Versicherung: Policen und Schäden bearbeiten, ohne Kundendaten hochzuladen

Versicherung ist ein Papiergeschäft, und das Papier ist persönlich. Eine einzige Schadenakte kann den vollen Namen und die Adresse eines Kunden enthalten, seine Bankverbindung, einen ärztlichen Bericht, Fotos eines Unfalls, einen Ausweis-Scan, ein Polizeiprotokoll. Ein Versicherungsantrag bündelt ein finanzielles und gesundheitliches Bild eines Menschen in einem einzigen Paket. Makler, Sachbearbeiter und Agenturmitarbeitende schieben solche Dokumente den ganzen Tag hin und her.

Und den ganzen Tag fallen kleine PDF-Aufgaben damit an. Die Dokumente eines Schadens für den Risikoprüfer zu einer Datei zusammenführen. Einen Ordner voller Fotos komprimieren, damit er in eine E-Mail passt. Einen gescannten ärztlichen Bericht durchsuchbar machen. Der schnelle Weg für jede dieser Aufgaben ist ein Online-Tool, und genau dort gleiten personenbezogene Daten leise aus der Hand der Agentur.

Was auf dem Spiel steht, wenn eine Schadenakte zum Server geht

Eine Schadenakte ist kein beliebiges Dokument. In vielen Fällen sind es besondere Kategorien personenbezogener Daten, gerade medizinische Informationen, und sie gehören jemandem, der sie der Agentur anvertraut hat. Der Datenschutz behandelt sie entsprechend: Sie sind verantwortlich dafür, wohin sie gehen und wer sie verarbeitet.

Ein typisches kostenloses Online-PDF-Tool lädt die Datei auf seinen Server hoch, verarbeitet sie dort und löscht sie später nach einem Zeitplan, den Sie nicht überprüfen können. Bei einem Schaden mit der Krankengeschichte und dem Ausweis eines Kunden ist das eine Übermittlung an einen unbekannten Dritten, also genau das, was bei einer Panne zu einem meldepflichtigen Vorfall wird, und zu einem unangenehmen Gespräch mit einem Kunden, dessen Daten irgendwo landeten, wo sie nicht hingehörten. „Es war doch nur zum Komprimieren der Fotos“ ist keine Verteidigung, die jemand gern vorbringt.

Wie reader.me die Rechnung verändert

reader.me läuft vollständig in Ihrem Browser. Es gibt keinen Upload, weil kein Server die Arbeit erledigt; die Engine läuft auf Ihrem eigenen Rechner, im Browser-Tab.

Wenn Sie also die Dokumente eines Schadens zusammenführen, liest Ihr Browser die Dateien in den Speicher Ihres Rechners, kombiniert sie direkt dort und gibt Ihnen das Ergebnis. Die Daten des Kunden reisen nie. Für eine Agentur ist das der Unterschied zwischen einer Routineaufgabe und einer Datenübermittlung, die Sie rechtfertigen müssten. Die Datei bleibt die ganze Zeit in Ihrem Büro.

Das können Sie sich selbst beweisen, und einem Datenschutzbeauftragten. Öffnen Sie ein beliebiges reader.me-Tool, öffnen Sie die Entwicklerwerkzeuge (F12) und beobachten Sie den Netzwerk-Tab, während Sie eine Schadenakte verarbeiten. Nichts lädt hoch. Trennen Sie die Internetverbindung ganz, und es funktioniert trotzdem, weil die Daten ohnehin nie weggegangen sind.

Die alltäglichen Versicherungsaufgaben, im Haus behalten

• Eine Schadenakte zusammenbauen. Führen Sie Bericht, Fotos, Belege und Formulare zu einem sauberen PDF für den Risikoprüfer zusammen, lokal.
• Komprimieren zum Versenden. Unfallfotos und Scans ergeben schwere Dateien. Komprimieren Sie sie, damit sie in eine E-Mail oder unter ein Portal-Limit passen, ohne die Dokumente des Kunden zuerst hochzuladen.
• Einen gescannten Bericht durchsuchbar machen. Ein gefaxter oder gescannter ärztlicher Bericht ist nur ein Bild, bis Sie OCR anwenden, sodass Sie darin suchen und ihn referenzieren können. Der Scan bleibt auf Ihrem Rechner.
• Eine Police unterschreiben lassen. Setzen Sie eine Unterschrift auf ein Policendokument oder ein Schadenformular mit dem Signaturwerkzeug, ohne Drucken, ohne dass ein Drittanbieter-Signierdienst die Datei festhält.
• Schützen, was Sie versenden. Mailen Sie einem Kunden eine Police mit personenbezogenen Daten? Sperren Sie sie zuerst mit einem Passwort und teilen Sie das Kennwort über einen anderen Kanal.

So sieht „Datenminimierung“ in der Praxis aus

Datenschutz-Gerede kann abstrakt wirken, bis es Dienstag ist und vierzig Schäden auf Ihrem Tisch liegen. Das praktische Prinzip dahinter ist einfach: Kundendaten sollten durch so wenige Hände wie möglich gehen. Jeder Server, durch den eine Datei läuft, ist eine weitere Partei, die kompromittiert, vorgeladen oder schlicht nachlässig sein kann.

Die Verarbeitung im Browser ist die sauberste Form dieses Prinzips. Die Zahl der zusätzlichen Parteien, die die Datei anfassen, wird nicht auf einen vertrauenswürdigen Kreis reduziert; sie ist null. Das Dokument geht vom Kunden zu Ihrem Rechner und von dort dahin, wo es enden soll, und nicht durch einen einzigen PDF-Dienst dazwischen.

Für Agenturen und die, denen sie Rechenschaft schulden

Wenn Sie eine Agentur führen, lässt sich das auch leichter vertreten. Sie können einem Kunden ehrlich sagen, dass sein Schaden bearbeitet wurde, ohne ihn zu Fremddiensten hochzuladen. Sie können einem Prüfer zeigen, dass das verwendete Tool keine Dateien überträgt. Sie verlassen sich nicht auf das Löschversprechen eines Dritten; es gibt nichts zu löschen, weil nichts gesendet wurde.

Versicherung wird immer eine Flut von PDFs voller höchst sensibler Details anderer Leute sein. Die Aufgaben ändern sich nicht. Wohin die Dateien gehen, schon. Öffnen Sie die PDF-Werkzeuge, erledigen Sie die Arbeit im Browser und behalten Sie die Daten Ihrer Kunden dort, wo sie Ihnen vertraut haben, sie zu behalten.