Assegurances: gestioneu pòlisses i sinistres sense pujar les dades dels clients

L’assegurança és un negoci de paperassa, i la paperassa és personal. Un sol expedient de sinistre pot contenir el nom complet i l’adreça d’un client, les seves dades bancàries, un informe mèdic, fotos d’un accident, un DNI escanejat, un atestat policial. Una sol·licitud de pòlissa recull una radiografia financera i de salut d’una persona en un sol paquet. Corredors, pèrits i personal d’agència mouen documents com aquests tot el dia.

I tot el dia hi ha petites feines de PDF a fer-hi. Combinar els documents d’un sinistre en un sol fitxer per a l’asseguradora. Comprimir una carpeta de fotos perquè entri en un correu. Fer cercable un informe mèdic escanejat. La manera ràpida de fer cadascuna d’aquestes coses és una eina en línia, i és exactament aquí on les dades personals s’escapen en silenci de les mans de l’agència.

Què està en joc quan un expedient de sinistre va a parar a un servidor

Un expedient de sinistre no és un document genèric. En molts casos són dades personals de categoria especial, sobretot la informació mèdica, i pertanyen a algú que va confiar a l’agència. Les normes de protecció de dades les tracten en conseqüència: sou responsables d’on van a parar i de qui les processa.

Una eina de PDF gratuïta en línia típica funciona pujant el fitxer al seu servidor, processant-lo allà i esborrant-lo més tard segons un calendari que no podeu verificar. Per a un sinistre amb l’historial mèdic i el DNI d’un client a dins, això és una transferència a un tercer desconegut, el tipus de cosa que es converteix en un incident notificable si surt malament, i en una conversa difícil amb un client les dades del qual han acabat en un lloc on no haurien d’haver acabat. “Era només per comprimir les fotos” no és una defensa que ningú vulgui haver de donar.

Com reader.me canvia els càlculs

reader.me s’executa íntegrament al vostre navegador. No hi ha pujada perquè no hi ha cap servidor fent la feina; el motor s’executa al vostre propi ordinador, dins de la pestanya del navegador.

Així, quan combineu els documents d’un sinistre, el vostre navegador llegeix els fitxers a la memòria de la vostra màquina, els combina allà mateix i us en dona el resultat. Les dades del client no viatgen mai. Per a una agència, aquesta és la diferència entre una tasca rutinària i una transferència de dades de la qual hauríeu de respondre. El fitxer es queda dins de la vostra oficina tota l’estona.

Us ho podeu demostrar a vosaltres mateixos, i a un responsable de compliment. Obriu qualsevol eina de reader.me, obriu les eines de desenvolupament (F12) i mireu la pestanya Xarxa mentre processeu un expedient de sinistre. No es puja res. Desconnecteu-vos d’internet del tot i encara funciona, perquè les dades, d’entrada, no marxaven enlloc.

Les feines d’assegurances de cada dia, fetes a casa

• Muntar un expedient de sinistre. Combineu l’informe, les fotos, els rebuts i els formularis en un sol PDF net per a l’asseguradora, localment.
• Comprimir per enviar. Les fotos d’accident i els escanejos fan fitxers pesats. Comprimiu-los perquè entrin en un correu o dins del límit d’un portal sense pujar primer els documents del client.
• Fer cercable un informe escanejat. Un informe mèdic enviat per fax o escanejat no és més que una imatge fins que hi executeu l’OCR, perquè el pugueu cercar i referenciar. L’escaneig es queda a la vostra màquina.
• Aconseguir una pòlissa signada. Afegiu una signatura a un document de pòlissa o a un formulari de sinistre amb l’eina de signatura, sense imprimir, sense que cap servei de signatura de tercers retingui el fitxer.
• Protegir el que envieu. Envieu per correu una pòlissa amb dades personals a un client? Bloquegeu-la amb contrasenya primer i compartiu la clau per un altre canal.

Això és el que sembla la “minimització de dades” a la pràctica

La conversa sobre protecció de dades pot semblar abstracta fins que és dimarts i teniu quaranta sinistres a processar. El principi pràctic que hi ha a sota és senzill: les dades del client haurien de passar per les mínimes mans possibles. Cada servidor per on passa un fitxer és una part més que podria ser vulnerada, requerida judicialment o, simplement, descuidada.

Processar al navegador és la versió més neta d’aquest principi. El nombre de parts addicionals que manegen el fitxer no es redueix a unes poques de confiança; és zero. El document va del client, a la vostra màquina, fins on hagi d’acabar, i no passa per cap servei de PDF pel mig.

Per a les agències i per a aquells davant de qui responen

Si dirigiu una agència, això també és més fàcil de defensar. Podeu dir a un client, amb honestedat, que el seu sinistre s’ha gestionat sense pujar-lo a serveis externs. Podeu demostrar a un auditor que l’eina que feu servir no transmet fitxers. No depeneu de la promesa d’esborrat d’un tercer; no hi ha res a esborrar perquè no s’ha enviat res.

L’assegurança sempre serà una allau de PDF plens dels detalls més sensibles d’altres persones. Les feines no canvien. On van a parar els fitxers, sí. Obriu les eines de PDF, feu la feina al navegador i mantingueu les dades dels vostres clients allà on us van confiar que les mantindríeu.