PDFs für Anwälte: Aktenführung ohne irgendetwas hochzuladen

Ein neues Mandat landet auf Ihrem Schreibtisch, und innerhalb einer Woche sind daraus vierzig PDFs geworden. Die unterschriebene Mandatsvereinbarung, der eingescannte Ausweis, ein schräg fotografierter Vertrag, drei Runden Schriftverkehr, ein Sachverständigengutachten, Anlagen, die der Mandant in der falschen Reihenfolge gemailt hat. Bevor etwas davon nützlich ist, müssen Sie es zu einem sauberen Bündel ordnen: die Teile zusammenführen, die Seiten in die richtige Reihenfolge bringen, dort unterschreiben, wo unterschrieben werden muss.

Die Arbeit selbst ist öde. Was darunter liegt, ist es nicht. Jede dieser Dateien gehört einem Mandanten, der Ihnen Dinge anvertraut hat, die er sonst niemandem erzählen würde, und Ihre Pflicht, das vertraulich zu behandeln, pausiert nicht, nur weil Sie es eilig haben, einen Schriftsatz zusammenzustellen.

Vertraulichkeit ist keine Einstellung, sie ist die Aufgabe

Das anwaltliche Berufsgeheimnis und die Verschwiegenheitspflicht sind älter als das Internet, und sie kennen keine Ausnahme für “Ich habe doch nur ein paar PDFs zusammengefügt”. Die Berufsordnungen quer durch die EU, das Vereinigte Königreich und die USA sagen alle ungefähr dasselbe: Was ein Mandant Ihnen anvertraut, bleibt zwischen Ihnen, und Sie ergreifen angemessene Maßnahmen, um es zu schützen. Genau bei diesem letzten Teil werden kostenlose Online-Tools still und leise zum Problem.

Die meisten PDF-Seiten funktionieren so, dass Ihre Datei auf einen Server hochgeladen, die Operation dort ausgeführt und das Ergebnis zurückgeschickt wird. Bei einem Urlaubsfoto ist das egal. Bei den Scheidungsunterlagen eines Mandanten, einem Vergleichsentwurf oder einer Zeugenaussage haben Sie einem Dritten gerade eine Kopie geschützten Materials in die Hand gedrückt. Sie wollten es nicht teilen. Sie wollten es zusammenführen. Aber die Datei hat das Haus verlassen, und ihre Sicherheit hängt jetzt von einem Unternehmen ab, mit dem Sie nie gesprochen haben, und einer Datenschutzerklärung, die Sie nicht gelesen haben.

Der beruhigende Satz auf diesen Seiten, “Dateien werden nach einer Stunde gelöscht”, klingt in Ordnung, bis Sie sich darauf verlassen wollen. Sie können es nicht überprüfen. Protokolle und Backups können Kopien über die Frist hinaus aufbewahren. Der Server kann kompromittiert werden. Und wenn das passiert, ist die Person, deren Akte durchgesickert ist, Ihr Mandant, was es nach jeder für Sie geltenden Berufsordnung zu Ihrem Problem macht.

Wie “angemessene Maßnahmen” tatsächlich aussehen

Die Aufsichtsbehörden sind hier konkret geworden. Die DSGVO erwartet angemessene technische Maßnahmen für personenbezogene Daten, und eine Akte besteht von vorne bis hinten aus personenbezogenen Daten: Namen, Adressen, Gesundheitsangaben, Finanzunterlagen, manchmal strafrechtliche Vorwürfe. Wenn Sie das durch ein beliebiges Web-Tool schicken, haben Sie Ihrer Kette einen Auftragsverarbeiter hinzugefügt, den Sie nie geprüft haben und mit dem Sie keinen Vertrag haben. (Über dieses Risiko habe ich in den DSGVO-Risiken beim Hochladen von PDFs ausführlicher geschrieben, falls Sie es genauer wissen wollen.)

Der sauberste Weg, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, besteht darin, dafür zu sorgen, dass es von vornherein nichts zu leaken gibt. Eine Datei, die Ihren Laptop nie verlässt, kann bei einem Datenleck anderswo nicht offengelegt werden. Das ist die ganze Idee hinter Tools, die im Browser statt auf einem Server laufen.

Ein Aktenbündel aufbauen, ohne etwas hochzuladen

So läuft der langweilige Teil ab, wenn die Datei auf Ihrem Rechner bleibt. Alles Folgende läuft lokal in Ihrem Browser. Das PDF wird in den Arbeitsspeicher Ihres Computers eingelesen, die Operation findet dort statt, und die fertige Datei speichert direkt zu Ihnen zurück. Nichts wird irgendwohin gesendet.

Die Teile zusammenführen. Sie haben die Mandatsvereinbarung, den Vertrag, den Schriftverkehr und die Anlagen als getrennte Dateien. Legen Sie sie im Tool zum Zusammenführen von PDFs in der gewünschten Reihenfolge ab, und Sie erhalten ein Bündel. Das Gericht will ein einziges, indiziertes Dokument, nicht elf Anhänge, und so kommen Sie dorthin, ohne irgendetwas an eine Konvertierungsseite zu mailen.

Die Reihenfolge richtig hinbekommen. Scans kommen nie sauber an. Seite 7 steht auf dem Kopf, die Anlagen sind verkehrt herum, die Unterschriftsseite ist nach vorne gerutscht. Öffnen Sie das Bündel im Tool zum Anordnen von PDF-Seiten, ziehen Sie die Seiten in die gewünschte Reihenfolge, entfernen Sie die leere Scan-Artefakt-Seite und exportieren Sie. Dieselbe Idee wie das Umsortieren von Papier auf dem Schreibtisch, nur dass das Papier die vertrauliche Akte des Mandanten ist und nicht durch den Server eines Fremden geht, um sortiert zu werden.

Signieren, was signiert werden muss. Mandatsvereinbarungen, Vollmachten, Anschreiben, Routinefreigaben. Öffnen Sie das Tool zum Signieren von PDFs, zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit Trackpad oder Finger, platzieren Sie sie auf der Linie, laden Sie herunter. Für alltägliche Dokumente hält diese Art von Unterschrift rechtlich in der gesamten EU und in den meisten Teilen der Welt stand. Wenn ein Dokument ausdrücklich eine qualifizierte elektronische Signatur, eine notarielle Urkunde oder bestimmte behördliche Einreichungen verlangt, nutzen Sie einen zertifikatsbasierten Dienst, der dafür gebaut ist, denn eine gezeichnete Unterschrift erfüllt diese Anforderung nicht. Für den täglichen Stapel reicht es genau aus.

Drei Schritte, ein sauberes Bündel, und die Datei lag die ganze Zeit auf Ihrem Gerät.

Prüfen Sie es selbst in einer Minute

Sie müssen mir nicht glauben, dass nichts hochgeladen wird. Öffnen Sie das Zusammenführen-Tool, drücken Sie F12, um die DevTools zu öffnen, wechseln Sie zum Tab “Network”, setzen Sie ein Häkchen bei “Preserve log” und bauen Sie ein Bündel von Anfang bis Ende. Beobachten Sie, was passiert: Die Seite lädt anfangs, und danach bewegt sich nichts mehr, während Sie zusammenführen und herunterladen. Wenn Ihre Datei nie im Body einer Anfrage auftaucht, wurde sie nie gesendet.

Wollen Sie einen härteren Test? Laden Sie das Tool, schalten Sie Ihren Laptop in den Flugmodus und stellen Sie das Bündel bei komplett abgeschaltetem Netzwerk zusammen. Es funktioniert trotzdem, weil es von vornherein nie einen Serverschritt gab. Versuchen Sie das bei einem Tool, das hochlädt, und Sie bekommen eine Fehlermeldung, sobald Sie loslegen. Genau dieser Unterschied ist das, worauf es Ihrer Verschwiegenheitspflicht ankommt.

Eine Gewohnheit, die sich lohnt

Sie werden nicht jedes Mal eine Datenschutzerklärung lesen, wenn Sie um 18 Uhr vor einer Frist zwei PDFs zusammenführen. Niemand tut das. Also machen Sie die sichere Option zur Standardoption. Wählen Sie ein Tool, das im Browser verarbeitet, setzen Sie ein Lesezeichen und hören Sie auf, Mandantendateien an Server zu senden, die Sie nicht sehen können. Es ist ohnehin schneller, weil es kein Hin und Her zum Hoch- und Herunterladen gibt, und es funktioniert weiter, wenn das Büro-WLAN ausfällt, was es immer am Tag tut, an dem etwas fällig ist.

Das Zusammenstellen und Signieren einer Akte ist das Uninteressanteste, was Sie die ganze Woche tun. Die einzige wirkliche Frage ist, ob die Dokumente des Mandanten dabei in der Kanzlei bleiben, und für geschütztes Material hat diese Frage genau eine richtige Antwort.