σκοπό να το μοιραστείτε. Σκοπεύατε να το ενώσετε. Όμως το αρχείο έφυγε από το γραφείο, και τώρα η ασφάλειά του εξαρτάται από μια εταιρεία με την οποία δεν έχετε μιλήσει ποτέ και μια πολιτική απορρήτου που δεν διαβάσατε.

Η καθησυχαστική φράση σε εκείνες τις ιστοσελίδες, «τα αρχεία διαγράφονται μετά από μία ώρα», ακούγεται εντάξει μέχρι να προσπαθήσετε να βασιστείτε σε αυτήν. Δεν μπορείτε να την επαληθεύσετε. Τα logs και τα αντίγραφα ασφαλείας μπορούν να κρατήσουν αντίγραφα μετά τη λήξη της προθεσμίας. Ο διακομιστής μπορεί να παραβιαστεί. Και αν συμβεί, το πρόσωπο του οποίου η δικογραφία διέρρευσε είναι ο πελάτης σας, πράγμα που το κάνει δικό σας πρόβλημα σύμφωνα με κάθε κώδικα δεοντολογίας που σας αφορά.

Πώς μοιάζουν στην πράξη τα «εύλογα μέτρα»

Οι ρυθμιστικές αρχές έχουν γίνει συγκεκριμένες σχετικά με αυτό. Ο GDPR απαιτεί κατάλληλα τεχνικά μέτρα για τα προσωπικά δεδομένα, και μια δικογραφία είναι από άκρη σε άκρη προσωπικά δεδομένα: ονόματα, διευθύνσεις, στοιχεία υγείας, οικονομικά αρχεία, ορισμένες φορές ποινικές κατηγορίες. Αν τα περάσετε μέσα από ένα τυχαίο διαδικτυακό εργαλείο, έχετε προσθέσει στην αλυσίδα σας έναν εκτελούντα την επεξεργασία που δεν ελέγξατε ποτέ και με τον οποίο δεν έχετε σύμβαση. (Έγραψα περισσότερα γι’ αυτήν την έκθεση στο κίνδυνοι GDPR από το ανέβασμα PDF, αν θέλετε τις λεπτομέρειες.)

Ο πιο καθαρός τρόπος για να λάβετε εύλογα μέτρα είναι να φροντίσετε να μην υπάρχει εξαρχής τίποτα να διαρρεύσει. Ένα αρχείο που δεν φεύγει ποτέ από τον φορητό σας υπολογιστή δεν μπορεί να εκτεθεί σε μια παραβίαση κάπου αλλού. Αυτή είναι όλη η ιδέα πίσω από τα εργαλεία που τρέχουν στο πρόγραμμα περιήγησης αντί σε διακομιστή.

Φτιάχνοντας μια δέσμη υπόθεσης χωρίς ανέβασμα

Δείτε πώς πάει το βαρετό κομμάτι όταν το αρχείο μένει στο μηχάνημά σας. Όλα τα παρακάτω τρέχουν τοπικά στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Το PDF διαβάζεται στη μνήμη του υπολογιστή σας, η ενέργεια συμβαίνει εκεί, και το ολοκληρωμένο αρχείο αποθηκεύεται κατευθείαν πίσω σε εσάς. Τίποτα δεν στέλνεται πουθενά.

Ενώστε τα κομμάτια. Έχετε την εντολή ανάθεσης, τη σύμβαση, την αλληλογραφία και τα αποδεικτικά ως ξεχωριστά αρχεία. Ρίξτε τα στο εργαλείο ένωσης PDF με τη σειρά που θέλετε και παίρνετε μία δέσμη. Το δικαστήριο θέλει ένα ενιαίο, αριθμημένο έγγραφο, όχι έντεκα συνημμένα, και έτσι το πετυχαίνετε χωρίς να στείλετε με email τίποτα σε μια ιστοσελίδα μετατροπής.

Βάλτε τη σωστή σειρά. Οι σαρώσεις δεν έρχονται ποτέ καθαρές. Η σελίδα 7 είναι ανάποδα, τα αποδεικτικά είναι αντεστραμμένα, η σελίδα της υπογραφής βρέθηκε στην αρχή. Ανοίξτε τη δέσμη στο εργαλείο αναδιάταξης PDF, σύρετε τις σελίδες στη σειρά που χρειάζεστε, αφαιρέστε την κενή σελίδα-υπόλειμμα σάρωσης και εξάγετε. Ίδια ιδέα με το να ανακατεύετε χαρτιά πάνω σε ένα γραφείο, μόνο που το χαρτί είναι το εμπιστευτικό αρχείο του πελάτη και δεν περνά από τον διακομιστή ενός αγνώστου για να ταξινομηθεί.

Υπογράψτε ό,τι χρειάζεται υπογραφή. Εντολές ανάθεσης, εξουσιοδοτήσεις, διαβιβαστικά, καθημερινές εγκρίσεις. Ανοίξτε το εργαλείο υπογραφής PDF, σχεδιάστε την υπογραφή σας με trackpad ή με το δάχτυλό σας, τοποθετήστε την στη γραμμή, κατεβάστε. Για τα καθημερινά έγγραφα αυτού του είδους η υπογραφή έχει νομική ισχύ σε όλη την ΕΕ και στο μεγαλύτερο μέρος του κόσμου. Όταν ένα έγγραφο απαιτεί ειδικά εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή, μια συμβολαιογραφική πράξη ή ορισμένες καταθέσεις, χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία βασισμένη σε πιστοποιητικά φτιαγμένη γι’ αυτό, γιατί μια σχεδιασμένη υπογραφή δεν θα ικανοποιήσει αυτήν την απαίτηση. Για την καθημερινή στοίβα, είναι ακριβώς αρκετή.

Τρία βήματα, μία καθαρή δέσμη, και το αρχείο έμεινε στη συσκευή σας όλη την ώρα.

Ελέγξτε το μόνοι σας σε ένα λεπτό

Δεν χρειάζεται να με πιστέψετε ότι τίποτα δεν ανεβαίνει. Ανοίξτε το εργαλείο ένωσης, πατήστε F12 για να ανοίξετε τα DevTools, μεταβείτε στην καρτέλα Network, τσεκάρετε το «Preserve log» και φτιάξτε μια δέσμη από την αρχή ως το τέλος. Παρατηρήστε τι συμβαίνει: η σελίδα φορτώνει στην αρχή, και μετά τίποτα δεν κινείται όσο ενώνετε και κατεβάζετε. Αν το αρχείο σας δεν εμφανίζεται ποτέ στο σώμα κάποιου αιτήματος, δεν στάλθηκε ποτέ.

Θέλετε ένα σκληρότερο τεστ; Φορτώστε το εργαλείο, βάλτε τον φορητό σας σε λειτουργία πτήσης και συναρμολογήστε τη δέσμη με το δίκτυο εντελώς κλειστό. Συνεχίζει να δουλεύει, γιατί εξαρχής δεν υπήρχε βήμα διακομιστή. Δοκιμάστε το ίδιο σε ένα εργαλείο που ανεβάζει και θα πάρετε σφάλμα τη στιγμή που θα πατήσετε εκτέλεση. Αυτή η διαφορά είναι ακριβώς αυτό που νοιάζει το καθήκον εχεμύθειάς σας.

Μια συνήθεια που αξίζει να κρατήσετε

Δεν πρόκειται να διαβάζετε μια πολιτική απορρήτου κάθε φορά που συνδυάζετε δύο PDF στις 6 το απόγευμα πριν από μια προθεσμία κατάθεσης. Κανείς δεν το κάνει. Οπότε κάντε την ασφαλή επιλογή την προεπιλεγμένη. Διαλέξτε ένα εργαλείο που επεξεργάζεται μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης, βάλτε το στους σελιδοδείκτες και σταματήστε να στέλνετε αρχεία πελατών σε διακομιστές που δεν βλέπετε. Είναι ούτως ή άλλως πιο γρήγορο, γιατί δεν υπάρχει η διαδρομή ανεβάσματος και κατεβάσματος, και συνεχίζει να δουλεύει όταν πέφτει το Wi-Fi του γραφείου, πράγμα που πάντα συμβαίνει τη μέρα που κάτι πρέπει να παραδοθεί.

Η συναρμολόγηση και η υπογραφή μιας δικογραφίας είναι το λιγότερο ενδιαφέρον πράγμα που κάνετε όλη την εβδομάδα. Το μόνο πραγματικό ερώτημα είναι αν τα έγγραφα του πελάτη μένουν στο γραφείο όσο το κάνετε, και για προνομιακό υλικό αυτό το ερώτημα έχει μία σωστή απάντηση.