Ξενοδόχοι Airbnb: διαχειριστείτε τα σκαναρισμένα ταυτότητας των επισκεπτών χωρίς να τα ανεβάζετε πουθενά

Αν φιλοξενείτε μέσω Airbnb, ή διαχειρίζεστε μερικά ακίνητα βραχυχρόνιας μίσθωσης, γνωρίζετε ήδη τη διαδικασία: έρχεται μια κράτηση και, πριν ο επισκέπτης πάρει τον κωδικό της πόρτας, χρειάζεστε αντίγραφο της ταυτότητάς του. Μερικές φορές το ζητά η πλατφόρμα, μερικές φορές οι τοπικοί κανονισμοί τουριστικής καταγραφής, και μερικές φορές είναι απλώς ο τρόπος που πάντα ελέγχετε τους επισκέπτες σας. Όποια κι αν είναι η αιτία, καταλήγετε να έχετε μια φωτογραφία ή σάρωση του διαβατηρίου ή του διπλώματος οδήγησης κάποιου, συχνά με περισσότερες πληροφορίες από όσες πραγματικά χρειάζεστε.

Αυτή η εικόνα είναι ένα μικρό πρόβλημα ιδιωτικότητας που περιμένει να συμβεί. Είναι η φωτογραφία ενός επίσημου εγγράφου, με πλήρες όνομα, ημερομηνία γέννησης, αριθμό εγγράφου, μερικές φορές διεύθυνση, και βρίσκεται στη συλλογή φωτογραφιών του κινητού σας ή σε ένα νήμα email δίπλα σε άλλες δώδεκα από προηγούμενους επισκέπτες. Πολλαπλασιάστε το με κάθε κράτηση που έχετε δεχτεί, και έχετε έναν σιωπηλό σωρό ευαίσθητων αρχείων που κανείς δεν σκόπευε πραγματικά να κρατήσει για πάντα.

Γιατί η διαχείριση της ταυτότητας του επισκέπτη αξίζει περισσότερη προσοχή απ’ όση συνήθως παίρνει

Οι περισσότεροι ξενοδόχοι αντιμετωπίζουν τη σάρωση ταυτότητας όπως κάθε άλλο έγγραφο check-in: τη φωτογραφίζουν, την κρατούν σε περίπτωση διαφωνίας, και προχωρούν. Όμως μια σάρωση ταυτότητας είναι διαφορετική κατηγορία εγγράφου. Είναι ακριβώς το είδος αρχείου που, αν διαρρεύσει, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για κλοπή ταυτότητας. Αν το ανεβάζετε σε κάποιον δωρεάν ιστότοπο “περικοπής φωτογραφίας” ή “μετατροπής σε PDF” για να το τακτοποιήσετε πριν το αρχειοθετήσετε, δεν έχετε ιδέα τι θα του συμβεί αφού κλείσετε την καρτέλα. Ίσως παραμείνει σε έναν διακομιστή επ’ αόριστον. Ίσως καταγραφεί. Εμπιστεύεστε την υποδομή ενός αγνώστου με το διαβατήριο ενός αγνώστου.

Υπάρχει και ένας πιο απλός, καθημερινός λόγος για προσοχή: συνήθως δεν χρειάζεστε ολόκληρο το έγγραφο. Η σελίδα με τη φωτογραφία του διαβατηρίου ενός επισκέπτη έχει μια ζώνη μηχανικής ανάγνωσης, μερικές φορές και άλλες σφραγίδες και στοιχεία, που δεν έχουν καμία σχέση με την επαλήθευση του ποιος κάνει check-in. Το να κρατάτε την πλήρη σάρωση όταν θα αρκούσε ένα περικομμένο, σχετικό τμήμα, σημαίνει ότι κρατάτε περισσότερα δεδομένα απ’ όσα απαιτεί η δουλειά.

Πώς να το διαχειριστείτε τοπικά, από την αρχή έως το τέλος

Το reader.me λειτουργεί εξ ολοκλήρου μέσα στον browser σας. Δεν υπάρχει διακομιστής που να επεξεργάζεται τα αρχεία σας, οπότε η ταυτότητα ενός επισκέπτη δεν φεύγει ποτέ από τη συσκευή σας όσο δουλεύετε μαζί της.

1. Περικόψτε ό,τι δεν χρειάζεστε. Ανοίξτε το εργαλείο περικοπής και μειώστε τη σάρωση μόνο στη φωτογραφία και τα σχετικά πεδία ταυτότητας, αφαιρώντας τη λωρίδα του barcode, τη φασαρία του φόντου ή οτιδήποτε άσχετο με το check-in. Αυτό γίνεται εξ ολοκλήρου στον υπολογιστή σας.
2. Προσθέστε υδατογράφημα που δηλώνει τον πραγματικό σκοπό του αρχείου. Αν χρειάζεται να κρατήσετε ένα αντίγραφο για συγκεκριμένο λόγο, σφραγίστε το με κάτι σαν “Αντίγραφο μόνο για check-in, [ημερομηνία]” χρησιμοποιώντας το εργαλείο υδατογραφήματος. Είναι ένα σαφές σήμα, τόσο για εσάς όσο και για όποιον μπορεί αργότερα να δει το αρχείο, για το ακριβώς γιατί υπάρχει.
3. Κλειδώστε το με κωδικό. Πριν το αρχείο βρεθεί σε έναν φάκελο ή μοιραστεί με έναν συνδιαχειριστή ή διαχειριστή ακινήτου, προστατέψτε το με κωδικό ώστε να μην είναι αναγνώσιμο από όποιον τυχόν ανοίξει τα αρχεία ή το email σας.
4. Διαγράψτε το μόλις δεν το χρειάζεστε πια. Αν οι τοπικοί κανόνες ή η πλατφόρμα δεν σας υποχρεώνουν να το κρατήσετε, η πιο ασφαλής κίνηση είναι απλώς να μην το κρατήσετε μετά την ολοκλήρωση του check-in.

Κανένα από αυτά τα βήματα δεν εμπλέκει διακομιστή. Ανοίξτε τα εργαλεία προγραμματιστή (F12), παρακολουθήστε την καρτέλα δικτύου ενώ περικόπτετε ή υδατογραφείτε ένα αρχείο, και θα δείτε ότι δεν αποστέλλεται τίποτα πουθενά. Αποσυνδέστε το internet και εξακολουθεί να λειτουργεί, γιατί η επεξεργασία ήταν πάντα τοπική.

Η καθημερινή πραγματικότητα της διαχείρισης μιας μίσθωσης

Η φιλοξενία δεν είναι δουλειά επεξεργασίας δεδομένων, αλλά έρχεται ούτως ή άλλως με ευθύνες επεξεργασίας δεδομένων. Εσείς αποφασίσατε να συλλέξετε την ταυτότητα ενός επισκέπτη, άρα εσείς είστε υπεύθυνοι για ό,τι της συμβεί στη συνέχεια. Είναι εύκολο να το ξεχάσετε όταν ζογκλάρετε με εναλλαγές επισκεπτών, προγράμματα καθαρισμού και μηνύματα επισκεπτών ανάμεσα σε άλλες δύο δουλειές.

Η λύση δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Έχει κυρίως να κάνει με το να μην περνάτε ευαίσθητα έγγραφα από διακομιστές που δεν ελέγχετε, και να μην κρατάτε περισσότερα από το έγγραφο, ή από το ίδιο το αρχείο, απ’ όσα πραγματικά απαιτεί η κατάσταση. Ένα περικομμένο, υδατογραφημένο, προστατευμένο με κωδικό αντίγραφο που διαγράφεται μετά το check-out έχει εντελώς διαφορετικό προφίλ κινδύνου από έναν φάκελο με πλήρεις σαρώσεις διαβατηρίων που παραμένουν ανέγγιχτες από την πρώτη σας κράτηση.

Κρατήστε τα χαρτιά, χάστε την έκθεση

Οι βραχυχρόνιες μισθώσεις θα έχουν πάντα κάποιο βαθμό επαλήθευσης ταυτότητας. Αυτό δεν πρόκειται να αλλάξει. Αυτό που είναι προαιρετικό είναι το πού γίνεται η επεξεργασία. Περικόψτε τη σάρωση, προστατέψτε την, υδατογραφήστε την αν την κρατήσετε, όλα μέσα στον δικό σας browser, και το έγγραφο του επισκέπτη δεν θα γίνει ποτέ δεδομένα που κάποιος άλλος μπορεί να χάσει. Ανοίξτε τα εργαλεία PDF και διαχειριστείτε τα χαρτιά του check-in όπως πρέπει: στη δική σας συσκευή, υπό τον δικό σας έλεγχο, και εξαφανισμένα όταν τελειώσετε μαζί τους.