Sector públic: tramita els expedients dels ciutadans sense pujar-ne les dades

Una administració pública custodia algunes de les dades més sensibles que existeixen, i no pot triar quines. Una sol·licitud de prestació conté tota la situació econòmica d’una persona. Un expedient pot contenir l’escaneig d’un DNI, un certificat mèdic, un certificat d’antecedents penals, les dades d’un menor. Els ciutadans no decideixen lliurement entregar tot això; ho han de fer per accedir a un servei al qual tenen dret. Això eleva el llistó de com s’han de tractar aquests expedients.

I llavors un funcionari té una tasca perfectament corrent per fer. Unir els documents d’un expedient en un sol PDF. Comprimir una carpeta escanejada perquè càpiga al sistema de correu. Fer que un registre antic escanejat sigui cercable. La manera ràpida de fer cadascuna d’aquestes coses és una eina gratuïta en línia, i aquesta manera ràpida és precisament com les dades d’un ciutadà acaben en un servidor que l’administració mai no ha verificat.

Aquí s’aplica un estàndard diferent

Quan una empresa privada és negligent amb les dades, és una bretxa. Quan un organisme públic és negligent amb les dades dels ciutadans, també és una traïció a una confiança que les persones no van poder evitar dipositar. Les dades es van recollir per autoritat legal, sovint sense cap alternativa real per a la persona, i això comporta un deure de protegir-les més alt, no més baix, que el del sector privat.

Una eina de PDF en línia típica puja el fitxer al seu servidor, el processa allà i l’esborra més tard segons un calendari que ningú no pot verificar. Per a l’expedient d’un ciutadà, això és una transferència de dades personals a un tercer desconegut, sovint en una altra jurisdicció, regida per uns termes que ningú a l’oficina no ha llegit. És exactament el tipus de tractament descontrolat que les normes de protecció de dades del sector públic existeixen per evitar. “Només era per unir el PDF” no és una cosa que vulguis veure en un informe d’incident.

Com encaixa reader.me al sector públic

reader.me funciona enterament al navegador. No hi ha pujada perquè no hi ha cap servidor fent la feina; el motor s’executa a la mateixa màquina de l’oficina, dins de la pestanya del navegador.

Així, quan un funcionari uneix un expedient, el navegador llegeix els documents a la memòria d’aquell ordinador, els combina allà mateix i produeix el resultat. El PDF del ciutadà no viatja mai. Per a un organisme públic, aquesta és la diferència entre una feina rutinària i una transferència de dades notificable. El fitxer es queda dins de l’oficina tota l’estona.

I és verificable, cosa que importa quan un delegat de protecció de dades o un auditor ho pregunta. Obre qualsevol eina de reader.me, obre les eines de desenvolupament (F12) i vigila la pestanya de Xarxa mentre processes un fitxer. No es puja res. Desconnecta la màquina d’internet i continua funcionant, perquè les dades mai no havien de sortir.

Les feines quotidianes de l’oficina, fetes a casa

• Munta un expedient. Uneix la sol·licitud, els documents acreditatius i la correspondència en un sol PDF, localment.
• Comprimeix per als sistemes interns. Els fitxers escanejats pesen i els límits del correu o de la gestió documental són reals. Comprimeix el PDF sense enviar abans els documents del ciutadà enlloc.
• Fes cercable un registre arxivat. Els fitxers antics escanejats es tornen cercables després de l’OCR, perquè el personal pugui trobar de debò el que necessita. L’escaneig es queda a la màquina.
• Afegeix una signatura oficial. Signa una resolució o un formulari amb l’eina de signatura, sense cap servei de signatura extern custodiant el document.
• Protegeix el que envies. Envies a un ciutadà el seu propi expedient, o el passes d’un departament a un altre? Bloqueja’l amb una contrasenya i comparteix la clau per separat.

Rendició de comptes integrada, no promesa

Els organismes públics han de poder rendir comptes del que passa amb les dades que custodien. Això és difícil de fer honestament quan part del flux de treball passa per servidors externs les polítiques d’esborrat dels quals acceptes a cegues. Processar al navegador tanca aquesta escletxa: no hi ha cap tercer del qual rendir comptes, perquè no n’hi ha cap. El fitxer va del ciutadà, a la màquina de l’oficina, fins on cal, i sense passar per cap servei de PDF pel mig.

Un funcionari tampoc no hauria de triar entre acabar la feina i protegir la persona de qui és l’expedient. Una eina que funciona localment elimina aquesta tria. El ciutadà va entregar les seves dades perquè hi estava obligat. Mantenir-les dins de l’oficina, a cada pas, és el mínim que l’administració li deu. Obre les eines de PDF, fes la feina al navegador, i les dades es queden on la confiança pública exigeix que es quedin.