Reclutadors: gestiona CV i dades de candidats sense pujar-les

Un reclutador gestiona un flux constant de dades personals d’altres persones, sovint centenars de persones alhora. Cada CV és un nom, dades de contacte, historial laboral i, de vegades, una foto, una data de naixement, una adreça. Hi afegeixes escanejos d’identitat, cartes de referència, resultats de comprovacions d’antecedents i documents de dret a treballar, i l’expedient d’un sol candidat es converteix en un paquet ben endreçat d’exactament les dades que preocupen tant els lladres d’identitat com els reguladors de protecció de dades. Els candidats les lliuren amb l’esperança d’aconseguir una feina, confiant que se’n tindrà cura.

I la feina és plena de petites tasques amb PDF. Combinar un CV, una carta de presentació i unes referències en un sol expedient de candidat. Comprimir una carpeta de documents escanejats per enviar-la a un responsable de contractació. Extreure el text d’un CV per registrar-lo. Cadascuna és rutinària, i cadascuna és un moment en què, amb l’eina equivocada, les dades personals d’un candidat acaben pujades a un servidor que ningú ha verificat.

Les dades dels candidats són dades personals

És fàcil pensar en un CV com un simple document, però és un fitxer dens d’informació personal sobre una persona real que no ha consentit que es passegi per serveis de tercers. La normativa de protecció de dades tracta les dades dels candidats com qualsevol altra dada personal: recollida amb una finalitat, gestionada amb cura, no compartida amb parts que no hi tenen res a veure. Les comprovacions d’antecedents i els documents d’identitat encara apugen el risc.

Una eina de PDF en línia gratuïta típica puja el teu fitxer al seu servidor, el processa i l’esborra més endavant segons un temporitzador que no pots verificar. Per a una pila de CV i escanejos d’identitat, això és una transferència de moltes dades personals de molta gent cap a un tercer desconegut. A un candidat que no va aconseguir la feina no li faria gens de gràcia descobrir que el seu CV i l’escaneig del seu passaport es van pujar a una web qualsevol per combinar un PDF.

Com encaixa reader.me en la selecció de personal

reader.me funciona completament al teu navegador. No hi ha cap pujada perquè cap servidor fa la feina; el motor s’executa a la teva pròpia màquina, dins de la pestanya del navegador.

Així doncs, quan combines els documents d’un candidat, el teu navegador els llegeix a la memòria del teu ordinador, els uneix allà mateix i et dóna el resultat. El PDF del candidat no viatja mai enlloc. Per a qualsevol que gestioni candidatures de feina d’altres persones, aquesta és la diferència entre una feina rutinària i una transferència de dades de la qual hauries de retre comptes. El fitxer es queda a la teva màquina tot el temps.

I és verificable, cosa que importa quan un candidat o un delegat de protecció de dades pregunta com es gestionen les candidatures. Obre qualsevol eina de reader.me, obre les eines de desenvolupador (F12) i observa la pestanya Xarxa mentre processes un fitxer. No es puja res. Desconnecta’t d’internet i continua funcionant, perquè les dades mai no anaven a marxar.

Les feines de cada dia, ben privades

• Munta un expedient de candidat. Combina el CV, la carta de presentació, les referències i els documents en un sol PDF organitzat, localment.
• Comprimeix per als responsables de contractació. Els documents escanejats i els portafolis pesen molt. Comprimeix el PDF perquè càpiga en un correu sense pujar abans els documents del candidat.
• Registra el contingut d’un CV. Necessites el text d’un CV per als teus registres o sistema? Extreu el text en comptes de reescriure’l, localment.
• Fes utilitzable un document escanejat. Una referència o un certificat escanejat es torna cercable després de l’OCR, i l’escaneig es queda a la teva màquina.
• Protegeix els fitxers sensibles. Envies escanejos d’identitat o comprovacions d’antecedents a un client? Bloqueja el PDF amb una contrasenya i comparteix la clau per separat.

Una nota també sobre l’equitat

Hi ha una raó més discreta per mantenir les dades dels candidats ben guardades: l’equitat. Un CV sovint conté detalls, una foto, una edat, una adreça, que no tenen res a veure amb si algú pot fer la feina, i com menys llocs s’escampin aquestes dades, menys possibilitats hi ha que s’utilitzin de maneres que ningú no pretenia. Mantenir l’expedient d’un candidat a la teva pròpia màquina, en comptes d’escampar-lo per serveis en línia, forma part de tractar els aspirants amb la cura que es mereixen.

El volum de la selecció de personal fa que la comoditat de les eines en línia sigui temptadora, però el volum és precisament el que fa que importi: un mal hàbit aplicat a centenars de candidats són centenars de petites exposicions. Treballar al navegador elimina el risc del tot. Els documents del candidat van de les seves mans a les teves i al responsable de contractació, sense passar per cap servei de PDF entremig. Obre les eines de PDF, fes la feina localment, i les persones que confien en tu amb les seves candidatures queden protegides.