Öffentlicher Dienst: Bürgerakten bearbeiten, ohne deren Daten hochzuladen

Eine öffentliche Verwaltung verwaltet einige der sensibelsten Daten überhaupt, und sie kann sich das nicht aussuchen. Ein Leistungsantrag enthält die vollständige finanzielle Situation einer Person. Eine Fallakte kann einen Ausweisscan enthalten, ein ärztliches Attest, ein Führungszeugnis, die Daten eines Kindes. Bürgerinnen und Bürger geben diese Informationen nicht freiwillig her; sie müssen es tun, um eine Leistung zu erhalten, auf die sie Anspruch haben. Das setzt die Messlatte dafür, wie mit ihren Akten umgegangen wird, deutlich höher.

Und dann hat eine Sachbearbeiterin eine ganz alltägliche Aufgabe zu erledigen. Die Dokumente einer Fallakte zu einem PDF zusammenführen. Einen eingescannten Ordner komprimieren, damit er durch das E-Mail-System passt. Eine alte gescannte Akte durchsuchbar machen. Der schnelle Weg für jede dieser Aufgaben ist ein kostenloses Online-Tool, und genau dieser schnelle Weg ist der Grund, warum die Daten einer Person auf einem Server landen, den die Verwaltung nie geprüft hat.

Hier gilt ein anderer Maßstab

Wenn ein privates Unternehmen nachlässig mit Daten umgeht, ist das eine Datenpanne. Wenn eine öffentliche Stelle nachlässig mit Bürgerdaten umgeht, ist das zusätzlich ein Vertrauensbruch, den die Betroffenen nicht vermeiden konnten. Die Daten wurden auf gesetzlicher Grundlage erhoben, oft ohne echte Alternative für die betroffene Person, und damit geht eine Schutzpflicht einher, die höher liegt als im privaten Sektor, nicht niedriger.

Ein typisches Online-PDF-Tool lädt die Datei auf seinen Server, verarbeitet sie dort und löscht sie später nach einem Zeitplan, den niemand überprüfen kann. Bei der Fallakte eines Bürgers ist das eine Übermittlung personenbezogener Daten an einen unbekannten Dritten, häufig in einer anderen Rechtsordnung, geregelt durch Bedingungen, die im Amt niemand gelesen hat. Es ist genau die Art von unkontrollierter Verarbeitung, die das Datenschutzrecht für den öffentlichen Sektor verhindern soll. „Es war doch nur, um das PDF zusammenzuführen“ ist kein Satz, den man in einem Meldebogen lesen möchte.

Wie reader.me zum öffentlichen Dienst passt

reader.me läuft vollständig im Browser. Es gibt keinen Upload, weil kein Server die Arbeit erledigt; die Engine läuft auf dem eigenen Rechner der Behörde, im Browser-Tab.

Wenn eine Sachbearbeiterin also eine Fallakte zusammenführt, liest der Browser die Dokumente in den Arbeitsspeicher dieses Rechners ein, fügt sie direkt dort zusammen und erzeugt das Ergebnis. Das PDF des Bürgers verlässt das Gerät nie. Für eine öffentliche Stelle ist das der Unterschied zwischen Routinearbeit und einer meldepflichtigen Datenübermittlung. Die Datei bleibt die ganze Zeit im Amt.

Und es ist überprüfbar, was zählt, wenn eine Datenschutzbeauftragte oder ein Prüfer nachfragt. Öffnen Sie ein beliebiges reader.me-Tool, öffnen Sie die Entwicklerwerkzeuge (F12) und beobachten Sie den Netzwerk-Tab, während eine Datei verarbeitet wird. Es wird nichts hochgeladen. Trennen Sie den Rechner vom Internet, und es funktioniert trotzdem, weil die Daten ohnehin nie weggehen sollten.

Die alltäglichen Amtsaufgaben, im Haus gehalten

• Fallakte zusammenstellen. Führen Sie Antrag, Nachweise und Schriftverkehr lokal zu einem PDF zusammen.
• Für interne Systeme komprimieren. Gescannte Dateien sind schwer, und die Grenzen von E-Mail oder Dokumentenmanagement sind real. Komprimieren Sie das PDF, ohne die Dokumente des Bürgers vorher irgendwohin zu schicken.
• Eine archivierte Akte durchsuchbar machen. Alte gescannte Dateien werden nach OCR durchsuchbar, sodass die Mitarbeitenden tatsächlich finden, was sie brauchen. Der Scan bleibt auf dem Rechner.
• Eine amtliche Unterschrift hinzufügen. Unterschreiben Sie einen Bescheid oder ein Formular mit dem Signatur-Tool, ohne dass ein Drittanbieter-Signaturdienst das Dokument in den Händen hält.
• Schützen, was Sie verschicken. Schicken Sie einem Bürger seine eigene Akte oder reichen Sie eine zwischen Abteilungen weiter? Sperren Sie sie mit einem Passwort und teilen Sie den Schlüssel getrennt mit.

Rechenschaft fest eingebaut, nicht nur versprochen

Öffentliche Stellen müssen Rechenschaft darüber ablegen können, was mit den Daten geschieht, die sie verwalten. Das ist schwer ehrlich zu leisten, wenn ein Teil des Arbeitsablaufs über externe Server läuft, deren Löschpraxis man auf Treu und Glauben hinnimmt. Die Verarbeitung im Browser schließt diese Lücke: Es gibt keinen Dritten, über den man Rechenschaft ablegen müsste, weil es keinen gibt. Die Datei geht vom Bürger zum Rechner des Amtes und von dort dahin, wo sie hin muss, und durch keinen PDF-Dienst dazwischen.

Eine Sachbearbeiterin sollte auch nicht zwischen Erledigung der Arbeit und Schutz der Person wählen müssen, deren Akte es ist. Ein Tool, das lokal läuft, nimmt ihr diese Wahl ab. Der Bürger hat seine Daten hergegeben, weil er musste. Sie im Amt zu halten, bei jedem einzelnen Schritt, ist das Mindeste, was die Verwaltung ihm schuldet. Öffnen Sie die PDF-Tools, erledigen Sie die Aufgabe im Browser, und die Daten bleiben dort, wo das öffentliche Vertrauen es verlangt.