Gescannte Kassenbons für die Spesenabrechnung in einem PDF zusammenfassen

Es ist Monatsende, und Ihr Handy ist voller Beleg-Fotos: ein Taxi, eine Hotelrechnung, zwei Mittagessen, eine Druckerpatrone, die Sie in letzter Minute kaufen mussten. Ihr Spesensystem will eine einzige Datei pro Abrechnung, nicht vierzehn schräg fotografierte JPGs mit Namen wie IMG_4821 bis IMG_4834. Am Ende kämpft man entweder mit einer Handy-App, die schlecht zuschneidet, oder öffnet den Laptop, um es richtig zu machen.

Es richtig zu machen geht schneller, als es klingt, und es löst ein Problem, an das man erst denkt, wenn es zuschlägt: Diese Fotos enthalten oft eine Kartennummer, eine Hoteladresse, manchmal einen vollständigen Namen und eine Unterschrift. Das sollte man nicht durch einen beliebigen Online-Konverter jagen.

Warum ein PDF besser ist als ein Ordner voller Fotos

Die Buchhaltung bearbeitet Spesenabrechnungen, sie ermittelt nicht darin. Ein einziges PDF mit allen Belegen in der richtigen Reihenfolge und Ausrichtung lässt sich von einer prüfenden Person einmal öffnen und in dreißig Sekunden kontrollieren. Ein Ordner mit losen Bildern, manche seitlich verdreht, manche unscharf, manche doppelt, weil derselbe Beleg versehentlich zweimal fotografiert wurde, wirft Fragen auf und verzögert Ihre Erstattung.

Es gibt auch eine Prüfungsseite. Viele Unternehmen müssen Belege für Spesen mehrere Jahre lang aufbewahren. Ein Ordner mit Bildern, die jeder mit Zugriff neu ordnen, löschen oder umbenennen kann, ist kein besonders überzeugender Nachweis. Ein einziges, kombiniertes und mit Seitenzahlen versehenes PDF kommt dem, was ein Prüfer tatsächlich sehen möchte, sehr viel näher.

Der Workflow

Sie müssen nicht jeden Beleg einzeln umwandeln und die Ergebnisse anschließend zusammenführen. Zwei kurze Schritte reichen.

1. Fotos in ein PDF umwandeln. Öffnen Sie Bilder zu PDF und ziehen Sie Ihre Beleg-Fotos hinein. Die Reihenfolge ist hier wichtig, die meisten Tools erlauben es, Vorschaubilder per Drag & Drop anzuordnen. Bringen Sie sie also in die Reihenfolge, die Ihre Spesenabrechnung erwartet, meist ist chronologisch am sichersten. Falls ein paar Aufnahmen schräg geraten sind, drehen Sie diese vor dem Zusammenfügen, es ist deutlich einfacher, jetzt eine Seite zu korrigieren, als es später mitten in einer zwölfseitigen Datei zu bemerken.

2. Die Datei vor dem Einreichen verkleinern. Handykameras erzeugen große Bilder, und ein Dutzend davon in einem PDF gestapelt kann leicht 20 bis 30 MB erreichen. Die meisten Spesenportale setzen ein deutlich niedrigeres Limit, und auch E-Mail-Anhänge kommen damit ins Straucheln. Lassen Sie das Ergebnis durch PDF komprimieren laufen, meist landen Sie bei einem Bruchteil der ursprünglichen Größe, immer noch perfekt lesbar für die prüfende Person. Belege brauchen keine Druckqualität, sie müssen nur lesbar sein, eine aggressive Komprimierungsstufe passt hier also meist gut.

Das ist der ganze Ablauf: Fotos rein, ein PDF raus, klein genug, um es überall anzuhängen.

Ein paar Kleinigkeiten für ein saubereres Ergebnis

Schneiden Sie den Tisch, die Geldbörse oder den Rand Ihrer Hand vor dem Zusammenfügen weg, falls Ihre Kamera-App das zulässt. Das ist eine Kleinigkeit, aber sie lässt das fertige PDF eher wie eine bewusste Zusammenstellung wirken als wie einen Stapel Schnappschüsse. Verlangt Ihr Spesensystem Belege gruppiert nach Kategorie (Reisen, Verpflegung, Material), lohnt es sich, pro Kategorie ein kleines eigenes PDF zu erstellen, statt eine riesige Datei mit fünfzig Seiten in zufälliger Reihenfolge, die prüfende Person wird es Ihnen danken.

Wenn Sie Spesenabrechnungen für andere bearbeiten, etwa als Office-Managerin, die Belege eines ganzen Teams sammelt, widerstehen Sie dem Impuls, einfach alle Fotos in ein gemeinsames Laufwerk weiterzuleiten. Fassen Sie stattdessen die Belege jeder Person laufend in ein eigenes PDF zusammen. Das ist ordentlicher und bedeutet, dass Sie nicht länger als nötig auf einem Ordner mit den Zahlungsdaten anderer Leute sitzen bleiben.

Warum es wichtig ist, das im Browser zu erledigen

Beleg-Fotos sind persönliche Finanzdaten: Kartendetails, Kaufort, manchmal eine Privatadresse auf einem Lieferschein. Viele kostenlose „Bilder zu PDF kombinieren“-Tools im Netz funktionieren so, dass Ihre Dateien irgendwo auf einen Server hochgeladen, dort verarbeitet und Ihnen anschließend ein Link zurückgeschickt wird. Sie haben keine Ahnung, wie lange diese Bilder dort liegen bleiben oder wer noch Zugriff darauf hat.

Reader.me läuft vollständig in Ihrem Browser. Wenn Sie Ihre Belege zusammenfügen oder komprimieren, verlassen die Bilder niemals Ihr Gerät, es gibt keinen Upload, keine Kopie auf einem Server, kein Warten in der Warteschlange von irgendjemand anderem. Sie können das selbst überprüfen: Öffnen Sie die Entwicklertools Ihres Browsers, beobachten Sie den Netzwerk-Tab, während Sie eine Datei verarbeiten, und Sie werden sehen, dass nichts nach außen geht. Wenn Sie uns das nicht einfach glauben möchten, trennen Sie die Internetverbindung und probieren Sie es aus, die Tools funktionieren weiterhin offline.

Wenn das nächste Mal die Spesenabrechnung fällig ist, sparen Sie sich den Ordner mit losen Fotos. Belege zusammenfügen, Datei verkleinern, einreichen, fertig.