Χρηματοοικονομικά και συμβουλευτικά γραφεία: PDF με τραπεζικά δεδομένα, ιδιωτικά

Ένα χρηματοοικονομικό γραφείο βασίζεται σε έγγραφα που διαβάζονται σαν χάρτης ολόκληρης της ζωής κάποιου. Τραπεζικά αντίγραφα κίνησης που δείχνουν κάθε καφέ και κάθε κατάθεση μισθού. Φορολογικές δηλώσεις. Βεβαιώσεις κυριότητας λογαριασμού. Δανειακές συμβάσεις με IBAN τυπωμένα στην κορυφή. Συνόψεις επενδύσεων με υπόλοιπα μέχρι το λεπτό. Αν δουλεύετε σε συμβουλευτική, διαχείριση περιουσίας ή χρηματοοικονομικό σχεδιασμό, αυτή είναι η πρώτη ύλη σας, και σχεδόν όλη φτάνει ως PDF.

Έπειτα έρχεται το βαρετό κομμάτι. Το αντίγραφο κίνησης χρειάζεται τους τελευταίους τρεις μήνες ενωμένους σε ένα αρχείο. Η υπογεγραμμένη εντολή πρέπει να συμπιεστεί για να χωρέσει σε ένα όριο ανεβάσματος πύλης. Η επιστολή ανάθεσης χρειάζεται υπογραφή πριν η τράπεζα προχωρήσει. Τίποτα από αυτά δεν είναι δύσκολο. Το ερώτημα είναι πού γίνεται.

Τι είναι πραγματικά τυπωμένο σε αυτές τις σελίδες

Βοηθάει να είμαστε συγκεκριμένοι για το τι υπάρχει στη σελίδα όταν ένα χρηματοοικονομικό PDF φεύγει από τα χέρια σας.

Ένα μόνο τραπεζικό αντίγραφο κίνησης συνήθως φέρει τον πλήρη αριθμό λογαριασμού ή IBAN, το όνομα και τη διεύθυνση του κατόχου, και μια συναλλαγή προς συναλλαγή καταγραφή του πώς ζει αυτό το άτομο. Μια φορολογική δήλωση προσθέτει τον ΑΦΜ, το δηλωθέν εισόδημα, τις εκπτώσεις και συχνά και τα στοιχεία ενός συντρόφου. Μια βεβαίωση λογαριασμού συνδέει έναν πραγματικό άνθρωπο με ένα πραγματικό υπόλοιπο. Βάλτε μερικά από αυτά μαζί και έχετε αρκετά για να υποδυθείτε κάποιον στην ίδια του την τράπεζα ή για να χτίσετε ένα τρομακτικά πλήρες προφίλ των οικονομικών του.

Αυτά είναι τα δεδομένα που μετακινείτε κάθε φορά που τακτοποιείτε ένα PDF πριν το προωθήσετε.

Το ανέβασμα που κανείς δεν θεωρεί ανέβασμα

Τα περισσότερα διαδικτυακά εργαλεία PDF λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο στα ενδότερα. Το αρχείο σας ανεβαίνει στον διακομιστή τους, η ένωση ή η συμπίεση εκτελείται εκεί, και το αποτέλεσμα κατεβαίνει πίσω. Η σελίδα που υπόσχεται «τα αρχεία διαγράφονται μετά από μία ώρα» μπορεί να το εννοεί. Παρ’ όλα αυτά δεν μπορείτε να το επαληθεύσετε, και μια ρυθμιστική αρχή δεν θα δεχτεί το «το έλεγε ο ιστότοπος» ως δέουσα επιμέλειά σας.

Από τη στιγμή που το τραπεζικό αντίγραφο ενός πελάτη βρίσκεται στον διακομιστή ενός τρίτου, έστω και για ένα λεπτό, ο έλεγχος έχει χαθεί. Τα logs και τα αντίγραφα ασφαλείας μπορεί να κρατήσουν αντίγραφα πέρα από το υποσχόμενο διάστημα. Ο διακομιστής μπορεί να παραβιαστεί. Το εργαλείο μπορεί να τρέχει σε υποδομή που δεν του ανήκει, περνώντας το αρχείο μέσα από αποθήκευση και ουρές επεξεργασίας που κανείς δεν σας ανέφερε. Ένα αντίγραφο κίνησης που δεν φεύγει ποτέ από το μηχάνημά σας δεν μπορεί να εμφανιστεί σε μια παραβίαση κάπου αλλού.

Για τα χρηματοοικονομικά γραφεία αυτό δεν είναι μια αφηρημένη ανησυχία. Είστε μια ρυθμιζόμενη επιχείρηση που χειρίζεται ακριβώς τα δεδομένα που τα κυκλώματα απάτης θέλουν περισσότερο. Ένας αριθμός λογαριασμού και ένα όνομα από ένα αντίγραφο που διέρρευσε είναι ένα σημείο εκκίνησης για κοινωνική μηχανική εναντίον της τράπεζας του πελάτη. Η παραβίαση δεν χρειάζεται να είναι δική σας για να πέσει σε εσάς η συνέπεια.

Τι περιμένουν οι κανόνες από εσάς

Όταν ένα χρηματοοικονομικό ή συμβουλευτικό γραφείο χειρίζεται τα έγγραφα ενός πελάτη, ο GDPR αντιμετωπίζει αυτά τα δεδομένα ως κάτι που κρατάτε υπό εμπιστοσύνη, όχι ως κάτι που μπορείτε να δρομολογήσετε μέσα από οποιονδήποτε δωρεάν ιστότοπο που είναι γρήγορος. Επεξεργάζεστε προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό άλλων, και αυτό συνεπάγεται υποχρεώσεις.

Αναμένεται να εφαρμόζετε κατάλληλα τεχνικά μέτρα για να τα διατηρείτε ασφαλή (Άρθρο 32). Τα χρηματοοικονομικά δεδομένα έχουν επιπλέον βάρος, επειδή η βλάβη από την έκθεση είναι άμεση και ακαριαία. Υποτίθεται ότι ξέρετε κάθε μέρος στην αλυσίδα, και ένας τυχαίος ιστότοπος PDF που λαμβάνει ένα ανεβασμένο αρχείο είναι τρίτο μέρος σε αυτή την αλυσίδα, συνήθως χωρίς σύμβαση και χωρίς ιδέα για το ποιοι είστε. Αν αυτός ο ιστότοπος παραβιαστεί, ο πελάτης του οποίου το αντίγραφο εκτέθηκε είναι αυτός που το πληρώνει, και το γραφείο σας είναι αυτό που πρέπει να εξηγήσει γιατί το αρχείο βρισκόταν εκεί.

Το ανέβασμα της φορολογικής δήλωσης ενός πελάτη σε ένα άγνωστο εργαλείο για να γλιτώσετε τριάντα δευτερόλεπτα δύσκολα υπερασπίζεται μπροστά σε οποιονδήποτε ρωτήσει αργότερα. Οι περισσότεροι που το κάνουν απλώς δεν φαντάστηκαν ποτέ το αρχείο να φεύγει από το κτίριο. Το εργαλείο τους φάνηκε σαν αριθμομηχανή.

Κρατήστε το αρχείο στη συσκευή

Υπάρχει ένα διαφορετικό είδος εργαλείου PDF. Αντί να στέλνει το αρχείο σας σε έναν διακομιστή, εκτελεί όλη την εργασία μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης. Ο κώδικας κατεβαίνει στη συσκευή μία φορά, το PDF ανοίγει και αλλάζει στη μνήμη του ίδιου του προγράμματος περιήγησης, και το ολοκληρωμένο αρχείο αποθηκεύεται κατευθείαν πίσω στο ίδιο μηχάνημα. Το έγγραφο δεν ταξιδεύει ποτέ.

Έτσι λειτουργεί το reader.me, και γι’ αυτό ταιριάζει σε χρηματοοικονομικά έγγραφα. Όταν συμπιέζετε ένα PDF για να φέρετε μια υπογεγραμμένη εντολή κάτω από το όριο μεγέθους μιας πύλης, το αρχείο επεξεργάζεται στον υπολογιστή σας, στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Τίποτα δεν ανεβαίνει σε εμάς, επειδή δεν υπάρχει βήμα διακομιστή για να ανέβει. Κλείστε την καρτέλα και η μνήμη εργασίας έχει χαθεί.

Δεν χρειάζεται να το πιστέψετε στα τυφλά. Ανοίξτε τα DevTools του προγράμματος περιήγησης, πηγαίνετε στην καρτέλα Network, εκτελέστε μια συμπίεση και παρατηρήστε. Κανένα αίτημα δεν μεταφέρει το αρχείο σας προς τα έξω. Αν το τραπεζικό αντίγραφο δεν βρίσκεται στο σώμα κανενός αιτήματος, δεν στάλθηκε πουθενά. Αυτός είναι ένας έλεγχος που μπορείτε να κάνετε μία φορά και να τον δείξετε στον υπεύθυνο συμμόρφωσής σας.

Προστασία και υπογραφή, πάλι στο μηχάνημά σας

Δύο εργασίες προκύπτουν συνεχώς στη χρηματοοικονομική δουλειά, και και οι δύο μπορούν να μείνουν τοπικές.

Η πρώτη είναι το κλείδωμα ενός αρχείου. Πριν στείλετε με email σε έναν πελάτη το αντίγραφό του ή μια φορολογική σύνοψη σε ένα τρίτο μέρος, μπορείτε να προσθέσετε κωδικό πρόσβασης στο PDF ώστε μόνο ο προοριζόμενος παραλήπτης να το ανοίξει. Η κρυπτογράφηση εφαρμόζεται στο πρόγραμμα περιήγησής σας, στη συσκευή σας. Το απροστάτευτο πρωτότυπο δεν φεύγει ποτέ από το μηχάνημά σας, ούτε ο κωδικός πρόσβασης.

Η δεύτερη είναι η υπογραφή. Επιστολές ανάθεσης, εντολές και εξουσιοδοτήσεις χρειάζονται όλες υπογραφή, και το συνηθισμένο αντανακλαστικό είναι να εκτυπώσετε, να υπογράψετε, να σαρώσετε και να ανεβάσετε σε κάποιον ιστότοπο υπογραφής. Μπορείτε αντ’ αυτού να υπογράψετε το PDF στο πρόγραμμα περιήγησης, να ρίξετε την υπογραφή σας στη σελίδα και να αποθηκεύσετε το υπογεγραμμένο αρχείο τοπικά. Κανένας εκτυπωτής, κανένα ανέβασμα, κανένα τρίτο μέρος που κρατάει ένα έγγραφο το οποίο εξουσιοδοτεί τη μετακίνηση χρημάτων.

Κάντε το συνήθεια, όχι κάτι μεμονωμένο

Η αλλαγή είναι μικρή. Πριν οποιοδήποτε χρηματοοικονομικό PDF πελάτη μπει σε ένα διαδικτυακό εργαλείο, αναρωτηθείτε αν επεξεργάζεται στο πρόγραμμα περιήγησης ή σε έναν διακομιστή. Αν δεν μπορείτε να το καταλάβετε, κάντε τη δοκιμή με τα DevTools μία φορά και ξεκαθαρίστε το. Επιλέξτε ένα εργαλείο που τρέχει στην πλευρά του πελάτη και κάντε το προεπιλογή του γραφείου, και έπειτα γράψτε το στις διαδικασίες σας ώστε να επιβιώσει της επόμενης πρόσληψης.

Είναι έτσι κι αλλιώς γρηγορότερο. Κανένας γύρος ανεβάσματος και κατεβάσματος, και συνεχίζει να δουλεύει όταν πέφτει η σύνδεση του γραφείου. Για ένα έγγραφο που παραθέτει το IBAN ενός πελάτη και τρεις μήνες των εξόδων του, το να το κάνετε σωστά δεν είναι επιπλέον δουλειά. Είναι η δουλειά.

Για τη γενικότερη εικόνα του γιατί το ανέβασμα ευαίσθητων αρχείων είναι πρόβλημα εξαρχής, διαβάστε το άρθρο μας για τον GDPR και το ανέβασμα PDF.