E-Commerce: Rechnungen und Kundendaten verarbeiten, ohne sie hochzuladen

Betreiben Sie einen Onlineshop, sammeln sich die personenbezogenen Daten anderer Menschen schnell an. Jede Bestellung ist ein Name, eine Lieferadresse, eine E-Mail, manchmal eine Telefonnummer und ein Beleg darüber, was genau jemand gekauft hat. Rechnungen, Lieferscheine, Versandetiketten, Retourenpapiere, jedes Stück ein kleines Dossier über einen Kunden. Multiplizieren Sie das mit jeder Bestellung, und ein Shop sitzt auf einem großen Berg persönlicher Informationen, die Kunden ihm allein durch einen Kauf anvertraut haben.

Und die tägliche Verwaltung besteht aus lauter kleinen PDF-Aufgaben. Einen Stapel Rechnungen zu einer Datei für die Buchhaltung zusammenführen. Einen Ordner mit Bestelldokumenten komprimieren, um ihn einem Lieferanten oder Marktplatz zu mailen. Die Angaben von einer Rechnung für Ihre Unterlagen herausziehen. Jede dieser Aufgaben ist Routine, und jede ist ein Moment, in dem mit dem falschen Werkzeug die persönlichen Daten von Kunden auf einem Server landen, den niemand geprüft hat.

Kundendaten sind eine Verantwortung, nicht nur ein Nebenprodukt

Es ist leicht, Bestellpapiere als langweilige Verwaltung abzutun, doch jede Rechnung verknüpft einen echten Menschen mit einer Adresse und einem Kauf. Datenschutzregeln gelten für all das: erhoben, um eine Bestellung zu erfüllen, nicht, um über beliebige Online-Dienste verstreut zu werden. Für einen kleinen Shop ohne eigenes Compliance-Team ist das Risiko leicht zu übersehen, gerade weil sich die Aufgaben so alltäglich anfühlen.

Ein typisches kostenloses Online-PDF-Tool lädt Ihre Datei auf seinen Server, verarbeitet sie und löscht sie später nach einem Timer, den Sie nicht überprüfen können. Bei einem Stapel Rechnungen bedeutet das die Übermittlung der Namen, Adressen und Bestelldaten vieler Kunden an einen unbekannten Dritten. Ein Kunde, der ein Paar Schuhe gekauft hat, hat nicht zugestimmt, dass seine Adresse auf irgendeine Website hochgeladen wird, nur damit der Shop ein PDF zusammenfügen kann.

Wie reader.me zu einem Onlineshop passt

reader.me läuft vollständig in Ihrem Browser. Es gibt kein Hochladen, weil kein Server die Arbeit erledigt; die Engine läuft auf Ihrem eigenen Rechner, im Browser-Tab.

Wenn Sie also einen Stapel Rechnungen zusammenführen, liest Ihr Browser sie in den Speicher Ihres Computers ein, kombiniert sie direkt dort und gibt Ihnen das Ergebnis. Die PDF-Daten der Kunden verlassen nie das Gerät. Für einen Shop, der für die Angaben der Käufer verantwortlich ist, ist das der Unterschied zwischen Routinearbeit und einer Datenübermittlung, für die Sie geradestehen müssten. Die Dateien bleiben die ganze Zeit auf Ihrem Rechner.

Und es ist überprüfbar, was zählt, wenn ein Kunde oder eine Behörde fragt, wie mit seinen Daten umgegangen wird. Öffnen Sie ein beliebiges reader.me-Tool, öffnen Sie die Entwicklertools (F12) und beobachten Sie den Tab „Netzwerk“, während Sie eine Datei verarbeiten. Es wird nichts hochgeladen. Trennen Sie die Internetverbindung, und es funktioniert weiter, weil die Daten ohnehin nie weggehen sollten.

Die alltäglichen Aufgaben, vertraulich erledigt

• Rechnungen für die Buchhaltung bündeln. Fügen Sie einen Monat an Rechnungen lokal zu einem geordneten PDF für Ihren Buchhalter zusammen.
• Für Lieferanten und Marktplätze komprimieren. Bestelldokumente und gescannte Papiere werden schwer. Komprimieren Sie das PDF, damit es in eine E-Mail passt, ohne die Angaben der Kunden vorher hochzuladen.
• Rechnungsdaten erfassen. Brauchen Sie die Zahlen oder Adressen von einer Rechnung für Ihr System? Extrahieren Sie den Text, statt ihn abzutippen, lokal.
• Gescannte Papiere nutzbar machen. Ein gescannter Beleg oder ein Retourenformular wird nach OCR durchsuchbar, und der Scan bleibt auf Ihrem Rechner.
• Schützen, was Sie senden. Schicken Sie einen Stapel Kundenrechnungen an Ihren Buchhalter? Sperren Sie das PDF mit einem Passwort und geben Sie den Schlüssel getrennt weiter.

Vertrauen wächst mit Ihrer Bestellzahl

Das Besondere an einem Onlineshop ist die Menge. Eine nachlässige Gewohnheit ist nicht eine Bloßstellung; es ist eine pro Bestellung, jeden Tag wiederholt. Rechnungen zu einem kostenlosen Tool hochzuladen fühlt sich harmlos an, weil jede Datei unbedeutend scheint, doch Sie tun es mit den Adressen Hunderter Kunden über die Zeit. Genau die alltägliche Menge ist es, die es wert macht, es richtig zu machen.

Die Arbeit im Browser beseitigt das Risiko vollständig. Die Dokumente der Kunden gehen von ihrer Bestellung zu Ihrem Rechner und weiter zu Ihrem Buchhalter oder Lieferanten, und durch keinen PDF-Dienst dazwischen. Es gibt keine fremde Löschrichtlinie, auf die man sich verlassen müsste, weil nichts gesendet wurde. Kunden haben Ihrem Shop ihre Angaben allein durch das Bezahlen anvertraut; diese Daten auf dem eigenen Rechner zu halten, bei jedem Schritt, ist der leise Teil davon, sich dieses Vertrauen zu verdienen. Öffnen Sie die PDF-Tools, erledigen Sie die Arbeit lokal, und die Daten Ihrer Kunden bleiben dort, wo sie es angenommen haben.