PDF per a advocats: organitzar expedients sense pujar res

Entra un assumpte nou i en una setmana ja són quaranta PDF. El full d’encàrrec signat, el DNI escanejat, un contracte que algú va fotografiar tort, tres tandes de correspondència, un informe pericial i uns documents que el client va enviar en l’ordre equivocat. Abans que res d’allò serveixi, cal deixar-ho en un sol bloc net: unir les peces, posar les pàgines al seu lloc i signar on toqui.

La feina en si és un avorriment. El que hi ha a sota, no. Cadascun d’aquells fitxers pertany a un client que t’ha explicat coses que no explicaria a ningú més, i el teu deure de guardar el secret no es pren cap descans perquè tinguis pressa per muntar l’escrit.

El secret professional no és una opció que s’activa

El secret professional i el deure de confidencialitat són més vells que internet i no porten cap excepció per a “és que només estava ajuntant uns PDF”. Els codis deontològics de tota l’advocacia diuen més o menys el mateix: allò que el client et confia es queda entre tots dos, i tu prens mesures raonables per protegir-ho. Aquesta última part és on les webs gratuïtes de PDF es converteixen, sense fer soroll, en un problema.

Gairebé totes funcionen igual: pugen el teu fitxer a un servidor, hi fan l’operació i et retornen el resultat. Per a la foto d’unes vacances, tant és. Per als papers d’un divorci, un esborrany d’acord o la declaració d’un testimoni, acabes d’entregar a un tercer una còpia de material protegit pel secret. No volies compartir-ho. Volies unir-ho. Però el fitxer va sortir del despatx, i ara la seva seguretat depèn d’una empresa amb la qual mai no has parlat i d’una política de privacitat que no has llegit.

El cartellet tranquil·litzador, “els fitxers s’esborren en una hora”, sona bé fins que intentes recolzar-t’hi. No ho pots comprovar. Logs i còpies de seguretat poden guardar còpies passat el termini. El servidor pot patir una bretxa. I si la pateix, la persona el l’expedient de la qual s’ha filtrat és el teu client, cosa que el converteix en el teu marró sota qualsevol norma que se’t apliqui.

Què són de debò aquestes “mesures raonables”

Els reguladors s’han posat concrets amb això. El RGPD espera mesures tècniques adequades per a les dades personals, i un expedient és dades personals de paret a paret: noms, adreces, dades de salut, historial financer, de vegades acusacions penals. Si el fiques en una web qualsevol, has afegit a la teva cadena un encarregat del tractament que mai no vas avaluar i amb el qual no tens cap contracte. (D’aquesta exposició n’he escrit més a els riscos del RGPD en pujar PDF per si vols el detall.)

La manera més neta de prendre mesures raonables és que no hi hagi res a filtrar. Un fitxer que no surt del teu portàtil no pot quedar exposat en una bretxa que passa en un altre lloc. Aquesta és tota la idea darrere de les eines que treballen al navegador en comptes d’en un servidor.

Muntar l’expedient sense pujar res

Així va la part avorrida quan el fitxer es queda a la teva màquina. Tot el que hi ha a sota corre en local, al teu navegador. El PDF s’obre a la memòria del teu ordinador, l’operació passa allà i el fitxer acabat es guarda de tornada a la mateixa màquina. No s’envia res enlloc.

Unir les peces. Tens el full d’encàrrec, el contracte, la correspondència i els annexos com a fitxers solts. Arrossega’ls a l’eina d’unir PDF en l’ordre que vulguis i en surt un sol bloc. El jutjat vol un únic document indexat, no onze adjunts, i així hi arribes sense enviar res a una web de conversió.

Posar bé l’ordre. Els escanejos mai no surten nets. La pàgina 7 està del revés, els annexos venen al contrari, la pàgina de signatura s’ha colat al principi. Obre el bloc a l’eina de reordenar PDF, arrossega les pàgines a la seqüència que necessites, treu la pàgina en blanc que va ficar l’escàner i exporta. La mateixa idea que barrejar fulls a la taula, tret que el full és l’expedient confidencial del client i no passa pel servidor d’un desconegut per quedar ordenat.

Signar el que calgui signar. Fulls d’encàrrec, autoritzacions, escrits de tramesa, vistiplaus de tràmit. Obre l’eina de signar PDF, dibuixa la teva signatura amb el trackpad o el dit, col·loca-la sobre la línia i descarrega. Per als documents del dia a dia aquest tipus de signatura té validesa legal a la UE i a gairebé tot el món. Quan un document demana expressament una signatura electrònica qualificada, una escriptura notarial o certes presentacions, fes servir un servei basat en certificat pensat per a això, perquè una signatura dibuixada no compleix aquell requisit. Per a la pila diària, és just el que cal.

Tres passos, un bloc net, i el fitxer es va quedar al teu dispositiu tota l’estona.

Comprova-ho tu en un minut

No t’has de fiar de la meva paraula que no es puja res. Obre l’eina d’unir, prem F12 per obrir les DevTools, ves a la pestanya Network, marca “Preserve log” i munta un bloc de principi a fi. Mira què passa: la pàgina carrega en entrar i després no es mou res mentre uneixes i descarregues. Si el teu fitxer no apareix al cos de cap petició, no es va enviar enlloc.

Vols una prova més dura? Carrega l’eina, posa el portàtil en mode avió i munta el bloc amb la xarxa apagada del tot. Continua funcionant, perquè mai no hi va haver cap pas de servidor. Prova-ho en una web que puja fitxers i et donarà error tan bon punt premis el botó. Aquesta diferència és just el que li importa al teu deure de secret.

Un hàbit que val la pena

No et llegiràs una política de privacitat cada vegada que ajuntes dos PDF a les sis de la tarda abans d’un termini. No ho fa ningú. Així que deixa l’opció segura com la predeterminada. Tria una eina que processi al navegador, guarda-la a marcadors i deixa d’enviar fitxers de clients a servidors que no veus. A sobre és més ràpida, perquè no hi ha anada i tornada de pujada i descàrrega, i continua funcionant quan cau el Wi-Fi del despatx, que sempre cau el dia que venç alguna cosa.

Muntar i signar un expedient és la cosa menys interessant que fas en tota la setmana. L’únic dubte real és si els documents del client es queden al despatx mentre ho fas, i per a material emparat pel secret, aquest dubte té una sola resposta correcta.