Ασφάλειες: χειριστείτε συμβόλαια και αποζημιώσεις χωρίς να ανεβάζετε δεδομένα πελατών

Οι ασφάλειες είναι μια δουλειά χαρτιών, και τα χαρτιά είναι προσωπικά. Ένας μόνο φάκελος αποζημίωσης μπορεί να περιέχει το πλήρες όνομα και τη διεύθυνση ενός πελάτη, τα τραπεζικά του στοιχεία, μια ιατρική γνωμάτευση, φωτογραφίες ενός ατυχήματος, μια σαρωμένη ταυτότητα, μια αστυνομική αναφορά. Μια αίτηση ασφάλισης συγκεντρώνει την οικονομική και υγειονομική εικόνα κάποιου σε ένα πακέτο. Μεσίτες, πραγματογνώμονες και προσωπικό πρακτορείων μετακινούν τέτοια έγγραφα όλη μέρα.

Και όλη μέρα υπάρχουν μικρές δουλειές PDF να γίνουν με αυτά. Να ενώσετε τα έγγραφα μιας αποζημίωσης σε ένα αρχείο για τον ασφαλιστή. Να συμπιέσετε έναν φάκελο φωτογραφιών ώστε να χωρέσει σε email. Να κάνετε αναζητήσιμη μια σαρωμένη ιατρική γνωμάτευση. Ο γρήγορος τρόπος για καθένα από αυτά είναι ένα online εργαλείο, και ακριβώς εκεί τα προσωπικά δεδομένα γλιστρούν αθόρυβα έξω από τα χέρια του πρακτορείου.

Τι διακυβεύεται όταν ένας φάκελος αποζημίωσης πάει σε διακομιστή

Ένας φάκελος αποζημίωσης δεν είναι ένα γενικό έγγραφο. Σε πολλές περιπτώσεις είναι προσωπικά δεδομένα ειδικής κατηγορίας, ιδίως ιατρικές πληροφορίες, και ανήκουν σε κάποιον που εμπιστεύτηκε το πρακτορείο με αυτά. Οι κανόνες προστασίας δεδομένων το αντιμετωπίζουν ανάλογα: είστε υπεύθυνοι για το πού πάει και ποιος το επεξεργάζεται.

Ένα τυπικό δωρεάν online εργαλείο PDF δουλεύει ανεβάζοντας το αρχείο στον διακομιστή του, επεξεργαζόμενό το εκεί, και διαγράφοντάς το αργότερα σε ένα πρόγραμμα που δεν μπορείτε να επαληθεύσετε. Για μια αποζημίωση με το ιατρικό ιστορικό και την ταυτότητα ενός πελάτη μέσα, αυτό είναι μια μεταφορά σε άγνωστο τρίτο, το είδος του πράγματος που μετατρέπεται σε αναφερόμενο περιστατικό αν πάει στραβά, και σε μια δύσκολη συζήτηση με έναν πελάτη του οποίου τα δεδομένα κατέληξαν κάπου που δεν έπρεπε. Το «ήταν μόνο για να συμπιέσω τις φωτογραφίες» δεν είναι μια δικαιολογία που θέλει να δώσει κανείς.

Πώς το reader.me αλλάζει τα δεδομένα

Το reader.me τρέχει εξ ολοκλήρου στον browser σας. Δεν υπάρχει μεταφόρτωση γιατί δεν υπάρχει διακομιστής που να κάνει τη δουλειά· η μηχανή τρέχει στον δικό σας υπολογιστή, μέσα στην καρτέλα του browser.

Έτσι, όταν ενώνετε τα έγγραφα μιας αποζημίωσης, ο browser σας διαβάζει τα αρχεία στη μνήμη του μηχανήματός σας, τα συνδυάζει εκεί, και σας δίνει το αποτέλεσμα. Τα δεδομένα του πελάτη δεν ταξιδεύουν ποτέ. Για ένα πρακτορείο, αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα σε μια ρουτίνα και σε μια μεταφορά δεδομένων που θα έπρεπε να λογοδοτήσετε γι’ αυτήν. Το αρχείο μένει μέσα στο γραφείο σας όλη την ώρα.

Μπορείτε να το αποδείξετε στον εαυτό σας, και σε έναν υπεύθυνο συμμόρφωσης. Ανοίξτε οποιοδήποτε εργαλείο του reader.me, ανοίξτε τα developer tools (F12), και παρακολουθήστε την καρτέλα Network ενώ επεξεργάζεστε έναν φάκελο αποζημίωσης. Τίποτα δεν ανεβαίνει. Αποσυνδεθείτε εντελώς από το διαδίκτυο και συνεχίζει να λειτουργεί, γιατί τα δεδομένα δεν επρόκειτο να φύγουν εξαρχής.

Οι καθημερινές ασφαλιστικές δουλειές, εντός του γραφείου

• Συναρμολογήστε έναν φάκελο αποζημίωσης. Ενώστε την αναφορά, τις φωτογραφίες, τις αποδείξεις και τα έντυπα σε ένα καθαρό PDF για τον ασφαλιστή, τοπικά.
• Συμπιέστε για αποστολή. Οι φωτογραφίες ατυχημάτων και οι σαρώσεις φτιάχνουν βαριά αρχεία. Συμπιέστε τα ώστε να χωρέσουν σε email ή στο όριο μιας πύλης χωρίς να ανεβάσετε πρώτα τα έγγραφα του πελάτη.
• Κάντε μια σαρωμένη αναφορά αναζητήσιμη. Μια ιατρική γνωμάτευση που ήρθε με φαξ ή σάρωση είναι απλώς εικόνα μέχρι να τρέξετε OCR, ώστε να μπορείτε να την αναζητάτε και να αναφέρεστε σε αυτήν. Η σάρωση μένει στο μηχάνημά σας.
• Υπογράψτε ένα συμβόλαιο. Προσθέστε μια υπογραφή σε ένα ασφαλιστήριο ή σε ένα έντυπο αποζημίωσης με το εργαλείο υπογραφής, χωρίς εκτύπωση, χωρίς υπηρεσία υπογραφής τρίτου να κρατά το αρχείο.
• Προστατέψτε ό,τι στέλνετε. Στέλνετε με email ένα συμβόλαιο με προσωπικά δεδομένα σε έναν πελάτη; Κλειδώστε το με κωδικό πρώτα και μοιραστείτε το κλειδί από άλλο κανάλι.

Έτσι μοιάζει η «ελαχιστοποίηση δεδομένων» στην πράξη

Η κουβέντα περί προστασίας δεδομένων μπορεί να μοιάζει αφηρημένη μέχρι να είναι Τρίτη και να έχετε σαράντα αποζημιώσεις να επεξεργαστείτε. Η πρακτική αρχή από κάτω είναι απλή: τα δεδομένα του πελάτη πρέπει να περνούν από όσο το δυνατόν λιγότερα χέρια. Κάθε διακομιστής από τον οποίο περνά ένα αρχείο είναι ακόμα ένα μέρος που θα μπορούσε να παραβιαστεί, να κλητευθεί, ή απλώς να φανεί απρόσεκτο.

Η επεξεργασία στον browser είναι η καθαρότερη εκδοχή αυτής της αρχής. Ο αριθμός των επιπλέον μερών που χειρίζονται το αρχείο δεν μειώνεται σε λίγους έμπιστους· είναι μηδέν. Το έγγραφο πάει από τον πελάτη, στο μηχάνημά σας, σε όπου προορίζεται να καταλήξει, και όχι μέσα από καμία υπηρεσία PDF ενδιάμεσα.

Για τα πρακτορεία και αυτούς στους οποίους λογοδοτούν

Αν διευθύνετε ένα πρακτορείο, αυτό είναι επίσης πιο εύκολο να το υπερασπιστείτε. Μπορείτε να πείτε σε έναν πελάτη, ειλικρινά, ότι η αποζημίωσή του χειρίστηκε χωρίς να ανέβει σε εξωτερικές υπηρεσίες. Μπορείτε να δείξετε σε έναν ελεγκτή ότι το εργαλείο που χρησιμοποιείτε δεν μεταδίδει αρχεία. Δεν βασίζεστε στην υπόσχεση διαγραφής ενός τρίτου· δεν υπάρχει τίποτα να διαγραφεί επειδή τίποτα δεν στάλθηκε.

Οι ασφάλειες θα είναι πάντα μια πλημμύρα από PDF γεμάτα τις πιο ευαίσθητες λεπτομέρειες άλλων ανθρώπων. Οι δουλειές δεν αλλάζουν. Το πού πάνε τα αρχεία μπορεί. Ανοίξτε τα εργαλεία PDF, κάντε τη δουλειά στον browser σας, και κρατήστε τα δεδομένα των πελατών σας εκεί που σας εμπιστεύτηκαν να τα κρατήσετε.