Αρχιτέκτονες και μηχανικοί: κρατήστε τα εμπιστευτικά σχέδια στο μηχάνημά σας

Η δουλειά που παράγει ένα αρχιτεκτονικό ή μηχανολογικό γραφείο είναι η αξία του, και μεγάλο μέρος της ζει σε PDF. Κατόψεις, όψεις, στατικοί υπολογισμοί, υποβολές για διαγωνισμούς, μια συμμετοχή σε αρχιτεκτονικό διαγωνισμό που δεν πρέπει να ιδωθεί πριν τη λήξη. Αυτά τα έγγραφα καλύπτονται συχνά από ένα NDA, μια ρήτρα εμπιστευτικότητας πελάτη, ή από το απλό εμπορικό γεγονός ότι ένα διαρρευμένο σχέδιο βοηθά έναν ανταγωνιστή και βλάπτει εσάς.

Είναι επίσης μεγάλα. Ένα σετ σχεδίων είναι βαρύ, και εκεί ξεκινούν τα προβλήματα, γιατί η καθημερινή ανάγκη να μικρύνετε ένα αρχείο ή να συνδυάσετε ένα σετ είναι αυτό που στέλνει αυτά τα σχέδια σε έναν διακομιστή που δεν θα έπρεπε ποτέ να αγγίξουν.

Μεγάλα αρχεία, ευαίσθητο περιεχόμενο, κακός συνδυασμός

Φανταστείτε τις συνηθισμένες εργασίες. Μια πύλη διαγωνισμού δεν δέχεται αρχείο πάνω από ένα ορισμένο μέγεθος, οπότε πρέπει να συμπιέσετε το σετ σχεδίων. Ο πελάτης τα θέλει όλα ως ένα PDF, οπότε ενώνετε τα φύλλα. Ένας σύμβουλος στέλνει μια σαρωμένη στατική μελέτη που πρέπει να γίνει αναζητήσιμη, οπότε της κάνετε OCR. Καθεμία είναι ρουτίνα, και καθεμία σας δελεάζει προς ένα δωρεάν online εργαλείο.

Αυτό το εργαλείο ανεβάζει το αρχείο σας. Για ένα σετ σχεδίων υπό NDA, ή μια συμμετοχή σε διαγωνισμό υπό embargo, το «ανέβηκε σε διακομιστή τρίτου και διαγράφεται αργότερα, εμπιστευτείτε μας» είναι ένα πραγματικό πρόβλημα. Έχετε υπογράψει μια συμφωνία εμπιστευτικότητας και μετά παραδώσατε το εμπιστευτικό έγγραφο σε μια εταιρεία που δεν είναι μέρος της. Αν το αρχείο είναι επίσης εμπορικά πολύτιμο, βάλατε τη δική σας πνευματική ιδιοκτησία στο μηχάνημα κάποιου άλλου για να γλιτώσετε δύο λεπτά.

Το reader.me κάνει τη δουλειά εκεί που ήδη βρίσκεται το αρχείο

Το reader.me τρέχει στον browser σας. Καμία μεταφόρτωση, γιατί δεν υπάρχει διακομιστής που να κάνει την επεξεργασία· η μηχανή τρέχει στον δικό σας υπολογιστή μέσα στην καρτέλα του browser.

Όταν συμπιέζετε ένα βαρύ σετ σχεδίων, ο browser σας διαβάζει το PDF στη μνήμη του μηχανήματός σας, το συμπιέζει εκεί, και σας δίνει πίσω το μικρότερο αρχείο. Τα σχέδια δεν φεύγουν ποτέ από το γραφείο. Είναι η διαφορά ανάμεσα στο να φέρνετε το εργαλείο στο γραφείο σας και στο να στέλνετε με κούριερ τα σχέδιά σας σε μια διεύθυνση που δεν μπορείτε να δείτε.

Μπορείτε να το επαληθεύσετε, που έχει σημασία όταν ένας πελάτης ρωτά πώς χειρίζεστε τα έγγραφά του. Ανοίξτε οποιοδήποτε εργαλείο του reader.me, ανοίξτε τα developer tools (F12), και παρακολουθήστε την καρτέλα Network ενώ επεξεργάζεστε ένα αρχείο. Τίποτα δεν ανεβαίνει. Κόψτε τη σύνδεσή σας στο διαδίκτυο και συνεχίζει να λειτουργεί, γιατί το αρχείο δεν επρόκειτο ποτέ να ταξιδέψει.

Οι καθημερινές δουλειές PDF του γραφείου, ιδιωτικά

• Συμπίεση για πύλη διαγωνισμού. Τα σετ σχεδίων ξεπερνούν γρήγορα τα όρια μεταφόρτωσης. Συμπιέστε το PDF ώστε να χωρέσει χωρίς να στείλετε πρώτα τα σχέδιά σας σε μια υπηρεσία συμπίεσης.
• Συνδυάστε ένα σετ φύλλων. Ενώστε σχέδια, χρονοδιαγράμματα και αναφορές σε ένα παραδοτέο για τον πελάτη ή την πολεοδομική αρχή, τοπικά.
• Σημάνετε τα προσχέδια ξεκάθαρα. Εκδίδετε ένα σετ που δεν είναι τελικό; Προσθέστε ένα υδατογράφημα «DRAFT» ή «CONFIDENTIAL» σε όλα τα φύλλα ώστε μια εκτύπωση να μην μπερδευτεί με την εκδομένη έκδοση. Το υδατογράφημα ενσωματώνεται στο μηχάνημά σας.
• Κάντε μια σαρωμένη αναφορά αναζητήσιμη. Η σαρωμένη μελέτη υπολογισμών ενός συμβούλου γίνεται αναζητήσιμη μετά από OCR, χωρίς να ανεβάσετε ούτε τη δική του δουλειά ούτε τη δική σας.
• Κλειδώστε ό,τι στέλνετε. Στέλνετε σχέδια σε έναν εργολάβο; Προστατέψτε το αρχείο με κωδικό και μοιραστείτε το κλειδί χωριστά, ώστε ένα προωθημένο email να μην εκθέτει το σετ.

Εμπιστευτικότητα που μπορείτε πραγματικά να υπερασπιστείτε

Ένα NDA είναι μια υπόσχεση για το πού πάνε οι πληροφορίες. Τα περισσότερα γραφεία την τηρούν στα προφανή μέτωπα, κλειδωμένοι δίσκοι, προσεκτικό email, αλλά ένα δωρεάν online εργαλείο PDF είναι μια αθόρυβη εξαίρεση που αναιρεί τα υπόλοιπα. Μπορείτε να είστε προσεκτικοί με κάθε αρχείο και να παραδώσετε ολόκληρο ένα σετ σχεδίων στον διακομιστή ενός αγνώστου επειδή το χρειαζόσασταν κάτω από 25 megabyte.

Η επεξεργασία στον browser κλείνει αυτό το κενό. Τα σχέδια πάνε από το μηχάνημά σας, στον πελάτη ή στην πύλη, και όχι μέσα από καμία υπηρεσία PDF ενδιάμεσα. Όταν ρωτά ένας πελάτης, ή όταν ένα NDA σας απαιτεί να το επιβεβαιώσετε, μπορείτε να πείτε ξεκάθαρα ότι τα έγγραφα δεν ανέβηκαν πουθενά. Δεν υπάρχει πολιτική διαγραφής τρίτου να βασιστείτε, γιατί τίποτα δεν στάλθηκε για να διαγραφεί.

Τα σχέδιά σας είναι το περιουσιακό στοιχείο

Για ένα γραφείο, τα αρχεία δεν είναι απλώς εμπιστευτικά, είναι το προϊόν. Ο σχεδιασμός, η λεπτομέρεια, η μηχανολογική κρίση που είναι ενσωματωμένη σε ένα σετ φύλλων είναι αυτό που πληρώνουν οι πελάτες και που οι ανταγωνιστές θα ήθελαν να δουν νωρίς. Το να μεταχειρίζεστε αυτά τα αρχεία επιπόλαια επειδή η δουλειά φάνηκε μικρή είναι ο τρόπος που διαρρέει η καλή δουλειά.

Οι δουλειές δεν θα σταματήσουν. Πάντα θα υπάρχει ένα όριο πύλης να νικήσετε, ένα σετ να ενώσετε, μια σάρωση να κάνετε OCR. Κάντε τα στον browser σας, σε ένα εργαλείο που κρατά το αρχείο στο μηχάνημά σας, και τα σχέδιά σας μένουν εκεί που ανήκουν: μέσα στο γραφείο που τα σχεδίασε.