Συμβολαιογράφοι: διαχειριστείτε συμβόλαια και έγγραφα πελατών χωρίς να τα ανεβάζετε

Λίγοι επαγγελματίες διαχειρίζονται έγγραφα τόσο ευαίσθητα όσο ένας συμβολαιογράφος. Ένα συμβόλαιο αγοραπωλησίας με ονόματα, διευθύνσεις και το πλήρες τίμημα ενός ακινήτου. Μια διαθήκη. Ένα πληρεξούσιο. Σαρωμένες ταυτότητες όλων των συμβαλλομένων. Δεν είναι απλώς ιδιωτικά· φέρουν νομική βαρύτητα, και ολόκληρος ο ρόλος του συμβολαιογράφου είναι να αποτελεί τον έμπιστο, αμερόληπτο θεματοφύλακα ακριβώς αυτού του είδους εγγράφων. Η εμπιστευτικότητα δεν είναι ένα χαρακτηριστικό της δουλειάς· είναι η ίδια η δουλειά.

Και όπως κάθε γραφείο, έτσι κι ενός συμβολαιογράφου λειτουργεί με μικρές εργασίες σε PDF. Συνένωση των εγγράφων μιας συναλλαγής σε ένα αρχείο. Συμπίεση ενός σαρωμένου συμβολαίου για να σταλεί με email σε έναν συμβαλλόμενο. Προστασία μιας διαθήκης πριν αρχειοθετηθεί. Καθεμία είναι ρουτίνα, και καθεμία είναι μια στιγμή όπου, με το λάθος εργαλείο, το πιο ευαίσθητο νομικό έγγραφο ενός πελάτη ανεβαίνει σε έναν διακομιστή που κανείς δεν έχει ελέγξει.

Ο πήχης που οφείλει να τηρεί ένας συμβολαιογράφος

Το καθήκον εμπιστευτικότητας ενός συμβολαιογράφου είναι επαγγελματικό, νομικό και κεντρικό για το κύρος του. Οι άνθρωποι απευθύνονται σε έναν συμβολαιογράφο ακριβώς επειδή εμπιστεύονται ότι αυτό που φέρνουν θα τύχει της μέγιστης δυνατής φροντίδας. Η νομοθεσία για την προστασία δεδομένων προστίθεται από πάνω, αντιμετωπίζοντας μεγάλο μέρος όσων κρατά ένας συμβολαιογράφος —έγγραφα ταυτότητας, οικονομικά στοιχεία, οικογενειακές καταστάσεις— ως δεδομένα που απαιτούν ισχυρή προστασία.

Ένα τυπικό δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο PDF ανεβάζει το αρχείο στον διακομιστή του, το επεξεργάζεται και το διαγράφει αργότερα με ένα χρονόμετρο που δεν μπορείτε να επαληθεύσετε. Για ένα συμβόλαιο ή μια διαθήκη, αυτό είναι μια μεταφορά ενός εξαιρετικά ευαίσθητου νομικού εγγράφου σε έναν άγνωστο τρίτο, διεπόμενη από όρους που κανείς στο γραφείο δεν διάβασε. Δύσκολα συμβιβάζεται το «είμαι ο έμπιστος θεματοφύλακας αυτού του εγγράφου» με το «το ανέβασα σε μια δωρεάν ιστοσελίδα για να ενώσω δύο PDF». Η ευκολία δεν αξίζει την αντίφαση.

Πώς ταιριάζει το reader.me σε ένα συμβολαιογραφείο

Το reader.me τρέχει εξ ολοκλήρου μέσα στον browser σας. Δεν υπάρχει ανέβασμα επειδή κανένας διακομιστής δεν κάνει τη δουλειά· ο μηχανισμός τρέχει στον ίδιο τον υπολογιστή του γραφείου, μέσα στην καρτέλα του browser.

Έτσι, όταν ενώνετε τα έγγραφα μιας συναλλαγής, ο browser σας τα διαβάζει στη μνήμη αυτού του υπολογιστή, τα συνδυάζει εκεί επιτόπου και σας δίνει το αποτέλεσμα. Το PDF του πελάτη δεν ταξιδεύει ποτέ. Για ένα επάγγελμα χτισμένο πάνω στο να είσαι το ασφαλές ζευγάρι χεριών, αυτό δεν είναι μια ασήμαντη τεχνική λεπτομέρεια· είναι η διαφορά ανάμεσα στο να τιμάς αυτόν τον ρόλο και στο να τον υπονομεύεις σιωπηλά.

Και είναι επαληθεύσιμο, κάτι που έχει σημασία όταν το κύρος σου στηρίζεται στην εμπιστοσύνη. Ανοίξτε οποιοδήποτε εργαλείο του reader.me, ανοίξτε τα εργαλεία προγραμματιστή (F12) και παρακολουθήστε την καρτέλα Network καθώς επεξεργάζεστε ένα αρχείο. Τίποτα δεν ανεβαίνει. Αποσυνδεθείτε από το διαδίκτυο και εξακολουθεί να λειτουργεί, επειδή το έγγραφο δεν επρόκειτο ποτέ να φύγει.

Οι καθημερινές εργασίες, με την εμπιστευτικότητα στη θέση της

• Συγκροτήστε τον φάκελο μιας συναλλαγής. Ενώστε το συμβόλαιο, τις ταυτότητες και τα δικαιολογητικά σε ένα καθαρό PDF, τοπικά.
• Προστατέψτε ό,τι αποθηκεύετε ή στέλνετε. Κλειδώστε ένα έγγραφο με κωδικό, με τη στήριξη ισχυρής κρυπτογράφησης AES, και μοιραστείτε το κλειδί ξεχωριστά. Στέλνετε ένα συμβόλαιο ή μια διαθήκη με email σε έναν συμβαλλόμενο; Κλειδώστε το πρώτα.
• Συμπιέστε χωρίς να εκθέτετε. Ένα σαρωμένο συμβόλαιο είναι βαρύ. Συμπιέστε το για να χωρέσει σε ένα email, χωρίς να ανεβάσετε το έγγραφο του πελάτη σε μια υπηρεσία συμπίεσης.
• Κάντε αναζητήσιμο ένα αρχειοθετημένο συμβόλαιο. Μια παλιά σαρωμένη εγγραφή γίνεται αναζητήσιμη μετά από OCR, ώστε να βρίσκετε ό,τι χρειάζεστε στο αρχείο. Η σάρωση παραμένει στον υπολογιστή.
• Προσθέστε υπογραφή. Υπογράψτε ένα έγγραφο με το εργαλείο υπογραφής για καθημερινή ηλεκτρονική υπογραφή, χωρίς καμία υπηρεσία τρίτου να αγγίζει το αρχείο. (Για τις εγκεκριμένες ηλεκτρονικές υπογραφές που απαιτούν ορισμένες συμβολαιογραφικές πράξεις, θα χρησιμοποιήσετε το διαπιστευμένο σας πιστοποιητικό και τα κατάλληλα επίσημα εργαλεία· αυτό καλύπτει τη συνηθισμένη υπογραφή ενδιάμεσα.)

Εμπιστοσύνη που μπορείτε να αποδείξετε

Όλη η αξία ενός συμβολαιογράφου είναι το να είναι ο φορέας στον οποίο όλοι μπορούν να βασιστούν για τον σωστό χειρισμό ενός εγγράφου. Αυτό δύσκολα στηρίζεται αν μέρος της ροής εργασίας δρομολογεί σιωπηλά ευαίσθητα συμβόλαια μέσα από εξωτερικούς διακομιστές, των οποίων τις πολιτικές διαγραφής δέχεστε στα τυφλά. Η εργασία μέσα στον browser κλείνει αυτό το κενό: δεν υπάρχει τρίτος για τον οποίο να λογοδοτήσετε, επειδή απλώς δεν υπάρχει. Το έγγραφο πηγαίνει από τον πελάτη, στον υπολογιστή του γραφείου, σε όπου χρειάζεται να φτάσει, χωρίς καμία υπηρεσία PDF ενδιάμεσα.

Για έγγραφα τόσο ευαίσθητα και τόσο καθοριστικά, το να τα κρατάτε στον δικό σας υπολογιστή σε κάθε βήμα δεν είναι μια επιπλέον προφύλαξη· είναι το ελάχιστο που απαιτεί ο ρόλος. Ανοίξτε τα εργαλεία PDF, κάντε τη δουλειά μέσα στον browser, και τα πιο σημαντικά έγγραφα του πελάτη μένουν ακριβώς εκεί όπου ένας συμβολαιογράφος εμπιστεύεται να τα κρατά.