Μη κερδοσκοπικοί φορείς: προστασία των δεδομένων μελών και δωρητών σε PDF

Ένας μικρός μη κερδοσκοπικός φορέας λειτουργεί με καλή θέληση και πενιχρά μέσα. Ένα άτομο κρατά τα λογιστικά, ένα άλλο κυνηγά τη γραφειοκρατία των επιχορηγήσεων, ένας εθελοντής διατηρεί τη λίστα μελών ενημερωμένη σε ένα laptop που έχει δει καλύτερες μέρες. Κανείς δεν μπήκε σε αυτή τη δουλειά για να διαχειρίζεται δεδομένα. Μπήκαν για τον σκοπό.

Στα δεδομένα δεν τους νοιάζει αυτό. Μια λίστα μελών είναι γεμάτη ονόματα, διευθύνσεις, μερικές φορές ηλικίες και τραπεζικά στοιχεία για πάγιες εντολές. Ένα αρχείο δωρητή συνδέει ένα πραγματικό άτομο με το πόσα έδωσε και πότε. Σύμφωνα με τον GDPR, ένας σύλλογος που χειρίζεται αυτά τα δεδομένα φέρει την ίδια νομική υποχρέωση με μια τράπεζα ή ένα νοσοκομείο. Δεν υπάρχει εξαίρεση για μικρά φιλανθρωπικά ιδρύματα που να λέει ότι οι κανόνες χαλαρώνουν επειδή είστε υποχρηματοδοτούμενοι.

Αυτό το χάσμα, μεγάλη ευθύνη και μικροσκοπικός προϋπολογισμός, είναι ακριβώς εκεί όπου τα πράγματα πάνε στραβά. Ας μιλήσουμε λοιπόν για τα PDF.

Τα έγγραφα που κρατούν τα ευαίσθητα

Τα περισσότερα ευαίσθητα δεδομένα ενός μη κερδοσκοπικού φορέα καταλήγουν σε PDF κάποια στιγμή. Ο ετήσιος κατάλογος μελών που εξάγετε για τη Γενική Συνέλευση. Οι αποδείξεις δωρεών που στέλνετε ώστε οι υποστηρικτές να μπορούν να διεκδικήσουν φοροαπαλλαγή. Η αναφορά επιχορήγησης με μια λίστα ωφελούμενων. Οι τραπεζικές εντολές για επαναλαμβανόμενες δωρεές. Τα πρακτικά που κατονομάζουν ποιος ψήφισε τι.

Καθένα από αυτά διαχειρίζεται με τον ίδιο βαρετό τρόπο. Κάποιος το υπογράφει, ενώνει μερικά αρχεία σε ένα, ή συρρικνώνει μια χοντρή σάρωση για να χωρέσει σε ένα email προς το διοικητικό συμβούλιο. Τίποτα από αυτά δεν είναι περίπλοκο. Το μόνο πραγματικό ερώτημα είναι πού γίνεται η δουλειά, επειδή αυτό είναι που αποφασίζει αν τα δεδομένα των μελών σας φεύγουν ποτέ από το κτίριο.

Γιατί το δωρεάν εργαλείο ανεβάσματος είναι το λάθος αντανακλαστικό

Όταν είστε στριμωγμένοι, το ένστικτο είναι να αρπάξετε τον πρώτο δωρεάν ιστότοπο PDF που φορτώνει, να σύρετε το αρχείο μέσα, και να κατεβάσετε το αποτέλεσμα. Φαίνεται αβλαβές. Σας γλιτώνει ένα λεπτό.

Να τι πραγματικά συμβαίνει με τα περισσότερα από αυτά τα εργαλεία. Το αρχείο σας ανεβαίνει σε έναν διακομιστή κάπου, η εργασία τρέχει εκεί, και το αποτέλεσμα επιστρέφει. Η ειδοποίηση που υπόσχεται διαγραφή μετά από μία ώρα μπορεί να είναι απολύτως αληθινή. Απλώς δεν έχετε κανέναν τρόπο να την ελέγξετε. Από τη στιγμή που ένας κατάλογος με τις διευθύνσεις 200 μελών κάθεται σε ένα μηχάνημα που δεν ελέγχετε, τα αντίγραφα ασφαλείας μπορούν να κρατήσουν αντίγραφα, τα logs μπορούν να κρατήσουν metadata, και μια παραβίαση από τη δική τους πλευρά γίνεται παραβίαση της εμπιστοσύνης των μελών σας.

Και εσείς είστε αυτός που πρέπει να το αναφέρει. Ο GDPR θέτει την υποχρέωση στον οργανισμό που αποφάσισε να επεξεργαστεί τα δεδομένα, που είστε εσείς, όχι ο ιστότοπος που δανειστήκατε για τριάντα δευτερόλεπτα. Μια ομάδα εθελοντών που εξηγεί στα μέλη της γιατί οι διευθύνσεις κατοικίας τους κατέληξαν σε μια διαρροή δεν είναι μια συνεδρίαση που θέλει να προεδρεύσει κανείς.

Κάντε τη δουλειά στο δικό σας μηχάνημα

Η λύση δεν είναι μια ακριβή εταιρική σουίτα. Είναι η επιλογή εργαλείων που τρέχουν μέσα στο πρόγραμμα περιήγησής σας, όπου το αρχείο δεν πηγαίνει πουθενά. Το reader.me λειτουργεί ακριβώς έτσι. Ανοίγετε ένα PDF, η ενέργεια συμβαίνει στη συσκευή σας, και αποθηκεύετε το αποτέλεσμα. Δεν υπάρχει βήμα ανεβάσματος, οπότε δεν υπάρχει τίποτα να διαρρεύσει, καμία πολιτική να εμπιστευτείτε, κανένα banner να ζαρώνετε τα μάτια σας για να διαβάσετε.

Μπορείτε να το αποδείξετε μόνοι σας. Ανοίξτε τα DevTools του προγράμματος περιήγησής σας, παρατηρήστε την καρτέλα Network ενώ δουλεύετε, και θα δείτε ότι κανένα αίτημα δεν μεταφέρει το αρχείο προς τα έξω. Αν δεν είναι σε κανένα αίτημα, δεν πήγε πουθενά. Αυτός είναι ένας έλεγχος που ένας ταμίας μπορεί να κάνει μία φορά και έπειτα να κοιμάται ήσυχος.

Κλειδώστε ό,τι στέλνετε. Πριν ένας κατάλογος μελών ή μια εξαγωγή δωρητών φύγει από το laptop σας προς το διοικητικό συμβούλιο ή έναν ελεγκτή, βάλτε του κωδικό πρόσβασης. Προστατέψτε το PDF με κωδικό και το αρχείο κρυπτογραφείται, ώστε ένα email που υποκλέπτεται ή ένα συνημμένο που στάλθηκε λάθος να είναι μη αναγνώσιμο χωρίς το κλειδί. Στείλτε τον κωδικό μέσα από ένα διαφορετικό κανάλι, μια τηλεφωνική κλήση ή ένα μήνυμα, και έχετε καλύψει τον πιο συνηθισμένο τρόπο με τον οποίο διαρρέουν αυτά τα έγγραφα.

Υπογράψτε χωρίς τον χορό του εκτυπωτή. Συμφωνίες επιχορήγησης, πρακτικά και εντολές χρειάζονται συχνά μια πραγματική υπογραφή. Η συνηθισμένη διαδρομή είναι εκτύπωση, υπογραφή με στυλό, σάρωση πίσω, αποστολή της σάρωσης με email, μισή ώρα χαμένη ψάχνοντας για έναν εκτυπωτή που δουλεύει. Μπορείτε να τα παρακάμψετε όλα. Υπογράψτε το PDF στην οθόνη, ρίξτε την υπογραφή σας στη σελίδα, και αποθηκεύστε ένα καθαρό υπογεγραμμένο αρχείο που δεν έφυγε ποτέ από τη συσκευή σας. Η εικόνα της υπογραφής δεν ανεβαίνει ούτε αυτή, επειδή δεν υπάρχει πουθενά να ανέβει.

Δέστε το πακέτο σε ένα αρχείο. Οι αναφορές επιχορήγησης και οι φάκελοι της Γενικής Συνέλευσης είναι συνήθως ένας σωρός από ξεχωριστά έγγραφα: η συνοδευτική επιστολή, οι λογαριασμοί, η σύνοψη μελών, οι αποδείξεις. Τα ασύνδετα συνημμένα χάνονται και μπερδεύονται στη σειρά. Ενώστε τα PDF σε ένα ενιαίο έγγραφο, με τη σωστή σειρά, και παραδίδετε ένα τακτοποιημένο αρχείο αντί για έναν φάκελο σκόρπιων. Όλα στοιβαγμένα στον υπολογιστή σας, τίποτα δεν στέλνεται σε διακομιστή.

Μικρός προϋπολογισμός, ίδια υποχρέωση, απλούστερη απάντηση

Ο λόγος που αυτό έχει μεγαλύτερη σημασία για έναν μη κερδοσκοπικό φορέα παρά για μια μεγάλη εταιρεία είναι ο ίδιος λόγος που είναι ευκολότερο. Δεν έχετε τμήμα IT για να απορροφήσει ένα ολίσθημα, οπότε δεν μπορείτε να το αντέξετε. Αλλά ούτε χρειάζεστε μια περίπλοκη εγκατάσταση για να το αποφύγετε. Το να κρατάτε κάθε έγγραφο στη συσκευή που το έχει ήδη αφαιρεί όλο τον κίνδυνο με μία κίνηση.

Ο GDPR δεν σας ζητά να ξοδέψετε χρήματα. Σας ζητά να χειρίζεστε τα δεδομένα των ανθρώπων με φροντίδα και να μπορείτε να δείξετε ότι το κάνατε. Ένα εργαλείο που δεν ανεβάζει ποτέ είναι ο πιο καθαρός τρόπος να το δείξετε, επειδή το ασφαλέστερο μέρος για τη διεύθυνση ενός μέλους είναι το ένα μηχάνημα που την κρατά ήδη. Αν θέλετε το εκτενέστερο επιχείρημα για το γιατί το ανέβασμα είναι το επικίνδυνο κομμάτι, το αναλύσαμε στο πρόβλημα του GDPR με το ανέβασμα PDF.

Τα μέλη και οι δωρητές σας σας εμπιστεύτηκαν τα στοιχεία τους επειδή πίστεψαν σε αυτό που κάνετε. Το να κρατάτε αυτά τα PDF στο δικό σας μηχάνημα είναι ο τρόπος να κρατήσετε αυτή την εμπιστοσύνη, και δεν κοστίζει τίποτα παρά την επιλογή να το κάνετε.