Рекрутери: работете с автобиографии и данни на кандидати, без да ги качвате

Рекрутерът работи с постоянен поток от чужди лични данни, често стотици хора едновременно. Всяка автобиография е име, данни за контакт, трудова история, а понякога и снимка, дата на раждане, адрес. Добавете сканирани лични карти, препоръчителни писма, резултати от проверки на миналото и документи за право на работа — и досието на един-единствен кандидат се превръща в спретнат пакет от точно онези данни, които вълнуват както крадците на самоличност, така и регулаторите за защита на данните. Кандидатите ги предават с надеждата да получат работа, вярвайки, че за тях ще се грижат добре.

А самата работа е пълна с дребни PDF задачи. Да обедините автобиография, мотивационно писмо и препоръки в едно досие на кандидата. Да компресирате папка със сканирани документи, за да я изпратите на мениджъра по наемане. Да извадите текста от автобиография, за да го заведете в системата. Всяка от тези задачи е рутинна и всяка от тях е момент, в който — с грешния инструмент — личните данни на кандидата се качват на сървър, който никой не е проверявал.

Данните на кандидатите са лични данни

Лесно е да възприемаме автобиографията просто като документ, но тя е плътен файл с лична информация за реален човек, който не е давал съгласие тя да обикаля услуги на трети страни. Законът за защита на данните третира данните на кандидатите като всякакви други лични данни: събрани за конкретна цел, обработвани внимателно, не споделяни със страни, които нямат работа да ги виждат. Проверките на миналото и документите за самоличност повишават залога още повече.

Типичният безплатен онлайн PDF инструмент качва файла ви на своя сървър, обработва го и го изтрива по-късно по таймер, който не можете да проверите. За купчина автобиографии и сканирани лични карти това е прехвърляне на лични данни на много хора към непознат трети субект. Кандидат, който така и не е получил работата, едва ли би се зарадвал да научи, че автобиографията му и сканът на паспорта му са били качени на случаен уебсайт, за да се обедини един PDF.

Как reader.me се вписва в рекрутинга

reader.me работи изцяло във вашия браузър. Няма качване, защото никой сървър не върши работата; машината работи на вашето собствено устройство, вътре в раздела на браузъра.

Така че когато обединявате документите на кандидат, браузърът ви ги прочита в паметта на вашия компютър, комбинира ги точно там и ви връща резултата. PDF файлът на кандидата никога не пътува. За всеки, който работи с чужди кандидатури, това е разликата между рутинна работа и прехвърляне на данни, за което би трябвало да отговаряте. Файлът остава на вашата машина през цялото време.

И това е проверимо, което има значение, когато кандидат или длъжностно лице по защита на данните попита как се обработват кандидатурите. Отворете който и да е инструмент на reader.me, отворете инструментите за разработчици (F12) и наблюдавайте раздела Network, докато обработвате файл. Нищо не се качва. Прекъснете връзката с интернет и инструментът все още работи, защото данните и без това никога нямаше да напуснат устройството.

Ежедневните задачи, запазени поверителни

• Съставете досие на кандидата. Обединете автобиографията, мотивационното писмо, препоръките и документите в един подреден PDF, локално.
• Компресирайте за мениджърите по наемане. Сканираните документи и портфолиа стават тежки. Компресирайте PDF файла, за да се събере в имейл, без първо да качвате документите на кандидата.
• Заведете съдържанието на автобиография. Нужен ви е текстът от автобиография за вашия архив или система? Извлечете текста, вместо да го преписвате, локално.
• Направете сканиран документ използваем. Сканирана препоръка или сертификат става търсим след OCR, а сканът остава на вашата машина.
• Защитете чувствителните файлове. Изпращате сканирани лични карти или проверки на миналото на клиент? Заключете PDF файла с парола и споделете ключа по отделен канал.

Бележка и за справедливостта

Има и по-тиха причина да държите данните на кандидатите под строг контрол: справедливостта. Автобиографията често носи детайли — снимка, възраст, адрес — които нямат нищо общо с това дали някой може да върши работата, и колкото на по-малко места се разпространяват тези данни, толкова по-малък е шансът да бъдат използвани по начин, който никой не е предвиждал. Да държите досието на кандидата на собствената си машина, вместо да го разпилявате из онлайн услуги, е част от това да се отнасяте към кандидатите с грижата, която заслужават.

Обемът на рекрутинга прави удобството на онлайн инструментите изкушаващо, но точно обемът е причината това да има значение: невнимателен навик, приложен към стотици кандидати, са стотици малки изтичания. Работата в браузъра премахва риска изцяло. Документите на кандидата минават от неговите ръце във вашите и оттам към мениджъра по наемане — и през никаква PDF услуга помежду. Отворете PDF инструментите, вършете работата локално, и хората, които ви се доверяват с кандидатурите си, остават защитени.