Πώς να συνενώσετε σαρωμένες αποδείξεις σε ένα PDF για αναφορές εξόδων

Είναι τέλος μήνα και το κινητό σας είναι γεμάτο φωτογραφίες αποδείξεων: ένα ταξί, έναν λογαριασμό ξενοδοχείου, δύο μεσημεριανά, ένα δοχείο μελανιού που σας ανάγκασε κάποιος να αγοράσετε την τελευταία στιγμή. Το σύστημα εξόδων της εταιρείας σας θέλει ένα αρχείο ανά αναφορά, όχι δεκατέσσερις στραβές φωτογραφίες JPG με ονόματα IMG_4821 έως IMG_4834. Έτσι καταλήγετε είτε να παλεύετε με μια εφαρμογή κινητού που κόβει άσχημα, είτε να ανοίγετε τον υπολογιστή και να το κάνετε σωστά.

Το να το κάνετε σωστά είναι πιο γρήγορο απ’ όσο ακούγεται, και λύνει ένα πρόβλημα που οι περισσότεροι δεν σκέφτονται μέχρι να τους δημιουργήσει μπελάδες: αυτές οι φωτογραφίες συνήθως περιέχουν έναν αριθμό κάρτας, μια διεύθυνση ξενοδοχείου, μερικές φορές ένα πλήρες όνομα και μια υπογραφή. Δεν είναι κάτι που θέλετε να περάσετε από έναν τυχαίο μετατροπέα στο διαδίκτυο.

Γιατί ένα PDF είναι καλύτερο από έναν φάκελο φωτογραφιών

Τα οικονομικά τμήματα επεξεργάζονται αναφορές εξόδων, δεν τις ανακρίνουν. Ένα ενιαίο PDF με όλες τις αποδείξεις σε σειρά, με τη σωστή κατεύθυνση, είναι κάτι που ο ελεγκτής μπορεί να ανοίξει μία φορά και να ελέγξει σε τριάντα δευτερόλεπτα. Ένας φάκελος με μεμονωμένες εικόνες, μερικές πλαγιαστές, μερικές θολές, μερικές διπλές επειδή φωτογραφίσατε την ίδια απόδειξη δύο φορές κατά λάθος, προκαλεί ερωτήσεις και καθυστερεί την επιστροφή χρημάτων σας.

Υπάρχει επίσης μια πτυχή ελέγχου. Πολλές εταιρείες υποχρεούνται να διατηρούν αποδεικτικά στοιχεία εξόδων για χρόνια. Ένας φάκελος εικόνων που μπορεί να αναδιαταχθεί, να διαγραφεί ή να μετονομαστεί από οποιονδήποτε έχει πρόσβαση δεν αποτελεί καλό αποδεικτικό στοιχείο. Ένα ενιαίο, αριθμημένο PDF είναι πολύ πιο κοντά σε αυτό που πραγματικά θέλει να δει ένας ελεγκτής.

Η διαδικασία

Δεν χρειάζεται να μετατρέψετε κάθε απόδειξη ξεχωριστά και μετά να συνενώσετε τα αποτελέσματα. Κάντε το σε δύο σύντομα βήματα.

1. Μετατρέψτε τις φωτογραφίες σας σε PDF. Ανοίξτε το Εικόνες σε PDF και ρίξτε μέσα τις φωτογραφίες των αποδείξεών σας. Η σειρά έχει σημασία εδώ, τα περισσότερα εργαλεία σας επιτρέπουν να σύρετε μικρογραφίες, οπότε τοποθετήστε τις στη σειρά που περιμένει η αναφορά εξόδων σας: η χρονολογική σειρά είναι συνήθως η ασφαλέστερη. Αν κάποιες λήψεις βγήκαν πλαγιαστές, περιστρέψτε τις πριν τη συνένωση, είναι πολύ πιο εύκολο να διορθώσετε μία σελίδα τώρα παρά να το προσέξετε αργότερα, θαμμένη μέσα σε ένα αρχείο δώδεκα σελίδων.

2. Συμπιέστε το αρχείο πριν το υποβάλετε. Οι κάμερες κινητών παράγουν μεγάλες εικόνες, και μια ντουζίνα από αυτές στοιβαγμένες σε ένα PDF μπορούν εύκολα να φτάσουν τα 20-30 MB. Οι περισσότερες πύλες εξόδων περιορίζουν τις μεταφορτώσεις αρκετά κάτω από αυτό, και τα συνημμένα email επίσης πνίγονται. Περάστε το αποτέλεσμα από το Συμπίεση PDF και συνήθως θα καταλήξετε με ένα αρχείο κλάσμα του αρχικού μεγέθους, εξίσου ευανάγνωστο για όποιον το ελέγξει. Οι αποδείξεις δεν χρειάζονται ποιότητα εκτύπωσης, χρειάζεται να είναι ευανάγνωστες, οπότε μια επιθετική ρύθμιση συμπίεσης συνήθως λειτουργεί εδώ μια χαρά.

Αυτή είναι όλη η διαδικασία: φωτογραφίες μέσα, ένα PDF έξω, αρκετά μικρό για να επισυναφθεί οπουδήποτε.

Μερικά πράγματα που κάνουν το αποτέλεσμα πιο καθαρό

Κόψτε το τραπέζι, το πορτοφόλι, την άκρη του χεριού σας πριν τη συνένωση, αν η εφαρμογή κάμερας σας το επιτρέπει. Είναι μικρή λεπτομέρεια αλλά κάνει το τελικό PDF να μοιάζει σκόπιμο και όχι σαν στοίβα στιγμιότυπων. Αν το σύστημα εξόδων σας ζητά τις αποδείξεις ομαδοποιημένες ανά κατηγορία (ταξίδια, γεύματα, προμήθειες), αξίζει να φτιάξετε ένα ξεχωριστό μικρό PDF ανά κατηγορία αντί για ένα τεράστιο αρχείο με πενήντα σελίδες σε τυχαία σειρά, οι ελεγκτές θα σας ευχαριστήσουν.

Αν διαχειρίζεστε αναφορές εξόδων για άλλους, ας πούμε ότι είστε ο υπεύθυνος γραφείου που συγκεντρώνει αποδείξεις από ολόκληρη την ομάδα, αντισταθείτε στον πειρασμό να προωθήσετε απλώς τις φωτογραφίες όλων σε έναν κοινόχρηστο φάκελο. Συνενώστε τις αποδείξεις κάθε ατόμου στο δικό του PDF καθώς προχωράτε. Είναι πιο τακτοποιημένο, και σημαίνει ότι δεν κρατάτε έναν φάκελο με στοιχεία πληρωμών άλλων ανθρώπων περισσότερο απ’ όσο χρειάζεται.

Γιατί έχει σημασία να το κάνετε αυτό στον περιηγητή σας

Οι εικόνες αποδείξεων είναι προσωπικά οικονομικά δεδομένα, στοιχεία κάρτας, τοποθεσίες αγοράς, μερικές φορές μια οικιακή διεύθυνση σε ένα δελτίο παράδοσης. Πολλά δωρεάν εργαλεία «συνένωσε τις εικόνες μου σε ένα PDF» στο διαδίκτυο λειτουργούν μεταφορτώνοντας τα αρχεία σας σε κάποιον διακομιστή, επεξεργαζόμενα τα και στέλνοντάς σας πίσω έναν σύνδεσμο. Δεν έχετε ιδέα πόσο καιρό μένουν εκεί αυτές οι εικόνες ή ποιος άλλος μπορεί να τις δει.

Το Reader.me λειτουργεί εξ ολοκλήρου στον περιηγητή σας. Όταν συνενώνετε ή συμπιέζετε τις αποδείξεις σας, οι εικόνες δεν εγκαταλείπουν ποτέ τη συσκευή σας, δεν υπάρχει μεταφόρτωση, δεν υπάρχει αντίγραφο στον διακομιστή, δεν υπάρχει αναμονή στην ουρά κάποιου άλλου. Μπορείτε να το ελέγξετε μόνοι σας: ανοίξτε τα εργαλεία προγραμματιστή του περιηγητή σας, παρακολουθήστε την καρτέλα Δίκτυο ενώ επεξεργάζεστε ένα αρχείο, και θα δείτε ότι τίποτα δεν φεύγει προς τα έξω. Αν προτιμάτε να μην πιστέψετε απλώς τον λόγο μας, αποσυνδεθείτε από το διαδίκτυο και δοκιμάστε το, τα εργαλεία εξακολουθούν να λειτουργούν χωρίς σύνδεση.

Την επόμενη φορά που θα πρέπει να υποβάλετε την αναφορά εξόδων, παραλείψτε τον φάκελο με τις μεμονωμένες φωτογραφίες. Συνενώστε τις αποδείξεις, συμπιέστε το αρχείο, υποβάλετε το, έτοιμο.