Recruiting: Lebensläufe und Bewerberdaten verarbeiten, ohne sie hochzuladen

Wer im Recruiting arbeitet, hat einen stetigen Strom fremder personenbezogener Daten auf dem Tisch, oft Hunderte Menschen gleichzeitig. Jeder Lebenslauf ist ein Name, Kontaktdaten, ein beruflicher Werdegang und manchmal ein Foto, ein Geburtsdatum, eine Adresse. Kommen noch Ausweisscans, Empfehlungsschreiben, Ergebnisse von Background-Checks und Arbeitserlaubnisse hinzu, ist die Akte einer einzigen Bewerberin oder eines einzigen Bewerbers ein sauber geschnürtes Paket aus genau den Daten, die Identitätsdiebe wie Datenschutzbehörden gleichermaßen interessieren. Bewerber geben das aus der Hand in der Hoffnung auf einen Job, im Vertrauen darauf, dass sorgsam damit umgegangen wird.

Und die Arbeit besteht aus lauter kleinen PDF-Aufgaben. Einen Lebenslauf, ein Anschreiben und Referenzen zu einer Bewerberakte zusammenführen. Einen Ordner mit gescannten Dokumenten komprimieren, um ihn an eine Führungskraft zu schicken. Den Text aus einem Lebenslauf herausziehen, um ihn zu erfassen. Jede dieser Aufgaben ist Routine, und jede ist ein Moment, in dem mit dem falschen Werkzeug die persönlichen Daten einer Bewerberin auf einem Server landen, den niemand geprüft hat.

Bewerberdaten sind personenbezogene Daten

Es ist leicht, einen Lebenslauf nur als Dokument zu sehen, doch es ist eine dichte Sammlung persönlicher Informationen über einen echten Menschen, der nie eingewilligt hat, dass sie an Drittanbieter weitergereicht werden. Das Datenschutzrecht behandelt Bewerberdaten wie alle anderen personenbezogenen Daten: zu einem bestimmten Zweck erhoben, sorgsam verarbeitet, nicht an Stellen weitergegeben, die nichts damit zu tun haben. Background-Checks und Ausweisdokumente erhöhen den Einsatz weiter.

Ein typisches kostenloses Online-PDF-Tool lädt Ihre Datei auf seinen Server, verarbeitet sie und löscht sie später nach einem Timer, den Sie nicht überprüfen können. Bei einem Stapel Lebensläufe und Ausweisscans bedeutet das die Übermittlung der persönlichen Daten vieler Menschen an einen unbekannten Dritten. Eine Bewerberin, die den Job nie bekommen hat, dürfte wenig begeistert sein zu erfahren, dass ihr Lebenslauf und ihr Passscan auf irgendeine Website hochgeladen wurden, nur um ein PDF zusammenzufügen.

Wie reader.me ins Recruiting passt

reader.me läuft vollständig in Ihrem Browser. Es gibt kein Hochladen, weil kein Server die Arbeit erledigt; die Engine läuft auf Ihrem eigenen Rechner, im Browser-Tab.

Wenn Sie also die Unterlagen einer Bewerberin zusammenführen, liest Ihr Browser sie in den Speicher Ihres Computers ein, kombiniert sie direkt dort und gibt Ihnen das Ergebnis. Das PDF der Bewerberin verlässt nie das Gerät. Für alle, die mit fremden Bewerbungen arbeiten, ist das der Unterschied zwischen Routinearbeit und einer Datenübermittlung, für die Sie geradestehen müssten. Die Datei bleibt die ganze Zeit auf Ihrem Rechner.

Und es ist überprüfbar, was zählt, wenn eine Bewerberin oder ein Datenschutzbeauftragter fragt, wie mit Bewerbungen umgegangen wird. Öffnen Sie ein beliebiges reader.me-Tool, öffnen Sie die Entwicklertools (F12) und beobachten Sie den Tab „Netzwerk“, während Sie eine Datei verarbeiten. Es wird nichts hochgeladen. Trennen Sie die Internetverbindung, und es funktioniert weiter, weil die Daten ohnehin nie weggehen sollten.

Die alltäglichen Aufgaben, vertraulich erledigt

• Eine Bewerberakte aufbauen. Fügen Sie Lebenslauf, Anschreiben, Referenzen und Dokumente lokal zu einem geordneten PDF zusammen.
• Für Führungskräfte komprimieren. Gescannte Dokumente und Portfolios werden schnell schwer. Komprimieren Sie das PDF, damit es in eine E-Mail passt, ohne die Unterlagen der Bewerberin vorher hochzuladen.
• Den Inhalt eines Lebenslaufs erfassen. Brauchen Sie den Text aus einem Lebenslauf für Ihre Unterlagen oder Ihr System? Extrahieren Sie den Text, statt ihn abzutippen, lokal.
• Ein gescanntes Dokument nutzbar machen. Eine gescannte Referenz oder ein Zertifikat wird nach OCR durchsuchbar, und der Scan bleibt auf Ihrem Rechner.
• Sensible Dateien schützen. Schicken Sie Ausweisscans oder Background-Checks an einen Kunden? Sperren Sie das PDF mit einem Passwort und geben Sie den Schlüssel getrennt weiter.

Auch eine Anmerkung zur Fairness

Es gibt einen leiseren Grund, Bewerberdaten eng zu halten: Fairness. Ein Lebenslauf enthält oft Angaben, ein Foto, ein Alter, eine Adresse, die nichts damit zu tun haben, ob jemand den Job machen kann, und je weniger Orte diese Daten erreichen, desto kleiner die Chance, dass sie auf eine Weise verwendet werden, die niemand beabsichtigt hat. Die Akte einer Bewerberin auf dem eigenen Rechner zu behalten, statt sie über Online-Dienste zu verstreuen, gehört dazu, Bewerbern die Sorgfalt entgegenzubringen, die ihnen zusteht.

Die schiere Menge im Recruiting macht den Komfort von Online-Tools verlockend, doch genau die Menge ist der Grund, warum es zählt: eine nachlässige Gewohnheit, angewendet auf Hunderte Bewerber, sind Hunderte kleine Lecks. Die Arbeit im Browser beseitigt das Risiko vollständig. Die Unterlagen der Bewerberin gehen aus ihren Händen in Ihre und weiter an die Führungskraft, und durch keinen PDF-Dienst dazwischen. Öffnen Sie die PDF-Tools, erledigen Sie die Arbeit lokal, und die Menschen, die Ihnen ihre Bewerbung anvertrauen, bleiben geschützt.