E-commerce: διαχειριστείτε τιμολόγια και δεδομένα πελατών χωρίς να τα ανεβάζετε

Όταν τρέχετε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα, συσσωρεύετε γρήγορα προσωπικά δεδομένα άλλων ανθρώπων. Κάθε παραγγελία είναι ένα όνομα, μια διεύθυνση αποστολής, ένα email, ενίοτε ένας αριθμός τηλεφώνου, και μια καταγραφή ακριβώς του τι αγόρασε κάποιος. Τιμολόγια, δελτία συσκευασίας, ετικέτες αποστολής, χαρτιά επιστροφών, το καθένα ένας μικρός φάκελος για έναν πελάτη. Πολλαπλασιάστε με κάθε παραγγελία, και ένα κατάστημα κάθεται πάνω σε μια μεγάλη στοίβα προσωπικών πληροφοριών που οι πελάτες του εμπιστεύτηκαν απλώς αγοράζοντας κάτι.

Και ο καθημερινός διοικητικός φόρτος είναι γεμάτος μικρές εργασίες με PDF. Συνένωση μιας παρτίδας τιμολογίων σε ένα αρχείο για τον λογιστή. Συμπίεση ενός φακέλου με έγγραφα παραγγελιών για αποστολή σε έναν προμηθευτή ή μια αγορά (marketplace). Εξαγωγή των στοιχείων από ένα τιμολόγιο για το αρχείο σας. Η καθεμία είναι ρουτίνα, και η καθεμία είναι μια στιγμή όπου, με το λάθος εργαλείο, τα προσωπικά δεδομένα των πελατών ανεβαίνουν σε έναν διακομιστή που κανείς δεν έχει ελέγξει.

Τα δεδομένα πελατών είναι ευθύνη, όχι απλώς παραπροϊόν

Είναι εύκολο να αντιμετωπίζει κανείς τα χαρτιά των παραγγελιών ως βαρετή γραφειοκρατία, αλλά κάθε τιμολόγιο συνδέει έναν πραγματικό άνθρωπο με μια διεύθυνση και μια αγορά. Οι κανόνες προστασίας δεδομένων ισχύουν για όλα τους: συλλέγονται για την εκτέλεση μιας παραγγελίας, όχι για να σκορπιστούν σε τυχαίες διαδικτυακές υπηρεσίες. Για ένα μικρό κατάστημα χωρίς αφοσιωμένη ομάδα συμμόρφωσης, ο κίνδυνος παραβλέπεται εύκολα ακριβώς επειδή οι εργασίες μοιάζουν τόσο τετριμμένες.

Ένα τυπικό δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο PDF ανεβάζει το αρχείο σας στον διακομιστή του, το επεξεργάζεται και το διαγράφει αργότερα με ένα χρονόμετρο που δεν μπορείτε να επαληθεύσετε. Για μια παρτίδα τιμολογίων, αυτό είναι μια μεταφορά πολλών ονομάτων, διευθύνσεων και στοιχείων παραγγελιών πελατών σε έναν άγνωστο τρίτο. Ένας πελάτης που αγόρασε ένα ζευγάρι παπούτσια δεν συμφώνησε να ανέβει η διεύθυνσή του σε έναν τυχαίο ιστότοπο για να μπορέσει το κατάστημα να συνενώσει ένα PDF.

Πώς ταιριάζει το reader.me σε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα

Το reader.me τρέχει εξ ολοκλήρου μέσα στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Δεν υπάρχει ανέβασμα γιατί κανένας διακομιστής δεν κάνει τη δουλειά· η μηχανή τρέχει στο δικό σας μηχάνημα, μέσα στην καρτέλα του browser.

Έτσι, όταν συνενώνετε μια παρτίδα τιμολογίων, το πρόγραμμα περιήγησής σας τα διαβάζει στη μνήμη του υπολογιστή σας, τα συνδυάζει εκεί ακριβώς και σας δίνει το αποτέλεσμα. Τα δεδομένα PDF των πελατών δεν ταξιδεύουν ποτέ. Για ένα κατάστημα υπεύθυνο για τα στοιχεία των αγοραστών, αυτή είναι η διαφορά ανάμεσα στη ρουτίνα και σε μια μεταφορά δεδομένων για την οποία θα έπρεπε να λογοδοτήσετε. Τα αρχεία μένουν στο μηχάνημά σας όλη την ώρα.

Και είναι επαληθεύσιμο, κάτι που έχει σημασία αν ένας πελάτης ή μια ρυθμιστική αρχή ρωτήσει πώς χειρίζεστε τα δεδομένα τους. Ανοίξτε οποιοδήποτε εργαλείο του reader.me, ανοίξτε τα developer tools (F12) και παρακολουθήστε την καρτέλα Network καθώς επεξεργάζεστε ένα αρχείο. Δεν ανεβαίνει τίποτα. Αποσυνδεθείτε από το διαδίκτυο και θα συνεχίσει να λειτουργεί, γιατί τα δεδομένα δεν επρόκειτο ποτέ να φύγουν.

Οι καθημερινές δουλειές, ιδιωτικά

• Ομαδοποιήστε τιμολόγια για τη λογιστική. Συνενώστε έναν μήνα τιμολογίων σε ένα οργανωμένο PDF για τον λογιστή σας, τοπικά.
• Συμπιέστε για προμηθευτές και marketplaces. Τα έγγραφα παραγγελιών και τα σαρωμένα χαρτιά γίνονται βαριά. Συμπιέστε το PDF ώστε να χωρά σε ένα email χωρίς να ανεβάσετε πρώτα τα στοιχεία των πελατών.
• Καταχωρίστε στοιχεία τιμολογίου. Χρειάζεστε τους αριθμούς ή τις διευθύνσεις από ένα τιμολόγιο για το σύστημά σας; Εξαγάγετε το κείμενο αντί να το ξαναπληκτρολογήσετε, τοπικά.
• Κάντε τα σαρωμένα χαρτιά αξιοποιήσιμα. Μια σαρωμένη απόδειξη ή φόρμα επιστροφής γίνεται αναζητήσιμη μετά από OCR, και η σάρωση μένει στο μηχάνημά σας.
• Προστατέψτε ό,τι στέλνετε. Στέλνετε μια παρτίδα τιμολογίων πελατών στον λογιστή σας; Κλειδώστε το PDF με κωδικό και μοιραστείτε το κλειδί ξεχωριστά.

Η εμπιστοσύνη κλιμακώνεται με τον αριθμό των παραγγελιών σας

Το θέμα με ένα ηλεκτρονικό κατάστημα είναι ο όγκος. Μια απρόσεκτη συνήθεια δεν είναι μία έκθεση· είναι μία ανά παραγγελία, που επαναλαμβάνεται κάθε μέρα. Το ανέβασμα τιμολογίων σε ένα δωρεάν εργαλείο μοιάζει αβλαβές γιατί κάθε αρχείο φαίνεται ασήμαντο, αλλά το κάνετε με τις διευθύνσεις εκατοντάδων πελατών με την πάροδο του χρόνου. Η τετριμμένη κλίμακα είναι ακριβώς αυτό που το κάνει να αξίζει να γίνει σωστά.

Η εργασία μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης εξαλείφει τον κίνδυνο εντελώς. Τα έγγραφα των πελατών περνούν από την παραγγελία τους στο μηχάνημά σας και μετά στον λογιστή ή τον προμηθευτή σας, και μέσα από καμία υπηρεσία PDF ενδιάμεσα. Δεν υπάρχει εξωτερική πολιτική διαγραφής για να βασιστείτε, γιατί τίποτα δεν στάλθηκε. Οι πελάτες εμπιστεύτηκαν στο κατάστημά σας τα στοιχεία τους απλώς ολοκληρώνοντας μια αγορά· το να κρατάτε αυτά τα δεδομένα στο δικό σας μηχάνημα, σε κάθε βήμα, είναι το διακριτικό μέρος του να κερδίζετε αυτή την εμπιστοσύνη. Ανοίξτε τα εργαλεία PDF, κάντε τη δουλειά τοπικά, και τα δεδομένα των πελατών σας μένουν εκεί όπου υπέθεσαν ότι θα ήταν.