Forschende: mit Papers und Daten arbeiten, ohne sie hochzuladen

Der Arbeitstag in der Forschung steckt voller PDFs, die noch nicht öffentlich werden dürfen. Ein Manuskript in der Begutachtung. Ein Förderantrag vor der Einreichung. Ein Paper, das Sie blind begutachten, unter Embargo. Ein Datenanhang mit Angaben zu Teilnehmenden, den eine Ethikkommission unter strengen Auflagen freigegeben hat. Das sind nicht einfach Dateien; an vielen hängen formale Verpflichtungen, wer sie sehen darf und wohin sie gehen dürfen.

Dann müssen Sie etwas ganz Gewöhnliches damit tun. Die Abbildungen in den Haupttext einfügen. Ein schweres PDF verkleinern, damit es unter das Upload-Limit einer Zeitschrift passt. Eine eingescannte Quelle durchsuchbar machen. Der schnelle Griff ist ein kostenloses Online-Tool, in das man die Datei hineinzieht. Und genau in diesem Moment bricht die Verpflichtung leise zusammen, denn die Datei ist gerade auf einen Server gewandert, den Sie nie geprüft haben.

Das Problem mit „nur dieses eine Mal“

Vertraulichkeit in der Forschung ist kein Gefühl, sondern oft eine schriftliche Bedingung. Double-Blind-Begutachtung steht und fällt damit, dass das Manuskript nicht durchsickert. Eine Ethikfreigabe für Daten zu Versuchspersonen legt in der Regel fest, wie und wo die Daten gespeichert werden, und verbietet die Weitergabe an Dritte. Ein Embargo vor der Veröffentlichung ist ein Vertrag mit der Zeitschrift.

Ein typisches Online-PDF-Tool bittet Sie, das Dokument auf seinen Server hochzuladen, wo es verarbeitet und, so heißt es, später gelöscht wird. Bei einem Urlaubsfoto in Ordnung. Bei einem Manuskript, das Sie blind begutachten, oder einem Datensatz unter einem Ethikprotokoll ist „auf einen unbekannten Dritten hochgeladen und nach einem Timer gelöscht, den Sie nicht sehen können“ genau das, was Ihre Vereinbarungen verhindern sollten. Sie können einer Zeitschrift oder einer Ethikkommission nicht versprechen, dass die Datei dort geblieben ist, wo sie hingehört, wenn Sie sie einem Server überlassen haben, den Sie nicht kontrollieren.

Wie reader.me anders funktioniert

reader.me führt die Werkzeuge in Ihrem Browser aus. Es gibt keinen Upload-Schritt, weil kein Server die Arbeit erledigt. Die Verarbeitungs-Engine wird in den Browser-Tab selbst geladen und läuft auf Ihrem eigenen Rechner.

Wenn Sie also ein schweres PDF komprimieren, ist der Ablauf: Ihr Browser liest die Datei in den Speicher Ihres Laptops, führt die Komprimierung direkt dort aus und reicht Ihnen das Ergebnis. Die Datei wird nie übertragen. Es ist der Unterschied zwischen einer Werkstatt, die Sie nach Hause geholt haben, und dem Einwurf Ihres Dokuments in den Briefschlitz eines Fremden.

Das müssen Sie nicht einfach glauben. Öffnen Sie ein beliebiges reader.me-Tool, öffnen Sie die Entwicklerwerkzeuge Ihres Browsers (F12) und beobachten Sie den Netzwerk-Tab, während Sie eine Datei verarbeiten. Sie werden keinen Upload sehen. Wollen Sie ganz sichergehen? Schalten Sie Ihr WLAN aus und arbeiten Sie offline. Es funktioniert trotzdem, was nur möglich ist, weil die Datei ohnehin nirgendwohin unterwegs war.

Die alltäglichen Aufgaben, privat erledigt

Die Aufgaben, zu denen Forschende am häufigsten greifen, alle lokal ausgeführt:

• Komprimieren für die Einreichung. Zeitschriften-Portale lieben es, Upload-Größen zu begrenzen. Komprimieren Sie ein PDF auf das Limit herunter, ohne Ihr unveröffentlichtes Manuskript zuerst an einen Komprimierungsdienst zu schicken.
• Einen Scan durchsuchbar machen. Eine alte Quelle oder eine eingescannte Abbildung ist nur ein Bild, bis Sie OCR anwenden, das eine echte Textebene hinzufügt, sodass Sie darin suchen und zitieren können. Der Scan verlässt Ihren Rechner nie.
• Zitate und Daten herausziehen. Brauchen Sie den genauen Wortlaut oder die Zahlen aus einer Quelle? Extrahieren Sie den Text, statt abzutippen, lokal.
• Das fertige Dokument zusammenbauen. Führen Sie Manuskript, Abbildungen und Zusatzmaterial in einer Datei für die Einreichung zusammen.
• Einen Entwurf vor dem Teilen sperren. Schicken Sie einen sensiblen Entwurf an eine Co-Autorin? Schützen Sie ihn mit einem Passwort und versenden Sie das Kennwort getrennt.

Eine Anmerkung zu Metadaten

Ein Punkt, der Aufmerksamkeit verdient: PDFs tragen verborgene Metadaten mit sich, darunter Autorennamen, Software-Details und manchmal die Bearbeitungshistorie. Für die Double-Blind-Begutachtung ist das entscheidend, denn ein Manuskript, das Sie in seinen Eigenschaften nennt, ist nicht wirklich blind. Ein Grund, genau zu prüfen, was vor dem Einreichen in einer Datei steckt, und ein Grund, Werkzeuge zu bevorzugen, die nicht noch eigene Spuren obendrauf legen.

Warum das zur Arbeitsweise der Forschung passt

Forschende sind darauf trainiert, Herkunft zu dokumentieren, Protokollen zu folgen und bei Daten keine Abkürzungen zu nehmen. Ein Tool, das Ihre Dateien klammheimlich hochlädt, läuft all dem zuwider. Eines, das die Arbeit auf Ihrem eigenen Rechner erledigt, passt dazu. Sie behalten die Hoheit über das Dokument von Anfang bis Ende, also genau das, was Ihre Vereinbarungen, Ihre Ethikfreigaben und Ihre eigenen Maßstäbe ohnehin verlangen.

Wenn Sie das nächste Mal ein Manuskript komprimieren oder eine Quelle per OCR aufbereiten müssen, müssen Sie nicht zwischen Erledigen und Wortbruch wählen. Öffnen Sie die PDF-Werkzeuge, erledigen Sie die Aufgabe im Browser, und die Datei bleibt genau dort, wo sie hingehört: bei Ihnen.