Architekten und Ingenieure: vertrauliche Pläne auf dem eigenen Rechner halten

Was ein Architektur- oder Ingenieurbüro hervorbringt, ist sein Wert, und vieles davon steckt in PDFs. Grundrisse, Ansichten, Statikberechnungen, Ausschreibungsunterlagen, ein Wettbewerbsbeitrag, der vor dem Stichtag nicht gesehen werden darf. Diese Dokumente fallen oft unter eine Geheimhaltungsvereinbarung, eine Vertraulichkeitsklausel des Kunden oder die schlichte kaufmännische Tatsache, dass eine durchgesickerte Zeichnung der Konkurrenz hilft und Ihnen schadet.

Sie sind außerdem groß. Ein Satz Zeichnungen ist schwer, und genau da beginnt der Ärger, denn der alltägliche Bedarf, eine Datei zu verkleinern oder einen Satz zu kombinieren, schickt diese Zeichnungen auf einen Server, den sie nie berühren sollten.

Große Dateien, sensible Inhalte, eine schlechte Kombination

Stellen Sie sich die gewöhnlichen Aufgaben vor. Ein Vergabeportal nimmt keine Datei über einer bestimmten Größe an, also müssen Sie den Zeichnungssatz komprimieren. Der Kunde will alles als ein PDF, also führen Sie die Blätter zusammen. Ein Fachplaner schickt einen gescannten Statikbericht, der durchsuchbar sein soll, also wenden Sie OCR an. Jede einzelne ist Routine, und jede einzelne lockt Sie zu einem kostenlosen Online-Tool.

Dieses Tool lädt Ihre Datei hoch. Für einen Plansatz unter NDA oder einen Wettbewerbsbeitrag unter Embargo ist „auf einen Drittanbieter-Server hochgeladen und später gelöscht, vertrauen Sie uns“ ein echtes Problem. Sie haben eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterschrieben und dann das vertrauliche Dokument einem Unternehmen übergeben, das nicht Partei dieser Vereinbarung ist. Wenn die Datei zudem kaufmännisch wertvoll ist, haben Sie Ihr eigenes geistiges Eigentum auf den Rechner eines anderen gelegt, um zwei Minuten zu sparen.

reader.me erledigt die Arbeit dort, wo die Datei schon ist

reader.me läuft in Ihrem Browser. Kein Upload, weil kein Server die Verarbeitung übernimmt; die Engine läuft auf Ihrem eigenen Rechner im Browser-Tab.

Wenn Sie einen schweren Zeichnungssatz komprimieren, liest Ihr Browser das PDF in den Speicher Ihres Rechners, komprimiert es direkt dort und gibt Ihnen die kleinere Datei zurück. Die Zeichnungen verlassen das Büro nie. Es ist der Unterschied zwischen dem Werkzeug, das Sie an Ihren Schreibtisch holen, und einem Kurier, der Ihre Pläne an eine Adresse bringt, die Sie nicht sehen können.

Das können Sie überprüfen, was zählt, wenn ein Kunde fragt, wie Sie mit seinen Dokumenten umgehen. Öffnen Sie ein beliebiges reader.me-Tool, öffnen Sie die Entwicklerwerkzeuge (F12) und beobachten Sie den Netzwerk-Tab, während Sie eine Datei verarbeiten. Nichts lädt hoch. Kappen Sie Ihre Internetverbindung, und es funktioniert trotzdem, weil die Datei ohnehin nie reisen sollte.

Die alltäglichen PDF-Aufgaben des Büros, privat gehalten

• Komprimieren für ein Vergabeportal. Zeichnungssätze sprengen Upload-Limits im Nu. Komprimieren Sie das PDF, damit es passt, ohne Ihre Pläne zuerst an einen Komprimierungsdienst zu schicken.
• Einen Blattsatz kombinieren. Führen Sie Pläne, Listen und Berichte zu einem Lieferdokument für den Kunden oder die Baubehörde zusammen, lokal.
• Entwürfe klar kennzeichnen. Geben Sie einen Satz heraus, der noch nicht final ist? Setzen Sie ein „ENTWURF“- oder „VERTRAULICH“-Wasserzeichen über die Blätter, damit ein Ausdruck nicht mit der freigegebenen Fassung verwechselt wird. Das Wasserzeichen wird auf Ihrem Rechner eingebrannt.
• Einen gescannten Bericht durchsuchbar machen. Der gescannte Statikbericht eines Fachplaners wird nach OCR durchsuchbar, ohne dessen Arbeit oder Ihre hochzuladen.
• Sperren, was Sie hinausgeben. Schicken Sie Pläne an einen Bauunternehmer? Schützen Sie die Datei mit einem Passwort und teilen Sie das Kennwort getrennt, damit eine weitergeleitete E-Mail den Satz nicht offenlegt.

Vertraulichkeit, hinter der Sie wirklich stehen können

Eine NDA ist ein Versprechen darüber, wohin Informationen gehen. Die meisten Büros halten es an den offensichtlichen Fronten ein, gesperrte Laufwerke, sorgfältige E-Mails, aber ein kostenloses Online-PDF-Tool ist die leise Ausnahme, die den Rest aushebelt. Sie können mit jeder Datei vorsichtig sein und trotzdem einen ganzen Zeichnungssatz dem Server eines Fremden überlassen, weil Sie ihn unter 25 Megabyte brauchten.

Die Verarbeitung im Browser schließt diese Lücke. Die Pläne gehen von Ihrem Rechner zum Kunden oder ins Portal und nicht durch irgendeinen PDF-Dienst dazwischen. Wenn ein Kunde fragt oder eine NDA eine Bestätigung verlangt, können Sie klar sagen, dass die Dokumente nirgendwo hochgeladen wurden. Es gibt keine Löschrichtlinie eines Dritten, auf die Sie sich verlassen müssten, weil nichts gesendet wurde, das man löschen könnte.

Ihre Zeichnungen sind das Kapital

Für ein Büro sind die Dateien nicht nur vertraulich, sie sind das Produkt. Der Entwurf, die Detaillierung, das ingenieurtechnische Urteil, das in einem Satz Blätter steckt, ist das, wofür Kunden zahlen und was Konkurrenten nur zu gern früh sehen würden. Solche Dateien beiläufig zu behandeln, weil die Aufgabe klein wirkte, ist die Art, wie gute Arbeit durchsickert.

Die Aufgaben hören nicht auf. Es wird immer ein Portal-Limit zu schlagen, einen Satz zusammenzuführen, einen Scan per OCR aufzubereiten geben. Erledigen Sie sie in Ihrem Browser, mit einem Tool, das die Datei auf Ihrem Rechner hält, und Ihre Pläne bleiben dort, wo sie hingehören: im Büro, das sie gezeichnet hat.